Fabricant d'accessoires en bois pour le bricolage et la maison, Burger International affiche 2 700 clients à travers l'Europe, dont Castorama et Bricorama en France. La société est implantée au Luxembourg, en Belgique, en Espagne, au Portugal et en Italie. La société est en outre représentée en Allemagne et en Angleterre par le biais de distributeurs.
Comme la plupart des sociétés de taille moyenne, Burger International gérait jusque-là ses dossiers clients et fournisseurs au format papier, par le biais d'un dispositif de classement manuel sous forme de classeurs. Commandes clients, bulletins de livraison et factures fournisseurs... les types de document à traiter et archiver sont nombreux.
"Les recherches étaient fastidieuses", commente Christian Grandgeorge, responsable technique logistique et achat chez Burger International. "Quand un client ou un fournisseur nous demandaient quelque chose, nous étions obligé de le rappeler plus tard avant de lui apporter une réponse." Pour faire face à cette difficulté et accélérer le traitement des contenus, le groupe choisit de s'orienter vers une dématérialisation complète de ses archives.
La solution retenue, la technologie du spécialiste hollandais de la GED Zylab. Un choix motivé par la facilité d'installation et d'utilisation du produit. Déployé par Burger sur deux serveurs dédiés (avec sauvegardes), le produit intègre des fonctions de reconnaissance de champs et de caractères, et d'auto indexation. "Nous ne saisissons que la date et l'heure, l'outil se charge du reste", explique Christian Grandgeorge. "Côté recherche, nous utilisons les possibilités du logiciel en matière de recherche floue sur le numéro de factures, de commandes, de clients, ou son nom..."
| L'application répertorie 800 000 documents clients et 25 000 documents fournisseurs |
Simple mais pragmatique, l'application répertorie 800 000 documents clients et 25 000 documents fournisseurs (9 Giga au total). "Pour les fournisseurs, nous renseignons certains champs dans le systèmes, ces contenus n'étant pas aussi typés que les nôtres. Ce qui nous garantit un confort de lecture ensuite", précise Christian Grandgeorge.
Désormais, Burger répond à ses clients ou ses fournisseurs en quelques secondes, concernant la réalisation d'un paiement par exemple. Même chose pour les questions de traçabilité des produits livrés, les factures indexées présentant l'ensemble des données d'expédition. Aux côtés de la relation clients et fournisseurs, la société a bien entendu réalisé des économies en espaces d'archivage (seules les factures fournisseurs sont conservées), et surtout des économies en temps de classement - estimées à un mi-temps.
"Nous sommes entrain d'intégrer les documents commerciaux à la plate-forme, notamment les références magasins et les courriers", confie le responsable. "L'idée est de disposer d'un système d'informations commerciales centralisé."
Il poursuit : "Nous pensons également exploiter les mécanismes d'archivage automatique de Zylab pour les contenus bureautiques." Finalité de cette dernière réflexion : disposer d'un serveur centralisant l'ensemble des documents de travail de l'entreprise, évitant ainsi de charger les messageries et le réseau.
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Le
projet en bref
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Entreprise
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Burger International
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Secteur
d'activité
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Accessoires en bois
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Type
de projet
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Dématérialisation
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Solution choisie
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Zylab
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Mise en production
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2005
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Dossier 
