De la définition des besoins à l'implémentation
technique des technologies, la mise en oeuvre d'un projet d'intranet
s'effectue souvent sans grande difficulté. On constate
néanmoins l'émergence d'une problématique
de taille au moment du passage en production effectif de l'outil :
la question de la fréquentation des pages Web par les
salariés de l'entreprise...
Beaucoup trop d'intranets, répondant pourtant parfaitement
aux enjeux définis en amont, sont de ce fait passés
à la trappe. Comment éviter un tel échec ?
Supports de communication, sessions de formation et de
sensibilisation, etc. Comme on va le voir, de nombreuses
solutions existent pour dépasser cet obstacle.
La
sensibilisation des utilisateurs
En amont de tout
lancement, un plan de communication interne permet de
faire connaîitre le nouveau site à un premier
niveau. Il est conseillé d'en confier la conception
au service du même nom. En collaboration avec la
direction des systèmes d'information (DSI), ce
dernier peut exploiter l'ensemble des canaux qu'il a l'habitude
d'utiliser (note interne, etc.).
Sur ce terrain, certains retours d'expérience révèlent
que l'exploitation du journal interne est souvent judicieuse.
Cependant, un simple article ne suffit pas toujours à
faire passer le message. Pour attirer l'attention du lecteur
et le sensibiliser aux avantages de la plate-forme, la mise
en avant d'un retour d'expérience, celui de départements
pilotes par exemple, paraît pour beaucoup de grands groupes
une excellente formule. Sans compter qu'un tel message contribue
à générer une démarche de marketing
viral autour du projet.
Une
organisation décentralisée
Le jour de l'ouverture, cette politique se poursuit.
Lors de cette étape, l'objectif consiste à attirer
l'attention du personnel en "créant l'événement".
Au programme des actions possibles ici : le paramétrage
des navigateurs Web
pour les faire pointer par défaut vers la page d'accueil
de l'intranet, l'édition d'affiches ou encore l'organisation
de présentations.
Aux côtés de cet ensemble, les sessions
de formation font souvent figure de point d'orgue au
sein du processus. Leur objectif ? Elles visent
à fournir aux contributeurs métier le
bagage nécessaire à l'alimentation du
site en contenu spécifique. Notons que cette
démarche d'accompagnement du changement est grandement
facilitée lorsqu'elle vient se calquer sur une
stratégie de management de longue date. C'est notamment
le cas si l'intranet a pour but d'optimiser les échanges
entre communautés de pratique préexistantes
(cf. le cas de Thalès).
La qualification
de l'information
Une fois la plate-forme
en production, cette méthodologie de management
prend alors tout son sens : l'implication des groupes
de contributeurs assure en effet la fraîcheur de l'information.
Or avec la structuration des données et leur pertinence,
il s'agit sans doute là d'un des principaux éléments
générateurs de trafic sur un intranet.
Derniers enjeux généralement
pointés du doigt : la nécessité
de qualifier l'information (date de création,
version, projet, etc.) et d'homogénéiser
les modes d'accès. Ces questions deviennent un
véritable défi dans le cas d'intranets
de grands groupes. En fonction du nombre de sites qu'il
recouvre, la mise en place d'un service de coordination
et l'élaboration d'une charte éditoriale
peuvent devenir indispensable.
|
[