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La décision d'infogérer son système d'impression ne se prend pas à la légère. Si des économies immédiates peuvent être réalisées, il ne faut pas pour autant négliger les aspects qualitatifs, organisationnels, sécuritaires et sociaux.
A - L'audit de l'existant
Stéphane Clément, directeur des offres et des partenariats chez Osiatis, détaille cette première étape. "Il faut se poser les questions suivantes à ce stade : quel est mon parc exact ? Des imprimantes, fax ou copieurs n'ont-ils pas été achetés en douce, via des notes de frais par exemple, court-circuitant la DSI ou la direction des achats ? Qui imprime, où et comment : noir et blanc, couleur, recto-verso ?"
La question de savoir
quels sont les vrais besoins des métiers se pose également. Le format A3 est-il vraiment indispensable à tous les étages ? De plus, il est nécessaire de bien identifier qui gère les factures liées aux consommables.
A étudier également : le statut des matériels existants : acquisition ou leasing ?
B - Le cahier des charges
Quelle politique d'impression veut-on réellement mettre en place ? De cette question découleront les produits et services que l'entreprise décidera de se procurer.
"Au-delà des coûts à diminuer, l'entreprise doit se poser la question du ROI à atteindre et des nouvelles fonctionnalités
à offrir. La satisfaction des utilisateurs doit également rentrer en ligne de compte, tout comme
le type de reporting que l'on souhaite obtenir. Bref, les objectifs qualitatifs
sont autant, sinon plus importants que les réductions de coûts", analyse Dominique Behr, directeur de la business unit print services
chez SCC.
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