Seco Fertilisant est fabricant et négociant d'engrais depuis 1934, date de sa création. Seco se tourne vers la fabrication d'engrais complexes granulés à partir de 1940 puis vers la fertilisation liquide en 1970. Elle offre depuis 2001 la possibilité de calculer sur Internet la formule d'engrais réellement adaptée aux besoins de l'agriculteur. Seco est filiale des sociétés Kemira (Finlande) et Payon (Belgique).
En 2003, la petite société française basée à Ribécourt (Oise) décide de mettre en place tous les modules de l'ERP Adonix. Joël Perrot, Chef comptable et contrôleur de gestion, est alors en charge de l'analyse de l'activité et du reporting de l'entreprise. Il se construit un tableau Excel répondant parfaitement à ses besoins mais très chronophage dans son utilisation.
Or, après l'entrée en bourse de Kemira, Seco doit établir un reporting mensuel dans des délais les plus courts possibles afin de satisfaire la demande de ses actionnaires. "Le service comptable est passé d'un impératif de reporting au 15 du mois à un reporting au 6 du mois. Le simple tableau Excel ne suffisait plus", explique Joël Perrot.
Le secteur de l'entreprise, dont l'activité est très saisonnière, participe également à la difficulté de maintenance d'un tel outil. Si l'exercice comptable se clôture au 31 décembre, la comptabilité analytique doit établir ses résultats au mois du juin, à la fin du pic saisonnier. L'outil de reporting doit donc être capable de tenir parallèlement une double comptabilité, sur deux exercices distincts.
Sur les conseils de Kerneo, intégrateur des solutions de R Finance, partenaire du groupe britannique Systems Union, Joël Perrot adopte Vision.
Au total, 6 axes différents permettent de croiser les données du système : vente, clients, produits, régions, départements et dépôts.
Vision permet également un suivi des contributions à la marge et des coûts variables.
Puisque déjà cernés dans le tableau Excel, les indicateurs et les tableaux clés ont été facilement identifiables. Quelques jours ont suffi pour une obtenir une maquette, le tableau d'origine ayant servi de cahier des charges. Une fois validé, le projet a été déployé en quelques jours puisqu'il ne concernait que le service comptable.
Concrètement, Vision permet d'exploiter les données du système comptable afin de les consolider dans un seul et même tableau Excel.
"Pour l'instant, la récupération des données n'est pas automatique, l'ERP n'étant encore pas complètement stabilisé" précise le chef comptable.
"Mais l'interfaçage est prévu pour bientôt, afin d'avoir des données en permanence à jour"
| Trois fois moins de temps et plus de sécurité pour le reporting |
Au final, le reporting prend trois fois moins de temps qu'auparavant et surtout bénéficie d'un meilleur niveau de sécurité qu'auparavant, en raison des ressaisies importantes rendues nécessaires par l'ancien système.
Après trois jours de formation au cours desquels il a pu construire ses états, Joël Perrot a eu recours régulièrement au support proposé par R finance. "Pour connaître toutes les subtilités du logiciel, la formation s'est avérée un peu courte et la plupart des erreurs que j'ai rencontrées étaient dues à une mauvaise manipulation de ma part" explique-t-il.
Dans ce cas, le support mis en place par R Finance prend le relais et résoud rapidement les problèmes grâce notamment à la possibilité de capturer l'écran à distance.
Au départ, la nouvelle solution de reporting de Seco Fertilisant s'est montrée assez gourmande en ressources CPU. Pour une utilisation optimale, mieux vaut donc être équipé d'une machine puissante ou l'installer sur un serveur distant.
Aujourd'hui, le chef comptable ne parle même pas de retour sur investissement. "Les actionnaires de notre maison mère souhaitait un reporting fiable et rapide, nous n'avions pas le choix". Néanmoins, il se félicite de passer moins de temps pour un résultat d'une excellente qualité en comparaison de l'ancien système.
Seco Fertilisant est donc très satisfait de son choix. Pour la prochaine
version, Joël Perrot ne réclamerait pas de nouvelles fonctionnalités mais peut être une amélioration graphique et plus de convivialité.
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