Kraft Foods déploie un intranet de gestion des activités

Kraft Foods, acteur de l'agroalimentaire affichant 34,4 milliards de dollars au compteur de son chiffre d'affaires pour 2006, se positionne sur le marché du café et du chocolat.

La société compte parmi ses marques Suchard, Milka ou encore Toblerone, qui ne sont pas sans mettre en émoi - à la simple évocation de leur nom - les gourmands de la planète…

Après une étude des besoins réalisée à la fin de l'année 2005 et une phase de mise en production dont les différents jalons ont été posés tout au long de l'année 2006, l'intranet Gestor permet aux 800 salariés de Kraft Foods d'avoir une vision complète de leur planning de congés, RTT et de récupération d'heures, et de gérer eux-mêmes leurs demandes.

"En mettant en place l'intranet Gestor nous souhaitions également offrir la possibilité à nos 200 salariés nomades d'envoyer leurs demandes d'absences en se connectant à un simple navigateur et mettre en place un système d'auto-déclaration des pointages", fait savoir Patricia Grifoll, responsable du système d'information des ressources humaines de Kraft Foods.

L'implémentation de l'intranet Gestor a ainsi permis de simplifier le processus de saisie de demandes qui était, jusqu'à octobre dernier, effectué par la quarantaine d'assistantes de direction. En mettant un terme au processus de saisie manuel directement dans le progiciel Gestor, les risques d'erreur ont aussi pu être écartés.

"Désormais, les tâches relatives à la gestion des plannings, congés et absences sont directement réparties entre l'employé et son manager, impliquant non seulement une plus grande réactivité et traitement des demandes mais également des gains de temps et une moindre charge de travail pour les assistantes", poursuit Patricia Grifoll.

En termes de ressources humaines mobilisées, le projet a reposé sur les épaules du responsable SIRH pour l'aspect fonctionnel, mais également sur un chef de projet et un responsable Unix pour la partie technique. De même, un consultant de GFI Chrono Time a été mobilisé afin d'apporter sa réflexion sur la réorganisation des tâches et des flux induits par la mise en œuvre de la solution.

"Dans la mesure où nous souhaitions allez très vite, nous n'avons pas demandé à GFI Chrono Time d'élaborer des développements spécifiques très poussés et avons juste souhaité remplacer leur logo par le notre et mettre en place des presse-boutons pour permettre aux managers d'éditer et d'imprimer plus facilement les congés et les soldes prévisionnels".

Afin d'accompagner les utilisateurs et les aider à appréhender du mieux possible leur nouvel environnement de saisie et de consultation de leurs demandes de congés et d'absences, des actions de formation ont en outre été réalisées.

En plus du book de formation qui synthétise les principales évolutions et changements fonctionnels, un manuel de formation pas à pas a donc été réalisé, reposant sur de nombreuses copies d'écran afin d'accompagner les utilisateurs et ce, qu'ils soient aussi bien employés que managers. De même, afin de faire face aux problèmes (mineurs) rencontrés, les assistantes ont endossé au début un rôle de key user pour apporter une aide aux collaborateurs un peu perdus.

Alors que les salariés peuvent désormais facilement effectuer leur demande de congés, les managers ont, eux, une vision globale des absences passées et à venir de leur équipe, des soldes de congés et de RTT, des heures à récupérer et ont la possibilité de valider - ou de refuser - directement en ligne les demandes.

Un système de notification automatique par mail a par ailleurs été mis en place afin de prévenir les utilisateurs : lorsqu'un employé remplit une demande de congés, son manager est instantanément averti par mail tandis qu'il est lui-même averti d'un refus ou d'une acceptation de sa demande.

"L'intranet Gestor permet des gains de temps appréciables, optimise la productivité des salariés et des managers et soulage la charge de travail des 40 assistantes de département ; de même il a permis d'améliorer la transparence entre le services des ressources humaines et les collaborateurs et de mieux les responsabiliser au suivi de leurs congés et RTT", conclut Patricia Grifoll.