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Si dans de nombreux cas, la
réunion "physique" reste privilégiée
pour assurer la richesse de l'échange, la réunion
virtuelle conserve toute sa pertinence si l'on souhaite
économiser temps et moyens budgétaires en
évitant de se réunir systématiquement
sur un même site, particulièrement lors de
processus de prise de décisions non stratégiques.
Pour
tirer le meilleur rendement d'une réunion virtuelle,
il faut bien sûr choisir la technologie la plus
adaptée avec soin. Deux paramètres fondamentaux
sont à prendre en compte : l'usage, et le
niveau technique des participants.
L'usage, car s'il est possible
de se contenter d'un téléphone pour communiquer
quelques chiffres "frais" à des collaborateurs
distants, on peut difficilement se passer de l'image
lorsque l'on présente un nouveau
produit
au design inhabituel.
Le niveau technique des participants, car tout un chacun
n'est pas toujours armé pour démarrer
une session de chat au sein d'un logiciel collaboratif.
Trois solutions, présentées ci-dessous,
se partagent le marché.
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Trois
techniques de réunion virtuelle
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FAI
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Prix
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Descriptif
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Niveau
technique exigé |
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Audio
conférence
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A
partir de 0,15 €
la minute par
utilisateur
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Aucun investissement
de base. Cette technologie est très peu
coûteuse, elle n'oblige pas à installer
un téléphone spécifique :
on peut réserver un espace de conférence
téléphonique chez un opérateur,
chaque utilisateur s'y connectant par le biais
d'un téléphone classique. Mais on
peut aussi utiliser des téléphones
spécifiques qui permettent à plusieurs
personnes regroupées dans une même
salle de parler sur une seule ligne téléphonique
à un ou plusieurs correspondants distants.
Force est de constater cependant que l'audioconférence
appauvrit considérablement la richesse
de la communication.
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Basique
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Visio
conférence
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50 €
de l'heure + 2 000 à 20 000
euros de matériel
100 à 200 € en location de
service
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Au minimum, un
kit de visioconférence (à installer
sur un PC) coûtera 500 €. Cette
technique est celle qui se rapproche le plus d'une
conversation naturelle : elle restitue mieux
la richesse d'une réunion physique que
le téléphone. On perçoit
notamment beaucoup mieux les émotions de
son interlocuteur. Mais elle est très coûteuse,
aussi bien à l'achat qu'à l'usage,
et consomme beaucoup de bande passante losqu'on
achemine la vidéo par le réseau
interne. Beaucoup d'enterprises préfèrent
donc faire transiter les flux vidéo par
RNIS.
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Basique
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Web
conférence
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Une
connexion Internet et une licence de
logiciel collaboratif pour chaque utilisateur.
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Une webconférence simple ne coûte presque
rien : un utilisateur équipé
d'un poste de consultation Internet trouvera facilement
des logiciels et des services gratuits sur Internet.
Les solutions les plus efficaces sont cependant
payantes - à l'image d'eRoom.
La webconférence recelle bon nombre d'astuces :
elle permet de travailler ensemble sur un même
document, d'échanger des fichiers, de s'exprimer
de façon originale sur un tableau blanc virtuel,
de communiquer de façon succinte par "chat",
etc... Autant de modes de communication qui sont
possibles dans une réunion physique, mais
inenvisageables au cours d'une séance de
visioconférence ou d'audioconférence.
Certaines applications de webconférence permettent
aussi de visualiser son correspondant - avec
une qualité moyenne - et de dialoguer -
voix sur IP. Notons cependant que les subtilités
des webconférences en dérouteront
plus d'un, et que les fonctions restent difficiles
à exploiter pour un utilisateur moyen. |
Avancé
Une formation peut être nécessaire
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Les frontières entre
visio, audio et webconférence sont de plus en
plus poreuses. Il n'est pas rare de voir des employés
se réunir autour d'un visio ou d'un téléphone,
et de partager dans le même temps des informations -
ou encore faire défiler une présentation -
sur un poste de consultation Web. De même avec
les conférences téléphoniques.
Certains éditeurs vont même jusqu'à
intégrer des fonctions Web à leurs solutions
de visioconférence, à l'image de Polycom.
Formation
indispensable
Soulignons cependant que
les fonctionalités Web ne sont pas accessibles
à tout un chacun. Dans la plupart des cas, une
bonne formation sera le ticket d'entrée dans
l'univers de la collaboration Web. La maîtrise
des outils qui font l'intérêt des suites
collaboratives les plus complètes est loin d'être
instinctive.
De façon générale,
il faut respecter un certain nombre de règles
élémentaires pour qu'une réunion
virtuelle porte ses fruits: prévenir
les utilisateurs à l'avance, nommer un organisateur
qui préparera la réunion, les documents
à distribuer, et attribuera à chacun un
rôle. Il faudra établir un ordre du jour
bien précis auquel tout le monde sera tenu. Une
fois la réunion commencée, un animateur
donnera la parole à chacun. Mais... ne s'agit-il
pas là, finalement, des "bonnes pratiques"
d'une réunion traditionnelle ?
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