Les universités peuvent faire la différence grâce aux données

Communiquer les données relatives à leur mission devient critique pour les universités. Leur personnel doit aussi être en mesure de travailler sur les données pour prendre des décisions mieux informées.

Les universités doivent souvent communiquer des données relatives à leur mission, tels que la composition du corps étudiant, le nombre de diplômés, ou leur méthode de gestion des finances. Le volume conséquent de données et la disparité des sources peuvent compliquer la tâche. Cependant, les établissements qui ont su présenter clairement les données importantes ont été mieux à même de faire passer leur message et, ainsi, de s'engager auprès de leur communauté d'une manière plus concrète.

Voici sept manières d’utiliser l'analyse et la visualisation de données pour les établissements de l'enseignement supérieur :

1) Garder un œil sur les tendances en matière d'inscriptions
Le nombre d'inscriptions fait partie des types de données les plus importants pour une université. Les données concernant les inscriptions sont la clé de la réussite en matière de planification et de recrutement. Elles peuvent révéler des tendances, telles que les changements observés au niveau des caractéristiques démographiques et des profils des étudiants.

L'Université d'Oxford en a tiré profit en présentant ses données d'inscription en ligne. Grâce à l'utilisation d'outils de visualisation des données, l'université a découvert que le nombre d'étudiants s'inscrivant pour des études de troisième cycle est en hausse, alors que le nombre d'étudiants s'inscrivant en premier cycle est resté relativement stable.

L'analyse des tendances en matière d'inscriptions permet aux étudiants, au corps enseignant et au personnel universitaire de mieux comprendre les évolutions rapides au sein de la communauté. Grâce à ces informations, les universités peuvent également découvrir les tendances en matière de popularité de leurs cours et donc adapter les espaces en conséquence.

2) Créer un livret d'informations interactif sur l'université
Les futurs étudiants (et leurs parents) choisissent généralement une université en fonction de données telles que les frais d'inscription, le nombre d'élèves dans les classes, le taux de réussite ou d'autres facteurs. Fournir ces données sous forme visuelle et attrayante sur le site Web de l'université peut aider les futurs étudiants et leurs parents à mieux comprendre les programmes de l'université et ainsi à effectuer des choix éclairés.

Par exemple, les visiteurs du site Web de l'Université d'Oxford peuvent interagir avec les données présentées en les filtrant par type de cours, sexe, tarif, résidence et nationalité. De son côté, l'Université Cornell fournit ces informations sur sa page Facebook, ce qui permet à toute personne intéressée de trouver entre autres des renseignements sur les profils des cours de première année, les diplômes ou les enseignants.

3) Communiquer les résultats des enquêtes
Presque toutes les universités mènent des enquêtes afin de mieux comprendre leurs communautés et leurs étudiants. Par conséquent, de nombreux établissements disposent d'ensembles de données volumineux, qui doivent être analysés. Ces résultats d'enquête peuvent comporter des milliers de lignes de données et peuvent s'avérer difficiles à gérer à l'aide de simples logiciels de tableurs.

Le personnel de l'université peut alors profiter d'outils de visualisation des données faciles à utiliser. Ces outils les aident à poser les bonnes questions, à trouver des réponses et à mettre au jour les tendances cachées dans les données.

Par exemple, une école peut s'intéresser aux nouveaux étudiants en analysant leurs notes et les matières principales choisies, et les responsables administratifs souhaitent peut-être plutôt analyser la satisfaction des étudiants en matière de qualité des cours dispensés ou d'insertion dans la vie active. Avec les bons outils de visualisation des données, le personnel de l'école peut trouver des réponses à ces questions en examinant les résultats d'enquête en profondeur. Ils peuvent même utiliser ces résultats pour améliorer le programme des cours ou utiliser un style d'évaluation différent qui sera mieux adapté aux cours.

4) Analyser l'utilisation de l'espace
Les universités doivent planifier correctement l'utilisation de l'espace physique disponible afin de fonctionner efficacement. Notamment, les responsables administratifs des écoles doivent régulièrement réorganiser l'attribution des classes et modifier les plans d'urgence. Dans un souci d'économie d'énergie, de nombreux établissements utilisent également l'analyse spatiale pour surveiller et réduire la consommation en énergie. De plus, l'analyse spatiale est nécessaire afin de planifier toute future croissance et de s'adapter aux besoins en cours d'évolution.

Il peut alors s'avérer utile de superposer des données sur une carte. Cette approche peut se révéler très précieuse pour la planification de nouvelles utilisations d'espaces spécifiques sur le campus. L'Université Purdue, aux États-Unis, utilise cette méthode afin de visualiser et de surveiller la position de la majorité des étudiants sur le campus au cours de la journée, sur un certain nombre de périodes d'études.

5) Se comparer aux autres établissements similaires
Les universités peuvent également utiliser l'analyse de données pour se mesurer aux établissements similaires. Les données telles que les résultats de tests, les taux de réussite et les bourses octroyées peuvent être comparées.

Cela permet aux universités de mieux comprendre leur position par rapport à leurs homologues, et d'identifier les domaines dans lesquels elles peuvent apporter des améliorations. La comparaison des données sert également à fournir aux étudiants potentiels et actuels un aperçu transparent du classement des écoles en matière de performances académiques, de frais de cours, etc.

6) Afficher une responsabilité fiscale
Les étudiants, les parents et les donateurs s'intéressent souvent à la manière dont les universités gèrent leurs finances. Cela est d'autant plus important étant donné la hausse actuelle des frais d'inscription.

Bien qu'il puisse être utile de rendre public le compte des résultats, la visualisation des données fournit un tableau plus complet. Les universités peuvent aider les intervenants à mieux comprendre les informations à l'aide de visualisations de données efficaces plutôt que de tableaux de chiffres.

7) Améliorer la communication
Les universités sont remplies de spécialistes de l'information spécialisés dans le partage de données, d'idées et de renseignements. Le partage d'informations aide à établir, en interne, une culture basée sur la collaboration. Lorsqu'elles sont partagées de façon transparente et facilement compréhensible, les données aident à établir la confiance et à réduire les risques de conflits. 

Cela favorise également la collaboration entre les différents services ou les différentes équipes à partir de données de référence communes. De cette manière, le personnel peut mieux comprendre les défis auxquels les autres équipes font face. Cela accroît le sentiment de travailler ensemble pour une solution commune.

Les outils de visualisation des données sont la solution idéale pour une telle collaboration ouverte. Plusieurs de ces outils permettent de mieux partager les données à l'aide de tableaux de bord, de serveurs et d'Internet. Ils aident également à réduire les erreurs au minimum et à améliorer l'interaction collaborative entre les utilisateurs.

Défis majeurs
Les universités font face à plusieurs défis concernant l'utilisation des données. Le défi le plus visible réside dans le volume considérable des données, qui existent souvent dans plusieurs formats et proviennent de différentes sources au sein de l'environnement académique. Le plus souvent, ces données sont issues de systèmes d'inscription, de systèmes de gestion des cours, d'enquêtes et de nombreuses autres sources. Il importe donc que les universités choisissent un outil d'analyse ou de visualisation des données pouvant accéder à de nombreuses sources de données et interpréter des données dans des formats différents.

Un autre défi majeur réside dans le fait que les universités doivent travailler avec des données constamment mises à jour. Par exemple, des données telles que les résultats des tests, les chiffres de la gestion des fonds et la population étudiante évoluent constamment. Le personnel de l'université doit être en mesure de travailler sur les données les plus récentes pour prendre des décisions mieux informées. La situation idéale consiste à travailler avec des outils d'analyse permettant de récupérer et d'actualiser automatiquement les données à l'aide d'une connexion directe aux sources.

Enfin, la sécurité des données et la confidentialité des informations sont d'une importance capitale. Les informations telles que les salaires du personnel et les profils individuels des étudiants doivent rester confidentielles. Les outils d'analyse de données doivent disposer de fonctions de sécurité telles que l'attribution d'administrateurs et l'authentification des utilisateurs. Les utilisateurs autorisés peuvent ensuite choisir de garantir la sécurité des données sensibles et de ne publier que les données adaptées à la diffusion au grand public.

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