Dématérialisation : pour une gestion documentaire efficiente et performante

Face à l'explosion du volume des données, la transformation progressive vers le tout numérique constitue une étape clés. Il devient de plus en plus difficile de garder le contrôle sur l’information et de garantir sa traçabilité.

Le numérique en entreprise a connu un développement exponentiel ces dernières années. Aujourd’hui les volumes de données sont tels qu’on parle désormais de datamasse, voire de mégadonnées (Big Data). Dans ce climat, la transformation progressive vers le tout numérique constitue une étape sensible, car il devient de plus en plus difficile de garder le contrôle sur l’information et de garantir sa traçabilité. De leur côté, les directeurs des systèmes d'information peinent à développer des solutions performantes et évolutives. Il est donc nécessaire pour les entreprises d’élaborer une véritable stratégie numérique interne, pour une transition numérique confortable et profitable. Les entreprises outre-Atlantique l’ont très bien compris, mais qu’en est-il des entreprises françaises ? 

Des entreprises françaises qui tardent à se digitaliser

Une étude du cabinet Roland Berger menée auprès de 500 entreprises françaises de plus de 50 salariés nous révèle un constat pour le moins inquiétant : les entreprises françaises sont très en retard dans leur métamorphose numérique, et sont en train de manquer un virage déjà bien négocié par leurs concurrentes américaines, mais également européennes.

Selon cette même étude, 57% des entreprises de l’hexagone affirment identifier le numérique comme un axe stratégique, mais elles sont seulement 36% à avoir développé ce genre de stratégie. Coût (62%), résistance au changement (52%), manque de compétence (52%) sont les principaux freins mentionnés. Alors comment prendre part à la révolution ? Comment bénéficier des bienfaits du numérique et ainsi gagner en efficacité et en productivité ?

La GED, une étape clé de la dématérialisation

La GED, Gestion Electronique des Documents, se révèle être un enjeu majeur voire crucial dans la bonne gouvernance d’une entreprise. En effet, il peut s’avérer très difficile d’envisager réussir sa transformation numérique tant que le format papier prédomine dans  l’entreprise.

Le premier baromètre GED de Canon, dont les résultats ont été dévoilés en décembre dernier, révèle l’importance de la gestion documentaire. Si 80% des 600 entreprises françaises interrogées jugent la gestion documentaire comme étant un enjeu majeur, 64% avouent ne pas être dotées d’une solution GED, et l’étude révèle que 69% des factures s’échangent encore au format papier et que 88% sont saisies manuellement !

Pourtant, les professionnels reconnaissent de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. En premier lieu, le gain de temps, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus. De plus, 50% des sondées jugent que la GED renforcerait la collaboration au sein de l'entreprise.

En dehors de la sphère stratégique, la dématérialisation par la GED offre, n’en déplaise à tous les sceptiques en matière de cyber-sécurité, une meilleure protection pour les données, documents et communications qui comportent le plus souvent des informations confidentielles et sensibles. Ainsi, finis les documents papiers perdus ou volés, et oubliée la peur de se faire « hacker à la Sony Pictures ».

Externaliser le développement des solutions pour plus de tranquillité

Si les entreprises préfèrent développer ces solutions sur leur serveur local (78% selon le baromètre GED) pour des questions de confidentialité et de souplesse, d’autres opportunités pourtant moins onéreuses mais non moins sécurisées s’offrent à elles, grâce notamment au SaaS (Software as a Service). De plus en plus d’entreprises ont recours à ce canal, car cela permet de limiter l’investissement de départ par un système d’abonnement, et donc de réaliser une transition numérique en douceur.

D’autre part, développer ce type de solutions en interne confère une lourde responsabilité au service informatique de l’entreprise en matière de sécurité. Un autre avantage à externaliser réside donc dans le fait de déléguer cette responsabilité à une entreprise tierce, spécialisée dans le secteur, et donc plus à même de garantir une sécurité optimale grâce à des serveurs certifiés par les normes internationales (ce qui est rarement le cas des serveurs locaux).

La dématérialisation, une étape devenue incontournable

Plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle désormais indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : les ressources humaines, les échanges avec l’administration, et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique.

En effet, la documentation support des réunions du Conseil comporte des centaines de pages qui doivent être traitées, revues, assemblées et envoyées aux quatre coins du globe pour certains groupes internationaux. Faire des modifications de dernière minute relève de l’impossible, surtout quand on sait que le délai moyen pour étudier cette masse d’informations est très court. Il est donc grand temps pour les entreprises de faire appel aux solutions de dématérialisation des instances pour faciliter leur organisation et y favoriser la circulation de l’information.

De plus, à l’heure où un simple mail n’offre plus aucune garantie en termes de sécurité, et où la cyber-sécurité apparaît comme un enjeu majeur, certaines solutions de dématérialisation des instances proposent un stockage des données sur des serveurs dédiés et certifiés par les normes internationales en sécurité informatique.

Ainsi, être à la pointe de l’innovation, faire des économies substantielles, développer la sécurité et participer au développement durable, le tout sans bouleverser le fonctionnement de son entreprise, tout cela est désormais rendu possible grâce à la dématérialisation, et de nombreuses avancées dans le domaine sont attendues en cette année 2015, année qui s’annonce être celle de la révolution numérique dans le monde corporate.

Stockage / SaaS