Le Réseau Ferré de France est l'établissement public propriétaire des lignes de chemin de fer qui sillonnent le territoire. Les 20 dernières années ont vu son réseau se transformer avec l'avènement des TGV.
Parmi les projets de construction des futures lignes à grande vitesse, la branche Est de RFF a notamment pour objectif de relier, d'ici 2011, Villers-les-Pots (Côte d'Or) à Petit-Croix (Territoire de Belfort), soit environ 150 km..
Lors du lancement du projet en 2003, et face au nombre important d'intervenants (RFF, bureau d'études, etc), Xavier Gruz, adjoint au chef de mission pour la ligne à grande vitesse Rhin-Rhône, a décidé de se tourner vers la gestion électronique de documents.
Trois prestataires ont été mis en concurrence dont Bentley Systems et BuildOnLine. "Nous avons préféré la solution de BuildOnLine pour son modèle ASP. Cela nous évitait, comme cela aurait été la cas avec l'outil de Bentley, l'acquisition d'un serveur d'hébergement de l'application".
En contrepartie, RFF a demandé un engagement contractuel à son prestataire quant à la disponibilité des documents. "BuildOnLine s'est engagé à fournir une disponibilité minimale de 99% et à pratiquer les opérations de maintenance en dehors des horaires de bureau", précise le responsable du projet.
L'archivage et la conservation des données sont également des points essentiels dans la gestion de documents. "Nous ne procédons à aucune sauvegarde nous-même et souhaitions pouvoir nous reposer sur un prestataire de confiance". En plus des sauvegardes sur ses propres serveurs, BuildOnLine fournit régulièrement à RFF l'archivage des documents
sur DVD.
| Un simple navigateur Internet suffit |
Outre l'absence de serveur à maintenir, la solution de BuildOnLine permet surtout un déploiement ultra-simplifié : un simple navigateur Web et une connexion Internet suffit. "Cela facilite considérablement l'accès à l'application pour les prestataires, précise Xavier Gruz.
Aujourd'hui généralisé, le haut débit ne l'était pas forcément il y a 3 ans, lors du lancement du projet. "Certains de nos prestataires trouvaient le chargement des documents, dont beaucoup sont très volumineux, parfois fastidieux" se souvient le responsable du projet.
3 ans après le démarrage du projet, tous les documents, mis à part les plans qui ont des formats particuliers, se stockent et s'échangent sur la plate-forme collaborative. "Même les documents contractuels, dont une version papier est conservée pour des raisons juridiques, sont aujourd'hui numérisés et accessibles dans l'outil".
Aujourd'hui très satisfait du système mis en place, Xavier Gruz se félicite surtout de l'intuitivité de la solution. "Les équipes de RFF ont bénéficié d'une demi journée de formation, amplement suffisante, et nous n'avons pas eu de retour négatif de la part des prestataires" se réjouit-il.
Quant au retour sur investissement, il fait sourire le responsable : "Une solution hébergée a un coût très limité, dérisoire à côté des enjeux financiers d'une ligne TGV. Et le coût trimestriel de BuildOnLine est largement justifié au regard de la traçabilité et d'une disponibilité permanente des documents".
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