Comment être un bon chef de projet et pas qu'un héros ?

Et éviter tous les pièges de la culture du héros des chefs de projets.

La culture du héros et l’absence d’alertes 

La tenue des engagements est évidemment une qualité fondamentale attendue pour un bon chef de projet. On appelle cela la fameuse « culture du héros ».
Ce comportement de « héros » pour le chef de projet, sans qui le projet serait un échec, peut comporter des travers. Etre un héros implique d’être en mesure de gérer toute situation inattendue en toute autonomie et de manière efficace. Une des conséquences de cette situation est qu’évoquer des alertes risque d’être interprété comme une « intrusion » dans la zone de responsabilité de ce dernier et douter de ses compétences.
Lors des revues de portefeuilles de projets, il est très courant de constater une bonne progression de tous les projets. Pour les projets en retard, plusieurs alternatives sont possibles : les décaler, augmenter le budget initial, voire pour les cas les plus critiques utiliser ces deux alternatives.

Être un héros c’est ne laisser aucune place pour l’indécision

Avec une telle règle, comment alors avoir la visibilité qui permettrait de mieux anticiper pour sécuriser les résultats des projets ?

Piloter les résultats dans un outil collaboratif est une solution pour mieux anticiper

Pour mieux anticiper les risques et ainsi sécuriser au maximum les résultats des projets, il devient nécessaire de :
  • Partager des éléments les plus factuels possibles sur l’avancement et les difficultés rencontrées,
  • Collecter l’information au plus près de ceux qui la détienne,
  • Disposer de ces informations en temps réel pour améliorer l’efficacité du processus de décision.
Dans la plupart des cas, le suivi d’avancement du projet/programme est rendu factuel par la structuration en résultats intermédiaires : c’est-à-dire les livrables.
Leur granularité est « opérationnelle » pour être plus proche du terrain. L’avancement du projet est alors calculé à partir du nombre de livrables livrés ou validés. En effet, le pourcentage d’avancement de chaque livrable n’a pas d’importance dans cette logique de pilotage des résultats.
Il est important de collecter les alertes et de suivre le traitement des réserves pour identifier les difficultés au plus tôt, sans attendre qu’elles n’aient un impact sur le coût ou la durée du projet.
Même si ce dispositif améliore la capacité d’anticipation du management et apporte un gain d’efficacité opérationnelle pour les acteurs du projet, sa mise en place nécessite un accompagnement.

Le pilotage de projet en mode collaboratif : un changement qui s’accompagne

De nos jours, suivre sa livraison sur Amazon, accéder à ses comptes en banque, ou au cinéma le plus proche, à tout moment relève de la normalité. D’un point de vue « mobilité », l’information est accessible en quelques secondes.
Le fait de rester connecté en tout temps fait désormais partie intégrante des habitudes de la société.
Il devient donc normal pour les opérationnels des projets d’adopter le pilotage de projet en mode collaboratif. De cette façon, ces derniers peuvent :
  • Bénéficier d’une accessibilité à tout moment de leurs « to do », même de façon nomade,
  • Retrouver les bons documents projets, dans la bonne version, avec tous les commentaires du réseau social du projet grâce à la fonction de recherche,
  • Pouvoir déclencher les alertes à tout moment en clic.
Tous ces avantages facilitent la transition vers une gestion plus fluide des projets d’envergure. Transparence et collaboration en temps réel facilitent le quotidien et la mise en commun des contributions. Il n’y a plus de perte de temps avec des documents sans valeur ajoutée.
Finalement la plus grosse peur du changement est peut-être pour les chefs de projet.
En effet, les bénéfices sont nombreux pour les chefs de projet qui sont demandeurs de visibilité sur leurs projets. Ces derniers font de réelles économies de temps, en éliminant toutes les activités de consolidation d’information et de relance, et ce grâce aux véritables tours de contrôle en temps réel munies d’indicateurs du projet. Toutefois, la peur de perdre le contrôle exclusif de l’information sur leur hiérarchie peut être un frein au changement. Ces derniers peuvent craindre le fait qu’une trop grande disponibilité de l’information puisse l’être aussi pour les clients internes des projets, pour les sponsors, etc.
Afin de rassurer les coordinateurs, et leur donner les clés de la gestion de leur projet, le changement de mode de travail doit donc être accompagné. Les bénéfices réels de la collaboration doivent être expliqués. La collaboration en temps réel ne signifie pas la fin de l’autonomie des chefs de projets.
Bien au contraire, leurs expériences et compétences restent les clés pour la réussite du projet.
En résumé, le Chef de projet 2.0, qui est indispensable au succès des opérations, doit rester un héros, mais un héros dans son temps, en phase et en harmonie avec le monde digital.

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