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| Henner dématérialise la gestion des temps |
| Le courtier en assurances collectives de personnes a laissé tombé son système de contrôle des accès par badges pour une solution centralisée de gestion des temps et des congés, accessible depuis les postes de travail.
(04/10/2006) |
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Doté d'un système de gestion des accès par badges d'ancienne génération, le groupe français Henner essuie courant 2003 des problèmes de maintenance sur son environnement.
Aux côtés de ce dispositif de comptage des heures, le courtier en assurances collectives de personnes affiche une gestion des congés par bordereaux papiers. Un processus qui, lui aussi, atteint alors ses limites, du fait notamment de la croissance de la société, de la multiplication des sites, mais aussi de l'entrée en vigueur des 35 heures. Le volume de papiers ne cessait d'augmenter.
"La situation devenait assez lourde à gérer. Les bordereaux étaient communiqués par les salariés à leurs supérieurs qui les transmettaient ensuite à la direction des ressources humaines, pour traitement, après les avoir validés", explique André Bigot, responsable du pôle technologique du groupe Henner.
Il ajoute :
"une demande de congés pouvait mettre plusieurs jours avant d'aboutir, sans compter que les salariés devaient attendre leur fiche de paie pour être sûrs que leurs requêtes avaient bien été prises en compte". L'idée de dématérialiser le processus de gestion des temps et de demande de congés est donc lancée.
Les solutions de Deho Systems, d'Horoquartz et de Bodet sont passées au crible. Henner arrête son choix sur ce dernier, séduit notamment par l'ergonomie du logiciel. Autre élément ayant motivé ce choix : l'approche avancée par Bodet pour la phase de mise en œuvre. "Il nous proposait une logique de déploiement mêlant gestion en mode projet et formation des administrateurs et des utilisateurs", commente André Bigot.
Une année aura été nécessaire à la mise en place de l'outil. Parmi les principales tâches à réaliser : le paramétrage des macros utilisées pour les règles de gestion des temps appliquées aux salariés (ajout de crédits de RTT chaque mois, etc.), en fonction du profil horaire correspondant au contrat de travail.
| Depuis lors, les salariés ont la possibilité de "badger" directement depuis leur PC |
Depuis lors, les salariés ont la possibilité de "badger" directement depuis leur PC, en se connectant à la solution à distance en mode client/serveur. Une architecture qui, comparée à celle de la solution précédente, simplifie grandement les tâches de maintenance. De la même manière, l'outil permet de soumettre une demande de congés. Celle-ci transitant par le biais d'un workflow du responsable de service à la DRH.
Des formations d'une demi heure et d'une heure ont été dispensées par Bodet respectivement aux utilisateurs et aux valideurs. "La formation a été un peu plus longue pour les administrateurs, mais aujourd'hui la DRH gère directement les règles de traitement", se félicite André Bigot.
Par le biais de l'application, les chefs de services ont une vision sur les absences de chacun sans avoir à maintenir des fichiers Excel tiers. Quant aux salariés, ils ont la possibilité de suivre l'état de leur requête, qui désormais est traitée en quelques heures. Ils pilotent également leur planning et connaissent en permanence les RTT et congés qu'il leur reste à prendre.
"Il y a moins de conflits qu'auparavant. Les salariés savent précisément où ils en sont", commente André Bigot. "La dématérialisation des 3 000 demandes de congés annuelles a également permis de réduire nettement le temps de traitement par la DRH. Tout le monde s'y retrouve." A l'heure qu'il est, la solution de Bodet est en cours d'intégration à l'annuaire ActiveDirectory retenu par la société pour orchestrer ses accès applicatifs. Viendra ensuite sa combinaison avec le système de gestion de la paie.
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Le
projet en bref
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Entreprise
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Henner
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Secteur
d'activité
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Assurance
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Nombre de salariés
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750 environ
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Type
de projet
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Système de gestion des temps
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Editeur
retenu
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Bodet
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Date
de lancement du projet
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2003
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En
production depuis
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Mai 2004
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Dossier 
