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C - Réfonte de l'architecture
La redéfinition de l'architecture consiste à rationaliser et optimiser le parc matériel (fax, copieurs et imprimantes), en mettant à disposition des machines adaptées aux besoins. "Nous préconisons 6 à 10 utilisateurs par imprimante. D'autres vont plus loin - entre 20 et 40. Mais ce que nous regardons avant tout, c'est la qualité de service : proximité et service d'impression", note Stéphane Clément (Osiatis). Au cours de cette phase, le nombre de matériels et de marques
est considérablement réduit.
La mise en place d'une architecture d'impression planifiée et distribuée permet par ailleurs, notamment pour la copie et la distribution des documents, de réduire les attentes de fin de travaux d'impression et les déplacements inutiles vers l'imprimante.
D - Optimiser les services récurrents et la gestion des concommables
La livraison des consommables et certains gestes de proximité (déplacer un technicien devant une machine, par exemple) font partie des tâches les plus onéreuses.
"Entre 20 et 60% des appels au help-desk sont liés à des documents, selon le cabinet Gartner", ajoute Stéphane Clément. L'enjeu est donc - grâce notamment à des outils de diagnostic à distance - d'industrialiser la partie support / maintenance et les gestes de proximité, en faisant le maximum de préventif.
E - Mise en place de bonnes pratiques
La création d'une charte liée aux impressions permet de sensibiliser les utilisateurs à la réduction des coûts mais aussi au développement durable, autre enjeu de taille lié à ce domaine. "Pages imprimées en trop, doublons : une page sur six part directement à la poubelle, tandis que 70% des déchets des entreprises sont composés de papier. Tout cela représente 1,2 million d'arbres détruits par an", tonne Amaury Eloy, président et fondateur de NewWorks.net, prestataire ayant adopté le label français Imprim'vert.
"Utiliser les recto-verso, ne plus imprimer les mails, faire valider hiérarchiquement les grosses impressions permet également de faire une chasse au gaspi efficace", complète Stéphane Clément.
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