Trio gagnant pour l'intégration complète : ERP, GED et collaboration

Aujourd’hui, l'apport d’une intégration complète de l'ERP et d’une gestion documentaire, via une plateforme collaborative, est devenu primordial pour une entreprise. Cette combinaison permet ainsi à l’utilisateur un accès complet à l'information et à ses usages.

Quelque soit l'application sur laquelle il travaille, l’utilisateur peut dorénavant consulter, manipuler ou collaborer sur un document dans un ERP, une messagerie, un outil bureautique et inversement.
Les outils de gestion des activités de l'entreprise sont regroupés dans l'ERP. Celui-ci couvre les aspects comptables, production, achats, stocks, ainsi que la finance. L’ERP prend également en charge les phases amont, comme la construction ou les méthodes ainsi que les phases aval tel que le dépannage sur site. Son positionnement au cœur de la vie de l'entreprise renforce son aspect structurant, et il est aujourd'hui possible de tout regrouper dans un même ERP.
La gestion documentaire (GED) recouvre les documents commerciaux, contractuels, informationnels, techniques ou de maintenance que nous pouvons retrouver dans le système d'information via les postes de travail. Toutes ces données participent à la vie de la société en la documentant. Mais la problématique pour les entreprises est que ces documents sont souvent dispersés dans les services et sont fortement déstructurés. C'est pourquoi en parallèle de son ERP, l'entreprise a également besoin de structurer ses documents en les plaçant et en les classant au même endroit.
De plus, la tendance est aujourd'hui d'aller vers des sites collaboratifs de type Sharepoint. Ce type de sites apporte une véritable cohérence à l'entreprise en permettant d'accéder à toutes les solutions et à toutes les ressources documentaires, en n’importe quel endroit et à partir de n’importe quelle application.
Prenons l'exemple d'un gestionnaire de projet : l'objectif est de lui permettre, lorsqu'il est en mode projet et dans son ERP, de retrouver tous les documents, contractuels ou non, liés à son activité, tout en disposant de tous les moyens de communication pour échanger à l'intérieur de l'entreprise comme vers l'extérieur.
Pour simplifier, il est nécessaire de mettre en place un véritable trio gagnant associant ERP, gestion documentaire et collaboration. Plusieurs étapes sont donc nécessaires pour parvenir à une solution optimale.

L'intégration du document à l'ERP

L'intégration complète de ces grandes forces et des outils qui les supportent dans un « stack » technologique unique est suffisante pour couvrir 100 % des besoins en particulier dans les PME.
Elle apporte une véritable cohérence, facilite les échanges, la communication et évite la redondance.
Mais quel est le parcours du document lors de cette intégration ? A sa réception, le document est numérisé et affecté à la GED. Celle-ci va le classer et automatiquement, grâce à la forte intégration avec l'ERP et Sharepoint, créer les liens et associer les informations provenant de l'ERP connecté.
Si par exemple il s'agit d'une facture, celle-ci sera repérée et son contenu identifié par la reconnaissance de caractères, avec un taux de réussite supérieur à 95 %, ce qui lancera le workflow de validation. A l'inverse, si le document provient de l'ERP, il bascule dans la GED avec ses métadonnées.
Autre point fort d'une solution intégrée, la traçabilité. Elle permet de sécuriser les processus de traitement du document et, dans un environnement où tout est connecté, de suivre et éventuellement retrouver tous les évènements.

L'apport de valeur d’une intégration complète

Les entreprises qui ont déployé un ERP peuvent légitimement s'interroger sur la mise en place d'une GED. En réalité, la comparaison ne se justifie pas, car il ne faut que quelques jours pour installer une GED et pour s’y former. Seule la capacité à trouver les documents et à les structurer peut allonger la démarche. C'est pourquoi le déploiement d'une GED peut se dérouler avec souplesse et en plusieurs phases, sans qu'il soit nécessaire de créer toutes les librairies dès l'origine du projet. Par exemple, en traitant d'abord les documents commerciaux, puis les documents techniques, etc. Quant à la sécurité de la donnée, elle est renforcée par la structuration de la GED, les métadonnées et les droits d'accès, avec des niveaux de sensibilité qui permettent également d'ouvrir et de maintenir sous contrôle tout ou partie de la base documentaire vers l'extérieur.
Au delà de ces démarches techniques, qui doivent se résoudre grâce à l’expertise du partenaire de l'entreprise en charge du dossier, l'apport de valeur de l'intégration de la GED à l'ERP via une plateforme collaborative est considérable, au point que le ROI est inférieur à un an.
De plus, elle permet de disposer d'un accès aux documents sans sortir de l'application, durant l'exécution des tâches et des processus standards. Le gestionnaire de projet peut ouvrir un document contractuel ou envoyer un courriel sans quitter l'ERP, et inversement. Il peut aussi accéder à une donnée liée à l'ERP sans avoir à ouvrir ce dernier. Quels que soient l'application et le document ouverts, c'est la GED qui gère les versions, le partage collaboratif, et les contributions.
L'intégration complète de l'ERP et de la GED via une plateforme collaborative peuvent tout a fait répondre aux besoins d’une entreprise qui cherche à structurer son organisation. Les apports de valeur sont importants. Le moindre étant d'offrir la capacité de mettre fin à l'impression en donnant, à tout moment et quelle que soit l'application, un accès ciblé et sécurisé aux contenus documentaires.
Une démarche qui peut également se déployer dans le cloud computing, et offrir à l'entreprise l'opportunité de basculer du Capex à l'Opex, c'est à dire de réduire drastiquement ses charges d'investissement grâce à l’utilisation du Cloud. En conclusion, le trio gagnant ERP, GED et collaboration permettra aux entreprises de posséder une vraie démarche d'innovation tout en réduisant les coûts et en renforçant le service au client grâce à une simplification du processus de gestion documentaire.

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