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| VWR International automatise et sous-traite ses mailings papier |
| Le leader mondial de la commercialisation de produits et de matériels pour laboratoires a choisi la solution Esker on Demand for Office pour piloter, depuis un simple PC, ses opérations de communication et de marketing.
(07/05/2005) |
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VWR International est le leader mondial de la commercialisation de produits et de matériels pour les laboratoires de recherche et de contrôle. Il propose à ses clients pas moins d'un million de références.
Confrontée à un déficit de connaissances de ses activités et de son organisation, la société décide de se doter d'un outil - en mode ASP - permettant l'envoi - à la demande - de courriers, de lettres recommandées, de fax et de courriers électroniques.
"Une enquête de satisfaction effectuée l'an dernier a montré que nous n'expliquions pas assez à nos clients ce que nous faisions et quelle était notre organisation. Je suis donc en charge de mettre en place une communication un peu plus structurée, autrement qu'au travers de l'outil e-mail. Le double canal e-mailing et mailing papier est aujourd'hui nécessaire pour répondre aux interrogations de nos clients", déclare Olivier Lebrun, directeur de la communication
chez VWR International.
Mais comment, dès lors, intéresser des prestataires spécialisés dans ce genre d'actions de marketing et de communication quand les volumes impliqués ne sont pas des plus importants (20 000 clients en France) et que la souplesse est - avant toute chose - recherchée ?
"Pour des opérations très ciblé, les sous-traitants n'étaient pas intéressés"
(Olivier Lebrun) |
"Quand nous voulions faire quelque chose de très ciblé, les sous-traitants n'étaient pas intéressés en raison des faibles volumes. Et si nous voulions le gérer en interne, c'était la croix et la bannière... Nous sommes en effet une petite équipe et il fallait 'piocher' des ressources internes dans d'autres départements, pour la mise sous pli par exemple", précise
Olivier Lebrun.
C'est l'outil "Esker on Demand for Office" qui est choisi pour répondre à cette problématique, pour une volumétrie estimée à 30 000 pages par an. "Nous avons également étudié le produit Maileva, de La Poste, mais cette solution est plus lourde à mettre en uvre et il existe un droit d'abonnement. De plus, le coût à la page imprimée est de 30% plus cher que chez Esker", note le directeur de la communication.
Quel est le fonctionnement de cette colution ? Tout le travail de création du document se fait à partir du logiciel Word et le publipostage via un fichier Excel. Au lieu de procéder à une fusion / publipostage sur son imprimante réseau, l'envoie se fait via une interface Web, vers les imprimantes d'Esker, ce dernier possédant - à Lyon - ses propres outils de production et systèmes d'impression, de mise sous pli et d'affranchissement.
"On doit diviser le coût interne par plus de 2"
(Olivier Lebrun) |
"On peut avoir une feuille pliée en 3 ou pas, un courrier recommandé ou pas, une impression en noir et blanc ou en couleurs, du recto-verso et on peut ajouter une pièce jointe au format PDF. Le système fonctionne 24 heures sur 24 et il est possible de différer ses envois. Tout document envoyé peut être visualisé en PDF. Enfin, nous sommes informés de tous les NPAI par mail. C'est très souple", ajoute Olivier Lebrun.
Trois envois ont déjà été effectués à ce jour, depuis le début de l'année, ce qui représente 7 000 lettres expédiées. "Je suis pour le moment tout seul à m'en servir mais je vais pouvoir - en tant qu'administrateur - créer et gérer autant de comptes que j'ai d'imputations budgétaires. Chaque utilisateur sera de ce fait autonome", observe le responsable.
Quant au ROI, le calcul est rapidement fait : "le gain de temps est énorme. Il ne se calcule pas en jours / hommes car nous ne faisions tout simplement plus de mailing papier. Nous allons donc pouvoir nous y remettre. Mais globalement, on doit diviser le coût interne - hommes et matières premières - par plus de 2, entre 2,5 et 3. Sans tenir compte de l'amortissement du matériel informatique".
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Le projet en bref
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Société
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VWR International
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Siège social
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Fontenay-sous-Bois
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Secteur d'activité
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Commercialisation de produits et matériels pour les laboratoires de recherche et de contrôle
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Effectif
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623
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Chiffre d'affaires
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158,8 millions d'euros en 2004
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Solution retenue
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Esker on Demand for Office
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En production depuis
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Début 2005
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Dossier 
