Microsoft Office 365 au crible

Microsoft Office 365 au crible La déclinaison cloud d'Office en reprend les principales briques : Word, Excel, PowerPoint... Elle y ajoute des outils de collaboration : Teams, Skype, Yammer ou Exchange Online.

Office 365 est la déclinaison par abonnement de la suite Office de Microsoft (dont la dernière version est Office 2016). Lancé en 2010, Microsoft Office 365 est au départ un agrégat d'applications conçues indépendamment, reprenant les briques de l'Office historique : Word, Excel, Exchange, Sharepoint... Microsoft y a ajouté par la suite des applications annexes, telles son service de stockage cloud SkyDrive (depuis rebaptisé OneDrive). Mais aussi des logiciels issus d'acquisitions : Skype ou encore le réseau social d'entreprise Yammer, par exemple. Depuis, l'éditeur s'est lancé dans un vaste chantier visant à mieux intégrer toutes ces briques ensemble. 

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Office 365 Personnel et Office 365 Famille : pour les particuliers

Particuliers, étudiants, TPE, PME, grandes entreprises et grands groupes, Microsoft décline Office 365 en pas moins de 11 forfaits visant à répondre, chacun, à l'un de ces publics. Sept d'entre eux ciblent spécifiquement les entreprises (voir le tableau ci-dessous), deux sont taillés pour les particuliers : Office 365 Personnel et Office 365 Famille.

Une offre 100% gratuite : Office Online

Ces forfaits pour les particuliers ouvrent l'accès à l'ensemble des briques de base de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), mais n'incluent pas les applications collaboratives (type Yammer ou Microsoft Teams) dessinées pour l'entreprise. Un forfait, d'entrée de gamme, est gratuit : Office Online. Il se limite à la déclinaison d'Office 365 en mode Web (avec la messagerie Outlook.com, OneDrive et des versions en ligne de Word, Excel et PowerPoint). Office Online ne permet pas d'installer les logiciels de la suite Office sur son poste.

Office Online (gratuit, 100% web) | Office 365 Personnel |  Office 365 Famille

Office 365 Personnel et Famille : pour les particuliers
Capacités de stockage 1 To de stockage
Suite Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access et Skype
Outils collaboratifs Non
Télécommunications 60 minutes d'appel Skype vers les mobiles de 8 pays et les fixes dans 60 pays
Prix Forfait personnel :  7 euros TTC par mois ou 69 euros TTC par an  
Forfait Famille :  10 euros TTC par mois ou 99 euros TTC par an

Office 365 Business et Entreprise : pour les pros

Contrairement à G Suite (les ex-Google Apps), Office 365 a su faire son trou sur le terrain des entreprises de taille moyenne et des grandes entreprises. Sur ce plan, Office 365 a notamment séduit une large majorité des groupes du CAC40 (80%). Pourquoi ? Car à la différence de l'offre de Google qui se limite au mode web (ou SaaS), la solution de Microsoft propose aussi bien des applications pures web (avec Office Online qui est inclus à tous les forfaits) que des logiciels à installer sur le poste. Une liberté que les grands acteurs apprécient, et qui leur apporte la flexibilité nécessaire à leur vaste organisation.

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Note : Office 365 intègre une suite de sécurité. Baptisée Office 365 Advanced Security Management, elle combine des outils de détection de menace (basée sur l'analyse de comportement), de gestion des politiques d'accès et de contrôle, et de suivi de l'utilisation d'Office 365. Office 365 inclut en outre un outil de DLP (prévention de la perte de données). 

Une myriade de nouvelles applications collaboratives

Ces dernières années, Microsoft n'a cessé de développer le volet collaboratif d'Office 365. Plusieurs briques ont ainsi été ajoutées en vue de répondre à l'émergence de nouveaux usages en matière de travail collaboratif :

  • Yammer. Acquise par Microsoft en 2012, la brique vient enrichir Office 365 d'un réseau social d'entreprise. Son intégration a pris du temps. Depuis mars 2017, la solution est intégrée à la gestion de groupes d'Office 365. Ce qui permet depuis un groupe Yammer de pouvoir accéder à un ensemble de ressources partagées issues d'autres briques de la suite (gestion de tâches avec Planner, contenus SharePoint, notes sur OneNote...).  
  • Delve. L'outil classe automatiquement les documents et contenus de l'utilisateur sur la base de l'analyse de son historique de travail et de collaboration. Elle repose sur une autre technologie introduite parallèlement par Microsoft : l'Office Graph. Il s'agit d'un référentiel conçu pour analyser l'activité collaborative et sociale de l'utilisateur. 
  • Microsoft Teams. En version finale depuis mars 2017, Microsoft Teams propose une alternative à l'outil de collaboration temps réel Slack. Comme Slack, cette application permet de créer des fils de chat thématiques ou par projets, via lesquels il est possible d'échanger, partager des documents, recevoir des alertes. Du fait de son intégration à Office 365, elle inclut beaucoup de possibilités que Slack ne propose pas.
Delve a pour but de devenir le portail informationnel de l'utilisateur d'Office en agrégeant ses contenus et son actualité mais aussi l'activité de ses cercles de travail.  © Capture JDN

Au-delà de Yammer, Delve et Teams, Microsoft enrichit sa suite de toute série de petits outils collaboratifs complémentaires : 

  •  Office 365 Planner est une application de gestion de tâches orientée vers la gestion d'équipe. Également intégrée à l'Office Graph, elle permet d'assigner des missions, de les partager, et de suivre leur état d'avancement.
  • To-Do est aussi un outil de gestion de tâches. A la différence de Planner (centré, lui, sur le travail en équipe), il est conçu pour une utilisation individuelle. To-Do intègre un moteur d'auto-apprentissage qui lui permet de réaliser des suggestions de tâches à réaliser en fonction du jour de la semaine.
  • GigJam (actuellement en bêta) facilite la collaboration autour des documents, et en particulier leur validation (via un processus de soumission, donnant la possibilité d'annoter un texte, entourer des paragraphes...). L'outil supporte aussi bien les documents Office que d'autres contenus (G Suite, Salesforce, Trello, Dropbox...).
  • Office Lens transforme un smartphone ou une tablette en scanner. Cet outil permet de prendre en photo n'importe quel document papier (via la caméra du terminal), puis de le convertir, via reconnaissance de caractères, au format Word, PowerPoint ou PDF pour mieux l'échanger.
  • Genee : c'est un assistant virtuel de prise de rendez-vous. Une technologie d'analyse d'agenda, fonctionnant à la manière d'un chatbot, que le groupe va prochainement intégrer à Office 365.
  • StaffHub est orienté vers le pilotage de force de travail nomade. Cette application est taillée pour diffuser planning et autres données de travail aux équipes de terrain. 

Parallèlement, Microsoft commence à injecter des possibilités d'intelligence artificielle à Office 365. Pour l'heure, elles concernent principalement Word qui intègre désormais un assistant virtuel. Un outil qui est conçu pour réaliser des recommandations stylistiques en fonction du contexte d'un document. Basé sur des techniques d'auto-apprentissage, il est combiné au correcteur orthographique et grammatical de Word. Autre fonction d'aide à la rédaction récemment ajoutée dans Word : Researcher. Elle s'adosse au Graph du moteur de recherche Bing et à l'Office Graph pour proposer des contenus web (images, extraits de texte....) et/ou issus de documents Office tiers pour enrichir le fichier ou l'e-mail en cours de rédaction.  

​Les télécoms : une autre dimension d'Office 365

La communication est une autre priorité de Microsoft avec Office 365. Lancé fin 2015, le forfait Office 365 E5  introduit un service cloud de PBX (basé sur Skype) pour assurer la gestion de la téléphonie d'une entreprise. Skype Entreprise intègre, aussi, une fonctionnalité (baptisée "PSTN calling") pour piloter les appels et conférences téléphoniques transitant par un système de téléphonie traditionnel (RTC). Avec cette nouvelle corde à son arc, Microsoft vient concurrencer les équipementiers télécoms.

Des apps pour iOS
et Android, aussi

Dans les dernières versions d'Office 365, Microsoft reste focaliser sur le couple communication-collaboration. Skype for Business est notamment intégré aux applications Office (Word, Excel et PowerPoint) en vue d'optimiser le partage et la co-édition de document. Enfin, Microsoft a adjoint à la suite une solution de partage de contenu vidéo : Stream (ex-Office 365 Video). Une brique qui doit introduire à termes la possibilité de diffuser un flux vidéo en live.

Dans le sillage de sa stratégie "Cloud-First, Mobile-First", Microsoft  propose, aussi, des déclinaisons des applications Office 365 pour les terminaux tactiles : les tablettes Windows 10, les smartphones Windows 10 Mobile, mais aussi les smartphones et tablettes Android ou iOS (iPhone et iPad).

Points forts

Points faibles

Office 365 en bref
- Une suite offrant à la fois des applications SaaS et des logiciels à installer régulièrement mis à jour via Internet
- L'étendue et la richesse fonctionnelle de la suite
- L'ancrage historique de Microsoft dans la bureautique d'entreprise
- Le manque de lisibilité sur la stratégie suivie (annonces, rachats)
- La complexité de l'offre tarifaire

​Et aussi : un Office as a Platform

Autre chantier initié par Microsoft : l'ouverture d'Office 365 pour en faire une plateforme sur laquelle d'autres éditeurs peuvent greffer des applications. Dans la même logique, l'idée est aussi de faciliter l'intégration des fonctions de la suite (en matière de communication Skype, de collaboration) à des apps tierces, iOS et Android. Une politique qui passe par la mise à disposition d'outils de développement et d'API (les Office 365 Connectors). C'est aussi dans cette optique que le groupe américain a ouvert l'Office Store : une place de marché qui a pour but de référencer toutes les applications compatibles avec Office 365. Dans le sillage de cette démarche, Microsoft a signé une série de partenariats visant à intégrer sa suite aux offres d'autres poids lourds de l'informatique. C'est le cas avec Salesforce, SAP ou Workday.

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