Réussir la transition de l’administration des systèmes dans le secteur de l’éducation

Les établissements scolaires et le monde de l’éducation intègrent de plus en plus le numérique dans leurs programmes et fonctionnements. L’administration des systèmes est donc devenue cruciale.

La maintenance des salles informatiques, la mise à disposition d’un ordinateur à chaque étudiant, la gestion d’une population mobile, les services de support d’un environnement IT complexe avec des systèmes et terminaux divers, sous Linux, Windows, Mac OSX, des imprimantes, des projecteurs, des routeurs, etc. Le défi de la disponibilité et de la sécurité des réseaux compliquent quotidiennement la tâche des responsables informatiques dans le secteur de l'éducation… 

D’autant qu’il faut compter sur des ressources limitées et des budgets en baisse. Sans les bons outils, ce  poids  devient vite trop lourd pour une petite équipe IT. La fin de l’année scolaire approchant, ce peut être le bon moment pour les administrateurs IT d’investir et de moderniser leur environnement avant la rentrée.

Voici 6 axes clés que les institutions éducatives peuvent suivre pour résoudre quelques-unes de leurs difficultés et gagner en efficacité :

1. Remplacer les processus manuels complexes, qui prennent trop de temps

Une solution de centralisation et d’automatisation peut alléger grandement la charge de travail d’une équipe IT. L’administration à distance et la distribution ciblée et automatisée de logiciels libèrent du temps en éliminant les tâches manuelles. Il est également possible de gagner du temps en utilisant un système d’inventaire des équipements et des logiciels, y compris des  dispositifs connectés qui ne sont pas des ordinateurs fixes ou mobiles. Une seule appliance peut en effet centraliser les opérations de reporting IT de l’ensemble des systèmes (une fonctionnalité aussi appréciable qu’essentielle lorsque l’on veut justifier de la conformité réglementaire et des licences), la gestion des actifs et celle du cycle de vie des systèmes. Un tel système, associant matériel et logiciel peut aussi produire des rapports personnalisés d’inventaire des systèmes qui aident à savoir s’il faut ou non moderniser les équipements pour qu’ils supportent par exemple de nouveaux programmes en ligne pour l’évaluation des étudiants, et permettent de vérifier qu’ils sont correctement configurés.

2. Déployer de nouveaux logiciels sur des centaines ou des milliers d’ordinateurs

Avant chaque début d’année scolaire l’équipe IT doit préparer les ordinateurs portables et les tablettes à attribuer aux étudiants, souvent avec des ressources limitées et dans des délais très courts. Pour que ce processus de déploiement d’images soit le plus efficace possible, l’équipe IT doit idéalement utiliser un logiciel avec des fonctions de déploiement en multicast sur PC et MAC. Ce dernier doit également permettre le déploiement automatique d’images sur des tablettes Windows via le réseau.

3. Pouvoir compter sur un service d’assistance rationalisé

Les problèmes d’accès aux ressources ou aux applications doivent pouvoir être résolus rapidement pour optimiser la productivité des étudiants et des enseignants. Les établissements ont intérêt à employer un service d’assistance dédié qui évite que les agents de l’administration IT aient besoin de se rendre physiquement sur les campus et d’intervenir manuellement sur les ordinateurs.

4. Renforcer la sécurité des ordinateurs, des réseaux et des données et instaurer des règles

Internet est un outil précieux pour étudier mais il peut aussi poser des risques liés à l’accès à des sites web inappropriés ou au téléchargement de logiciels infectés par des programmes malveillants. Les établissements doivent impérativement se doter d’un système qui empêche ou surveille l’utilisation de dispositifs de stockage amovibles pour éviter les fuites de données et la suppression sans autorisation de données sensibles. Par ailleurs, il leur faut tirer parti d’une solution de distribution automatique de correctifs et d’analyse des systèmes pour s’assurer que les dernières mises à jour de sécurité sont installées et qu’il n’existe pas de brèches par lesquelles des pirates pourraient s’introduire. Lorsqu’il repose sur la mise en place de règles, le verrouillage des clés USB et des dispositifs de stockage et de communication permet de configurer finement les interdictions d’accès à certains types de dispositifs et les autorisations d’accès aux fichiers. Le fait de privilégier l’élévation de privilèges des applications plutôt que d’accorder des droits aux utilisateurs est préférable pour annuler le risque que des étudiants ou des enseignants disposant d’autorisations installent des logiciels inappropriés ou qu’ils copient des données sur des systèmes flash.

5. Gérer les dispositifs mobiles des étudiants comme les autres outils d’apprentissage

Les smartphones et tablettes se généralisent à tel point que les écoles doivent employer des logiciels qui encadrent et sécurisent ces dispositifs mobiles comme c’est le cas des ordinateurs fixes et portables et des serveurs.

6. Réduire les coûts de consommation d’énergie de centaines ou de milliers d’ordinateurs laissés en marche alors qu’ils ne sont pas utilisés

Les écoles ont intérêt à se doter d’un système avec fonctions de gestion de l’alimentation qui crée un profil de contrôle de la consommation de toute une population de postes clients ou des profils uniques pour des groupes de postes clients spécifiques. Il doit être possible de programmer l’arrêt des postes clients à certains horaires ou au bout d’un certain temps d’inactivité du système. Idéalement, différents niveaux d’économies d’énergie doivent pouvoir être contrôlés, permettant par exemple de n’éteindre que le disque dur ou le moniteur ou bien tout le système. L’IT pourra ensuite générer des rapports ad hoc ou pré-configurés pour démontrer le montant des économies générées par la politique de gestion de l’alimentation.

Il est crucial que les services IT des établissements scolaires  se penchent sur ces 6 points clés pour gagner en efficacité et stimuler la productivité, mais aussi pour garantir la sécurité des réseaux et des étudiants. Ces solutions d’administration système sont tout à fait à la portée des établissements et des organisations.

Aussi complexe que la tâche puisse paraître, il existe  pourtant  une solution centralisée unique qui combine ces 6 axes d’intervention pour aider le personnel IT à réussir la transition de l’administration des systèmes pour aborder la prochaine rentrée scolaire sereinement.

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