Où et comment se procurer un ERP Post-Moderne ?

Le modèle standard d'ERP semble aujourd'hui limité voire inadapté à l'évolution des systèmes d'information. Alors quelles pistes suivre pour assurer sa transformation numérique ? Le point.

Le Gartner l’affirmait dans un communiqué de presse publié en fin d'année dernière : « D'ici 2016, l'impact du Cloud et l'émergence de systèmes ERP postmodernes relégueront les actuels ERP au rang de systèmes 'legacy' » – traduire, obsolètes - ; conséquence directe, les DSI « doivent prendre des mesures pour gérer cette réalité à venir », poursuit le communiqué.

Les auteurs expliquent ensuite que la meilleure approche consiste à déployer des solutions Cloud « au-dessus » des systèmes ERP centraux. Si cette recommandation est louable, le cabinet n'est pas tout à fait clair sur la façon de procéder. L'évocation de l'émergence de « systèmes ERP post-modernes » dans ce débat laisse également entendre qu'il existe de nouvelles offres prêtes à l’emploi, et qu'il suffirait de se les procurer sur étagère pour résoudre le problème. Si seulement c'était aussi simple que cela...

La réalité reste que des milliers d’entreprises se retrouvent confrontées à un problème aussi épineux que coûteux, ne sachant plus trop que faire de leur ERP vieillissant. Ces solutions qui constituaient, dans les années 90, du temps du client-serveur, des offres de pointe, apparaissent comme dépassées dans le contexte actuel du Cloud et du SaaS. Tout le monde le reconnaît, y compris les éditeurs de logiciels eux-mêmes. Pourtant, ces applications forment toujours la pierre angulaire du SI des entreprises.

2016 est proche, et la plupart des entreprises semblent comme un chevreuil dans les phares d’une voiture, paralysées. Quelques-unes ont opté pour des opérations visant à se débarrasser de ces systèmes et à tout reprendre à zéro. Celles qui ne bougent pas ne s'en sortiront pas, mais celles qui choisissent d'éliminer entièrement l’ancien pour le remplacer par du nouveau ne font pas le bon choix non plus. L’un des points clés du désormais nécessaire ERP post-moderne est de faire évoluer la nomenclature de l’entreprise, pour classer l’ERP existant comme un élément structurant de référence, sur lequel interfacer progressivement des applications modernes, flexibles et standardisées. Cette méthode permettra de faire évoluer rapidement les fonctionnalités et le management, tout en maintenant l’ERP vivant, et donc en préservant l’investissement.

Pour être spécifique, pour initier ce type de projet, je suggère aux entreprises de commencer par le déploiement d’applications au retour sur investissement rapide, par exemple les applications de gestion des dépenses telles que l'approvisionnement, la facturation et les frais professionnels.

Pour se convaincre de la pertinence de l’approche, il convient de passer les différentes options en revue :

Se débarrasser du système ERP central

La première option, celle consistant à se débarrasser de son ERP dans son intégralité pour le remplacer par un nouveau système, revient en quelque sorte à opter pour une transplantation cardiaque. C'est risqué, coûteux, douloureux et vous serez 'hors service' pendant un bon moment.

L'installation de ces systèmes a requis d'énormes efforts et d'importantes dépenses : d’une part, l'acquisition de briques technologiques très onéreuse, et d’autre part, leur mise en œuvre, qui a exigé l'intervention d'une myriade d'experts, souvent pendant des années.

Cela exigeait aussi de trouver des accords entre les départements d'une même entreprise pour encoder leurs processus communs et les configurer, tout en laissant ouvertes des options pour une certaine flexibilité à long terme.

Fondamentalement, la technologie a évolué, mais pas les personnes. Ainsi, les technologies Cloud sont nettement moins coûteuses et bien plus simples à mettre en œuvre ;  mais le remplacement de tout un système ERP exigerait un temps phénoménal et représenterait un investissement exhorbitant pour redéfinir les processus et former tous les collaborateurs. Sans compter l’alignement de l’ensemble des processus de l’ancien système pour les remettre en correspondance avec le nouveau.

Le coût et l’interruption d'activité engendrés seraient énormes et le temps que tout cela se mette en place, il est fort possible que le groupe ait déjà procédé à des acquisitions, se soit séparé de tel ou tel actif, ou se soit développé dans de nouvelles régions, voire, ait entièrement modifié son business model.

Personne ne s'engagerait volontairement dans cette opération à haut risque. Jusqu'à présent, les succès en la matière sont d’ailleurs très rares. Sur le marché des logiciels d'entreprise, l'innovation prend le dessus. On ne revient pas en arrière. L'idée que les entreprises abandonnent l'investissement réalisé dans la base de données et leur base logicielle n'est pas envisageable. Au contraire, il est important qu'elles puissent exploiter ces atouts.

Des entreprises paralysées

De nombreuses directions ont conscience du problème, mais ne savent pas quoi faire. Elles optent alors pour la deuxième option, préférant l'attentisme, tout en sachant pertinemment que ces systèmes sont, comme l'indique le cabinet Gartner « un élément central de leur activité. » Chaque jour qui passe, elles perdent du terrain au profit d’entreprises plus jeunes, plus agiles.

Des DSI ont perdu leur job pour moins. Si vous gérez un département informatique, le plus important est de se lancer dans le projet, à condition bien sûr de ne pas avoir de priorité stratégique majeure à traiter en premier lieu. Ensuite, il convient de déterminer par quoi commencer.

Identifier les briques candidates à l’évolution
La troisième et à mon avis, la meilleure option, consiste à retenir les solutions legacy comme système de référence, et à identifier les segments sur lesquels refonder la base d’applications modernes. L’un de ces segments est clairement celui de la gestion des dépenses. C'est la raison de notre intervention. Étudions néanmoins d'autres possibilités afin de parfaire l'argumentaire.

De nombreuses entreprises ont déjà déployé avec succès des CRM Cloud avec Salesforce, ou des Cloud HCM avec Workday. Des options tout à fait pertinentes, qui ont pu se développer de concert avec l’ERP en place. Il y a aussi la stratégie ERP à deux niveaux de NetSuite, dans laquelle certaines divisions ou certains sites de l’entreprise commencent à transférer certaines instances spécifiques dans le Cloud, comme leurs registres ou leurs plans comptables. Tous ces types d’options sont des bonnes façons de mettre le processus en route ; mais lequel est effectivement le meilleur

L'approche sensible

De mon point de vue, débuter par la gestion des dépenses est l'option la plus judicieuse. Vous pouvez remplacer une grande partie de vos fonctions ERP dans des domaines à faible risque. Une grande majorité de collaborateurs d'une entreprise sera concernée par l'achat de biens ou services, directs ou indirects ; déployer une solution facile à adopter et facile à utiliser dans ce domaine vous garantira donc d’adresser rapidement une majorité d’employés. Vous pouvez ainsi déployer des modules Achat ou Facturation, ainsi que les processus associés, comme par exemple les inventaires ou la gestion de contrats.

Il s'agit d'un système unique que vous pouvez disposer sur des types d’instances ERP variées, pour créer des processus communs dans différentes régions ou sur plusieurs départements de l’entreprise. La prise de risque est ainsi maîtrisée, dans la mesure où il n’est pas nécessaire, pour commencer, d’intégrer les référentiels de données clients, employées ou financières. Et l’impact financier est évident et rapide : une gestion stricte des dépenses indirectes apporte une économie directe. Le retour sur investissement est donc facile à quantifier.

Le bon moment

Les perspectives présentées par le cabinet Gartner sont sensées et il est temps de se lancer. Vous débarrasser de votre ancien système ERP pour le remplacer par un nouveau système est une opération bien trop risquée et pénible. Mais ne rien faire pourrait se révéler bien pire dans les années à venir. La seule solution viable consiste à 'détricoter' progressivement ces anciens systèmes, tout en déployant progressivement des solutions cloud pour moderniser certains des processus sous-jacents.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe un excellent moyen d'y parvenir, la gestion des dépenses offrant un excellent point de départ : en obtenant rapidement une petite victoire sur le projet, vous aurez jeté les bases d’une transformation plus substantielle de votre futur « ERP Post-moderne ». Il ne vous reste plus qu'à vous lancer.

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