Sécuriser les impressions pour pallier les risques de fuites de données

Certains documents disposent de tout un arsenal de sécurité et de cryptage dans leur environnement numérique mais se retrouvent à la vue de tous dès qu’ils sont imprimés. Quelle entreprise n’a pas été confrontée à une perte de données liée à un document malencontreusement laissé sur une imprimante ?

Combien de documents sont imprimés dans les entreprises tous les jours qui mériteraient une confidentialité absolue ?

Dans un monde où l’on nous répète sans cesse de prendre les meilleures mesures de protection pour nos informations confidentielles, une simple feuille de papier peut sembler bien inoffensive… Les entreprises soucieuses de protéger leurs informations sensibles ont intérêt à inscrire la sécurité des documents physiques dans leur politique de sécurité globale.

Les entreprises privilégient les systèmes d’impression multifonctions et en réseau pour gagner en efficacité, se conformer aux obligations légales ou environnementales et réussir la conversion de leurs documents papier en fichiers électroniques. Mais la multiplication des multifonctions s’accompagne aussi de nouveaux risques. Une récente étude de Quocirca* révèle que 63 % des entreprises interrogées reconnaissent avoir subi un ou plusieurs cas de fuites de données dues à des documents imprimés. Ce chiffre est inquiétant, surtout au regard des dommages causés par le vol de données sensibles, pour protéger la réputation de l’entreprise, assurer sa compétitivité  et conserver la confiance de ses clients. Seules 22 % des personnes interrogées ont effectivement sécurisé leur système d’impression.
Mais en quoi
les moyens d’impression multifonctions exposent à des risques ? Ils sont souvent installés dans des zones accessibles au public : au personnel, mais aussi aux fournisseurs et visiteurs. Des impressions oubliées derrière soi sont ainsi, potentiellement, une source d’information exposée aux regards indiscrets : sur les coordonnées des salariés, les salaires, des données sensibles concernant les clients ou les patients, etc. L’étourderie d’un employé peut donner lieu à un cas grave de violation de données, avec parfois de lourdes conséquences financières.

Pratiques simples de sécurisation des impressions

Heureusement, il existe des moyens très efficaces de protéger les documents imprimés et d’éviter ainsi les fuites de données sensibles. C’est le cas de l’impression sécurisée, en mode «pull», où les travaux d’impression sont déclenchés par les seuls utilisateurs autorisés, en tapant un code PIN directement sur le tableau de bord ou en s’identifiant avec une carte sans contact. La plupart des périphériques multifonctions peuvent être dotés de fonctionnalités de protection par code PIN et/ou par badge qui aident à limiter le risque que des données sensibles tombent entre de mauvaises mains. C’est une option abordable pour tout type d’organisations équipées d’imprimantes ou de multifonctions quel que soient leurs tailles.
La problématique de l’impression sécurisée doit pouvoir être réglée facilement au moyen de solutions, de procédures et de formations à destination des utilisateurs. Ces règles doivent être prévues dans le cadre de la politique plus globale de sécurité de l’information de l’entreprise. Il faut reconnaître que faire appliquer des pratiques d’impression sécurisée suppose un investissement minime par rapport aux graves répercussions légales et financières de toute violation de données.

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Étude réalisée par Quocirca auprès de 150 entreprises de plus de 1 000 employés au Royaume-Uni, en France et en Allemagne, publiée dans le livre blanc de Nuance Communications, intitulé Impression des documents : un faux sentiment de sécurité ?



 

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