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Acteur du système de défense français et européen depuis plus de quarante ans, la DGA (Délégation Générale pour l'Armement) a pour principale mission de conduire les programmes d'armement en France. Sur une soixantaine de sites en France, elle regroupe près de 18 000 personnes (fonctionnaires, militaires de l'armement, contractuels, ouvriers de l'Etat).
Pour gérer ses ressources humaines, un projet a vu le jour en 1998, c'est le projet Chorus, projet commun à la DGA et la DCN (Direction de la Construction Navale). La solution retenue est HR Access, commercialisée auparavant par IBM mais dont les droits ont été rachetés par Fidelity.
Au départ, les besoins concernaient la gestion des emplois, des compétences et des effectifs : "nous n'avions pas d'outil, la plupart des tâches se faisaient manuellement. Chaque site avait développé des programmes en local mais nous avions besoin d'un système unique pour tous les utilisateurs des Ressources Humaines et pour l'ensemble du personnel de la DGA" précise Jean-Philippe Lebraud, directeur du projet Chorus à la DGA.
Le projet, approuvé fin 1999 et notifié fin 2000, a commencé en janvier 2001. Il s'est lancé progressivement par processus. Lors de la première version - qui a vu le jour en janvier 2002 - quatre processus étaient déjà mis en place : la gestion administrative des personnels, la gestion des effectifs, celle des emplois et des compétences et la gestion des corps et catégories (liés au statuts propres à la fonction publique). Une deuxième version, mise en place en janvier 2003, intégrait cinq autres fonctions : le pourvoi des postes, la gestion des formations, l'action sociale (activités équivalentes au comité d'entreprise), le dialogue social et l'HST (Hygiène, Sécurité et conditions de Travail). Deux autres processus étant prévus pour la prochaine version, planifiée en janvier 2006 : la paie et la gestion du temps de travail.
| "Nous adapter au produit plutôt qu'adapter le produit à nos besoins" |
Sur la sélection de l'outil, après la description de la façon dont les équipes travaillaient à la DGA et DCN, ce qu'elles souhaitaient faire et l'établissement du cahier des charges, un appel d'offres public a été lancé. "Un de nos arguments pour choisir l'outil était de voir dans quelle mesure ce dernier se rapprochait de nos besoins. Nous avons décidé d'utiliser un progiciel standard et de nous adapter au produit plutôt qu'adapter le produit à nos besoins. A partir des maquettes qui nous avaient été proposées par les prestataires sélectionnés, nous avons retenu le progiciel HR Access qui se rapprochait le plus de nos besoins" explique Jean-Philippe Lebraud.
L'équipe projet était composée au départ de 7 personnes à temps plein, 5 de la DGA (dont l'ancien directeur de projet - un informaticien -, le responsable des méthodes, le responsable technique, le responsable fonctionnel) et 2 de la DCN, issus des ressources humaines. Une maîtrise d'ouvrage (4 personnes d'Eurogroup) et une maîtrise d'uvre (IBM et CapGemini) complétaient l'équipe. 80 personnes étaient aussi mobilisées à temps partiel, notamment sur les phases de description des processus de travail, leur comparaison avec la solution choisie ou pour faire la recette. Aujourd'hui, l'équipe a évolué et ne compte plus que deux permanents.
| "La principale difficulté : la conduite du changement" |
Pour le projet, l'équipe a du faire face à trois grands types de difficultés, liées d'abord à la complexité de la réglementation propre à la fonction publique (sur les statuts du personnel, les conditions d'avancement
), au manque de compétences techniques en interne sur le produit choisi et surtout sur la conduite du changement. "Sur un projet de cette ampleur, la principale difficulté était de convaincre le personnel de l'utilité du projet, lui montrer les avantages. C'est toujours difficile quand on change les habitudes de travail. De plus, de nombreux programmes locaux avaient été développés, et ils doivent maintenant être remplacés par le nouveau système d'informations qui a destination à être unique et partagé par tout le monde" commente le directeur du projet.
Pour la saisie, c'est chaque entité qui s'en occupe, toutes les personnes attachées aux ressources humaines peuvent y rentrer les informations, validées par la suite (environ 1 millier d'accès). Depuis juillet est aussi testé le Self-Service, tout le personnel, selon les règles de confidentialité définies, peut accéder à HR Access pour consulter et/ou saisir des informations le concernant (localisation, coordonnées
). Ce système devrait par la suite être étendu à toutes les directions et à plus de fonctionnalités.
En bilan du projet, Jean-Philippe Lebraud conclut: "même s'il a été délicat de nous adapter au produit car dans la fonction publique il est difficile de remettre en cause l'organisation, le projet Chorus a contribué à enrichir la relation entre la fonction ressources humaines de la DGA et les agents et a permis de valoriser les compétences et les métiers au sein de notre établissement".
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Synthèse du projet
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Entreprise
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DGA (Direction Générale de l'Armement)
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Projet
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CHORUS (Ressources Humaines)
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Outil choisi
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HR Access
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Personnes concernées
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18000 agents à la DGA, 14000 à la DCN
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Utilisateurs
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Environ 1000 utilisateurs pour le moment
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Processus informatisés
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La gestion administrative des personnels, la gestion des effectifs, la gestion des emplois et des compétences, la gestion des corps et catégories, le pourvoi des postes, les processus de formation, l'action sociale, le dialogue social et l'HST.
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Dossier 
