C'est un grand classique. En cours de projet, les utilisateurs peuvent être amenés à exprimer de nouveaux besoins, ou à redéfinir des besoins déjà exprimés en amont. "A la vue d'un pilote, les utilisateurs peuvent en effet vouloir affiner le travail d'analyse et modifier leur point de vue initial. C'est humain", analyse David Feldman de LCA. Afin d'anticiper cette éventualité, un processus de gouvernance adapté doit être mis noir sur blanc au sein du plan d'assurance qualité.
La nature de ce processus ? "Dans le cas d'une nouvelle demande, qu'elle
soit purement fonctionnelle ou technique, elle est d'abord évaluée
au niveau financier par le prestataire. Si l'ajout conduit à un dépassement
de budget, voire de délais, il devra alors être validé par
le comité de pilotage qui évaluera si ce surcoût en vaut la
chandelle au regard des enjeux du projet au niveau de la stratégie de l'entreprise.
"Il est clair que si ce process de prise en compte de nouvelles requêtes n'est pas prévu à l'avance, le projet aura toutes les chances de s'enliser", prévient David Feldman.
| Une solution possible : abandonner un lot pour
faire place à un autre finalement considéré plus urgent |
Certaines astuces peuvent également apporter une solution à cette situation délicate. "Beaucoup de choses sont envisageables. Si une nouvelle fonction est demandée par les utilisateurs, il est possible par exemple de déprogrammer un développement pour le remplacer par un nouveau, toujours dans l'optique de rester en ligne avec le budget et le planning initial", commente Frédéric Joliot d'Aedian.
Le cas échéant, un avenant au contrat initial pourra éventuellement être rédigé
afin de prendre en compte les nouveaux travaux à réaliser, avec à la clés une
réévaluation de la charge de travail, du planning et du budget nécessaire. "Si
au contraire, c'est le prestataire qui a sous-évalué la charge de
travail nécessaire vis-à-vis des besoins initiaux, il n'y aura naturellement
aucune raison d'en demander plus au client", précise-t-on chez Aedian.
