Représentation graphique d'un processus

Pondération : 5/5
Présenter sous une forme graphique attrayante le déroulement d'un processus : tâche, événements, acteurs, moyens utilisés… Mise en évidence des liens entre processus et des échanges d'informations clés au travers de ces liens.

Descriptif :
Les objets des modèles sont des formes géométriques de base. Les liens entre les objets sont des flèches qui sont de deux sortes : "mandatory" ou "optional" (obligatoire ou facultative). Il est possible d'y afficher des informations.
Les événements d'entrée ("event") et de sortie ("result") sont représentés par des flèches.

Notre appréciation :
Les diagrammes et les objets manquent d'attrait.

Note : 2

Modélisation des interfaces entre processus

Pondération : 5/5
Modélisation des échanges entre processus : définition des informations échangées (nature des données, cadre de l'échange) ainsi que des règles d'échange (condition, périodicité...).

Descriptif :
Les relations en général et donc les liens entre deux fonctions sont gérés en tant qu'objet individuel : il est donc possible de renseigner leurs attributs : description, commentaires et éléments nécessaires à la simulation (probabilité, priorité, capacité file d'attente, connecteur logique, liens avec entités). Utilisation de deux objets spécifiques pour définir les événements entrants (déclencheurs) et sortant (résultat) d'un processus.

Notre appréciation :
Si cela ne suffit pas, de nombreux modèles dédiés aux échanges de flux sont disponibles en complément.

Note : 5

Production des procédures et modes opératoires

Pondération : 4/5
Production aisée, à partir des processus décrits au sein du référentiel, de procédures aux normes ISO version 2000. Ces procédures doivent comporter une partie graphique et une partie textuelle détaillée . Elle doivent mettre en évidence le circuit d'approbation et le statut (approuvé, applicable…). Les documents produits doivent être clairs et agréables à lire afin de faciliter leur diffusion effective.

Descriptif :
Pas de rapport dédié à cet objectif. L'outil permet de générer des rapports au format Word alliant représentation graphique et liste personnalisable d'attributs à éditer.

Notre appréciation :
Compte tenu des modèles proposés en standard, la production de procédure nécessitera un travail important de personnalisation.

Note : 2

Fiche d'identité processus

Pondération : 5/5
La représentation graphique des processus s'appuie sur une base de données de référence qui gère à la fois l'unicité des éléments (processus, événement, acteur... ) et la possibilité de représenter autant que nécessaire le même élément sans le dupliquer. A chaque élément correspond un ensemble de propriétés qui lui est propre et doit permettre la mise en œuvre de fonctionnalités avancées telles que le costing ou la mesure de performance. Parmi les propriétés clés, citons :
- la décomposition de coût par type (matière, personnel, équipement, amortissement…)
- les différents délais minimum, moyen et maximum par types (attente, rodage, traitement)
- les éléments de volumétrie. La liste de propriétés propre à chaque type d'élément doit être personnalisable (possibilité de rajouter des champs libres et de renommer des champs existants).

Descriptif :
Les attributs d'une fonction sont rangés au sein des onglets suivants : Introduction ; ABC ; Liens (avec applications / lieu / technologie / entités) : renseignés à partir de l'éditeur matriciel ; Synthèse Best practices ; Synthèse performance du processus (KPI / résultats associés) ; Temps de cycle : temps de traitement et de cycle (en heures) min, moy, max, coût transaction décomposé en main d'œuvre, matériaux et services, équipements (investissement) ; Coût unitaire : CU estimé par mois et par commande, liste des inducteurs de coût (volume et coût unitaire mensuel de ces inducteurs) ; Indicateurs Qualité ; Mesure de performance ; Détail fonction : fonction appelante, liste des processus contenant la fonction ; Caractéristiques enregistrement ; Simulation ; liens avec les documents externes.

Notre appréciation :
Nombreux attributs de costing. Satisfaisant.

Note : 5

Contrôle des règles de représentation

Pondération : 4/5
Existence dans l'outil de règles prédéfinies de validité des graphes par rapport aux éléments qu'ils contiennent et aux liens entre ces éléments. Existence de règles de syntaxe - contraignantes ou non - permettant de guider les utilisateurs. Possibilité de définir des règles propres à l'entreprise. Possibilité de contrôler, pour un ensemble de graphes réalisés, la cohérence de ces graphes par rapport aux règles édictées.

Descriptif :
Les modèles proposés répondent à un objectif précis et contiennent une liste limitative d'objets valides. Un objet donné ne peut être associé qu'à une liste prédéterminée d'objets (lien "associate"). Le contrôle passe a priori par la sélection de la méthode à utiliser (IDEF, BPMN...).

Notre appréciation :
Pas d'assistant pour créer des scripts de contrôle personnalisés : il sera nécessaire de passer par la création de scripts VBA.

Note : 3

Diffusion sur un portail Intranet

Pondération : 5/5
Possibilité pour le responsable de la diffusion de publier de manière transparente (sans intervention d'un webmaster) les processus et autres modèles au sein d'un portail accessible sur l'intranet de l'entreprise. Cette diffusion doit inclure l'ensemble des éléments des modèles : représentations graphiques, compléments textuels, liens avec documents externes. Choix des modèles et des informations à publier. Possibilité de mise à jour incrémentale (uniquement les données modifiées depuis la dernière mise à jour).

Descriptif :
Choix des diagrammes et des attributs à publier. Le format des images est à choisir parmi JPG, PNG et SVG (ce dernier format, vectoriel, permettant des effets de zoom). Possibilité de personnaliser la présentation en modifiant les templates fournis.

Notre appréciation :
S'il n'est pas possible de ne générer que les pages ayant subi des modifications, la publication en mode "annule et remplace" est satisfaisante d'autant qu'elle peut être automatisable.

Note : 4

Contrôle de l'intégrité référentielle

Pondération : 4/5

Analyse d'impact d'une modification / suppression dans un objet. Application systématique de la modification sur l'ensemble des éléments concernés

Descriptif :
Un script de contrôle du projet permet de vérifier notamment la présence des attributs clés. Lors de la suppression d'un élément, un message d'avertissement apparaît et un bouton "Preview" prévient des analyses d'impact (en mise à jour et suppression) sur les autres éléments du référentiel.

Notre appréciation :
Pas de possibilité d'annuler une suppression.

Note : 4

Intégration du système d'information dans la représentation processus

Pondération : 4/5
Mise en évidence au sein de la représentation graphique d'un processus des moyens informatiques mis à disposition d'un acteur ou consommés par une action : application, base de données, outil supportant l'information (e mail, intranet,…).

Descriptif :
La majorité des modèles proposés attrait au système d'information, qu'il s'agisse de données (modèles logiques et physiques), de ressources techniques (applications, réseaux), de flux d'information. L'axe d'analyse "technologie" peut être géré par les diagrammes en lignes ou en colonnes de type Swim Lane. Support des modèles IDEF, UML mais aussi de modèles spécifiques à l'analyse systémique : Gane & Sarson, Yourdon / De Marco, Ward and Mellor, SSADM.

Notre appréciation :
Très complet dans ce domaine.

Note : 5

Intégration des moyens opérationnels à la représentation processus

Pondération : 4/5
Mise en évidence au sein de la représentation graphique d'un processus des moyens opérationnels mis à disposition d'un acteur ou consommés par une action : moyen de production, de transport,…

Descriptif :
Les ressources opérationnelles ne sont pas gérées en standard.

Notre appréciation :
Nécessité de personnaliser le cadre méthodologique.

Note : 1

Existence de rapports standards

Pondération : 4/5
Mise à disposition de rapports standards permettant d'analyser les données du référentiel.

Descriptif :
Les rapports standards fournis sont assez nombreux mais concernent essentiellement les modèles de données et les modèles IDEF.

Notre appréciation :
La liste des rapports standards concernant les modèles de processus (process chart) pourrait être étoffée.

Note : 3

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