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| Les petites et moyennes entreprises, matures pour l'intranet |
| Longtemps chasse gardée des grands groupes, l'intranet se glisse peu à peu dans les systèmes d'information des sociétés de taille plus modeste. Une initiative généralement opportune sans condition de taille.
(10/01/2007) |
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Qui a dit qu'un intranet ne pouvait trouver place que dans les groupes d'importance déjà conséquente ? De plus en plus de sociétés de petite taille s'y mettent et semblent en apprécier les bénéfices.
Pour quels usages ? "Depuis déjà 2 à 3 ans, de nombreuses petites organisations ont adopté un intranet dit de circulation de l'information, de communication", souligne Christian Caoudal, directeur général d'Oopartners, éditeur d'Intra'Know.
Plus récemment (une année environ), ce sont
les intranets méthodologiques (qualité, management, gestion de la connaissance) qui ont trouvé leur place dans ces entreprises. "Et la demande est même très forte, commente le DG. En revanche, en raison de leur taille essentiellement, très peu de petites structures font le choix de l'intranet métier (RH, R&D, etc)".
Pour ce spécialiste du déploiement d'intranets dans les petites structures, les raisons
de cette évolution sont simples : elles ont compris que l'intranet de communication, dont l'objectif est principalement d'ordre représentatif, n'occupait pas la place stratégique dans l'entreprise qu'un outil plus pointu pouvait prendre.
Habib Guergachi, directeur associé de Zenexity, va même plus loin : "Mettre en place un intranet est le premier pas des PME vers le monde de l'économie numérique, vers l'appartenance du capital cognitif et informationnel à la structure et non pas aux personnes qui la composent".
"La notion d'entreprise étendue est le facteur déclencheur dans 50% des cas"
(C. Caoudal - Oopartners)
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Les PME ont aussi intégré la notion d'entreprise étendue, c'est-à-dire l'importance des relations durables avec leur environnement immédiat (clients, fournisseurs, partenaires). "C'est le facteur déclencheur du déploiement de l'intranet pour la moitié de nos clients", souligne Christian Caoudal.
Partant de ce postulat, la taille de l'entreprise en devient tout à fait secondaire. "Mettre en place un Intranet, ce n'est pas une question de taille, c'est une façon totalement nouvelle de penser l'architecture de l'information, avec une mise en commun systématique des informations", insiste le directeur de Zenexity.
"Le domaine d'activité, comme la façon de travailler, sont bien plus déterminants dans la pertinence du déploiement d'un intranet que la taille de l'entreprise en
elle-même", renchérit le directeur de Oopartners.
Ainsi, l'ingénierie, le conseil, la recherche et développement, et plus globalement tous les domaines où l'information et sa capitalisation en interne sont au coeur de l'activité, sont des secteurs où l'intranet trouvera tout son sens.
Mais outre son secteur, l'entreprise doit aussi être prête à franchir le pas.
"Et ce n'est pas toujours acquis, soupire Christian Caoudal. L'ouverture de l'entreprise vers son environnement est un pré-requis au déploiement d'une solution intranet - extranet, pas l'inverse". Et seul, l'outil n'aura pas forcément l'effet escompté. "Encore faut-il adopter une démarche et une méthodologie construites dans la mise en place de l'outil", prévient le DG.
"Le Webmail est le premier pas vers la mise à distance de l'information"
(H. Guergachi - Zenexity)
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Il est sur ce point, totalement rejoint par Habib Guergachi, qui préconise le déploiement étape par étape, avec préambule, une idée toute simple : supprimer les clients de messagerie lourds au profit d'un Webmail. "Pourquoi ? Parce que c'est le premier pas vers la mise à distance de l'information, accessible depuis n'importe quel poste connecté, en interne ou en externe".
L'adoption des outils de partage de documents et plus globalement de travail collaboratif n'en seront que plus facilement intégrés. "A la condition que l'utilisateur y trouve des informations utiles et pertinentes, à l'aide d'un moteur de recherche qui se doit d'être efficace, poursuit-il. La gestion de la connaissance suivra ensuite naturellement".
Techniquement, les deux spécialistes claironnent d'une même voix que la solution idéale dans une PME est l'hébergement externe. "C'est la solution idéale car elle supprime les soucis techniques, d'administration et de sécurité", commentent-ils en choeur.
Quant au choix entre une solution propriétaire et Open Source, Habib Guergachi penche clairement pour la seconde : "le libre est globalement beaucoup plus transparent et permet d'accéder facilement aux compétences d'une communauté totalement indépendante".
Car, pour lui, c'est la clé du succès : "il est indispensable que la personne en charge du projet de déploiement de l'Intranet monte en compétences sur la question. C'est un projet hautement stratégique même pour
les toutes petites structures, presque aussi important que la création de l'entreprise elle-même, et impérativement séparé du système de gestion qui a pour objet la gestion financière, pas celle du savoir" conclut-il.
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