Quelques critères fondamentaux pour choisir son PGI

À bien des égards, l’ERP que vous choisirez sera le principal moyen par lequel les divers domaines de votre entreprise formeront un ensemble unifié.

Choisir et déployer un logiciel ERP a généralement pour but d’améliorer l’efficacité et la transparence au sein des différents processus de la chaine de production. Cela englobe les achats,  l’approvisionnement, la fabrication, le contrôle des stocks, les ventes, en passant par le contrôle des coût, la qualité, la distribution et la gestion de la relation client.

Le choix de l’ERP ne doit pas être pris à la légère. Des ressources organisationnelles considérables doivent être dédiées au déploiement du nouveau système et en cas d’échec les coûts peuvent s’avérer incroyablement élevés. La planification et le processus de sélection constituent, pour toutes ces raisons, des étapes critiques pour un achat d’ERP réussi. Voici cinq critères à prendre en compte avant de se décider :

1. L’évolution et la flexibilité de la plate-forme
Vos exigences et vos besoins ne doivent pas être la seule chose qui vous guide dans votre décision d’achat. Vous devez également considérer quelles caractéristiques supplémentaires  vous seront  nécessaires  lors du développement et de la diversification de l’entreprise.

Cela implique de regarder au-delà des caractéristiques standard que présente le système pour s’intéresser à son adaptabilité aux besoins changeants de l’entreprise. Si l’ERP que vous convoitez présente des limites excessives en termes de personnalisation, il est conseillé de chercher ailleurs.

2. Le support aux utilisateurs d’appareils mobiles
De plus en plus d’employés apportent leurs propre matériel sur leur lieux de travail,  ainsi les entreprises se doivent de fournir un accès aux flux de travail et aux données sur leurs appareils mobiles personnels. La possibilité donnée aux employés de travailler dans les conditions qu’ils jugent adéquates, quand et où ils le souhaitent a considérablement stimulé la productivité. C’est pourquoi une limitation de la fonctionnalité mobile rendra impossible de tels gains d’efficacité.

Le tableau de bord de l’ERP doit être adapté à la technologie sans fil et accessible partout à tout moment. En déplacement, vos employés pourront accéder aux flux de travail et aux données clés pour éviter une période d’inactivité trop longue. Plus important encore : la capacité à saisir et stocker des données en un seul processus. Lorsque les employés peuvent saisir des données directement sur le terrain, le risque d’erreur est réduit par rapport à une situation où ils doivent rassembler les données dans un premier temps et les saisir dans le système plus tard.

3. Les recommandations et témoignages de clients
Un fournisseur de logiciel ERP doit être en mesure de vous donner les noms de quelques clients que vous pouvez contacter pour avoir un aperçu de l’ensemble du processus de déploiement. Il est important de ne pas seulement se concentrer sur le logiciel : il faut aussi prendre en compte le savoir-faire apporté par l’équipe de déploiement du fournisseur, ainsi que ses capacités techniques et son esprit commercial au sens large. Dans bien des cas, lorsqu’un ERP n’est pas à la hauteur des attentes, ce n’est pas forcément en raison de la mauvaise qualité du logiciel, mais plutôt parce qu’un problème a eu lieu au cours de son déploiement.

4. La facilité d’utilisation et la contextualisation
Chaque département de l’entreprise travaillera au jour le jour avec certains types de données, alors que d’autres ne lui seront d’aucune utilité. L’expérience de l’utilisateur doit donc être personnalisable selon chacun, afin que seules les informations les plus pertinentes soient présentées pour des raisons de simplicité. Cela implique, pour les entreprises internationales qui ont besoin de données spécifiques selon leur région et des unités de mesure différentes selon leur site, un effort de contextualisation. Sur le fond, un bon ERP doit être en mesure de présenter les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment.

5. Coûts à long terme
Il est facile de se limiter à considérer les coûts initiaux, mais il est essentiel de prendre en compte les coûts totaux sur le long terme. Intéressez-vous aux coûts de déploiement à long terme liés à un changement de direction. Votre ERP doit être configuré pour refléter l’état futur de vos processus opérationnels, ainsi que l’évolution des procédés : il faudra donc tenir compte des coûts liés à la formation, à l’évolution de votre système et aux  acquisitions parallèles.

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