La dématérialisation des échanges inter- et intra- entreprise permet de gagner un temps précieux dans le traitement de l'information et de réaliser d'importantes économies.
Initialement cantonnée à un nombre restreint de services (EDI, e-mail, déclaration de TVA en ligne, authentification distante des acteurs de l'entreprise…), la dématérialisation des flux prend une place croissante dans la vie de l'entreprise.
La gestion de tous les acteurs impliqués dans ces workflows devient complexe, en particulier pour tout ce qui concerne la politique d'attribution de certificats et la gestion des habilitations. Elle nécessite la mise en place d'une infrastructure à clé publique ou "PKI".

Si le thème de la dématérialisation devient de plus en plus actuel, c'est que nous arrivons à un point de convergence propre a favoriser l'émergence d'un "marché de la confiance" :

1- les dispositions légales et réglementaires sont suffisamment claires dans de nombreux domaines pour que nous puissions mettre en place des services de dématérialisation;

2- les technologies ont atteint un niveau d'ergonomie et de fiabilité suffisant pour être déployées en masse;

3- les méthodologies d'approche de ce type de problématique nous apparaissent maintenant clairement.

Cette maturité s'inscrit dans un contexte où la volonté d'améliorer les coûts de traitement de certains processus, ou d'accélérer certains traitements se manifeste nettement dans les entreprises.

La problématique réside dans les questions suivantes :
Quoi ? Pourquoi ? Comment ?

Quoi & Pourquoi : Faire l'étude des processus à dématérialiser au sein d'une entreprise nécessite d'avoir une parfaite connaissance de la nature des flux et donc de l'organisation de l'entreprise et de ses métiers.

Il convient de déterminer quels processus seront éligibles à la dématérialisation, de les repenser et, bien sur, d'apprécier les apports pour l'entreprise en termes de finalités métiers:

1- meilleure réactivité;
2- productivité accrue;
3- acteur de différentiation;

seront autant de critères qui permettent de définir le pourquoi.

Cette étape nécessite l'examen approfondi des processus à dématérialiser. Elle s'appuie sur les grands principes et règles qui traduisent les exigences auxquelles l'entreprise souhaite se conformer dans la réalisation de son activité.

Le Comment est la description des mécanismes techniques et organisationnels qui permettront de satisfaire les exigences décrites dans la partie précédente.

Il s'agit bien entendu d'une démarche projet et nous conseillons de partir d'un nombre limité de processus de l'entreprise, puis d'étendre progressivement la dématérialisation à la totalité des processus recensés.

Au fur et à mesure de l'élargissement du champ des processus traités, le nombre des acteurs et le nombre des services à gérer augmenteront. La complexité de la gestion et de l'administration va également augmenter et nécessiter la mise en place d'une infrastructure PKI.

La gestion des flux repose en effet sur l'utilisation de certificats qui permettront aux différents acteurs du périmètre :

1- de s'authentifier;
2- de signer;
3- de chiffrer...

La PKI est l'infrastructure, reposant sur des éléments physiques et logiques dont l'objet est de gérer et administrer les certificats remis aux différents acteurs du périmètre de confiance.

Une PKI n'est pas indispensable pour administrer les premiers certificats. Par exemple, elle n'est pas forcement nécessaire pour organiser le chiffrement de mails entre quelques dizaines d'individus ; elle ne l'est pas non plus pour mettre en place un processus de dématérialisation fiscale . Elle le devient dès lors que le nombre d'acteurs et/ou que le nombre de processus dépasse un certain seuil.

La mise en place d'une PKI nécessite de:

- S'appuyer sur une politique générale de sécurité;
- déterminer la nature et la classe des certificats distribués ainsi que le type de support;
- définir la politique d'attribution des certificats;
- concevoir l'organisation et la logistique nécessaire à leur délivrance et leur administration;
- définir de façon précise les services de sécurité sollicités par les applications;
- mettre aux normes des différentes applications du SI qui supportent les processus dématérialisés;
- définir une architecture cible, en précisant le rôle à jouer par chacun des acteurs (Autorité de certification, Autorité d'enregistrement, administrateur réseau, DRH…);
- mettre en place de moyens physiques et logiques nécessaires pour une bonne gestion de l'infrastructure;
- concevoir une organisation cible.

La démarche générale consiste en plusieurs phases dont le contenu et les objectifs sont brièvement décrits ci-dessous :

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