Office 365 : planifier la migration de vos données vers le Cloud

Une migration depuis Exchange et Office sur site vers un environnement Cloud ou hybride pose encore des défis. Le point sur quelques bonnes pratiques.

Le « déménagement » vers Microsoft Office 365 devient de plus en plus populaire. Office 365 apporte de nombreux avantages à ses utilisateurs en termes de productivité, de disponibilité du réseau, de collaboration et d'envoi de messages. Des processus de travail, une sauvegarde de données et une récupération après sinistre, renforcent l'attractivité du Cloud. Néanmoins, une migration depuis Exchange et Office sur site vers un environnement Cloud ou hybride pose encore des défis.

L’idée préconçue qui consiste à penser que des pertes sont inévitables lors d'une migration vient probablement de personnes mal préparées à ce déménagement. Une migration implique beaucoup de travail et constitue une expérience stressante. Mais il s'agit également d'une opportunité de faire le vide pour emménager sans éléments superflus. Même à l'étape préparatoire, l’éventualité de rencontrer des problèmes est grande. Mais plus une entreprise prépare cette migration avec sérieux et professionnalisme, plus le processus sera fluide — ce qui permet également de réaliser de grandes économies sur le long terme.

Conserver, archiver, migrer, supprimer — avant l'arrivée du camion de déménagement

Les entreprises qui décident de passer au Cloud doivent savoir que cela implique un processus complexe de migration de l'infrastructure et non pas une simple mise à niveau logicielle. La clé de la réussite réside dans une bonne préparation. Les personnes chargées du processus doivent vérifier que toutes les données sont prêtes pour la migration et que le réseau de l'entreprise possède la capacité nécessaire pour interagir avec le Cloud.

1. Préparation de la migration des données

Dès le départ, il faut décider si l'entreprise souhaite réellement déplacer l'ensemble de ses données vers le Cloud. Il est souvent logique d'en archiver une partie. Les e-mails représentent généralement un volume de données conséquent. Tout migrer implique que ces messages doivent être déplacés en ligne, malgré le fait que les utilisateurs n'accèdent que très rarement à leurs anciens e-mails. Les e-mails enregistrés sont responsables d'une augmentation de 30% du temps nécessaire à la migration des données vers Office 365, ainsi que de l'augmentation des coûts correspondante.

Comme les serveurs Exchange migrent vers le Cloud, il faut aussi libérer l'espace adéquat pour les données existantes. Il en va de même pour les fichiers PST et les archives locales des nombreux utilisateurs. Il est donc grand temps de faire le ménage dans les e-mails sauvegardés. Il n'est pas essentiel de tout déménager dans le Cloud ; beaucoup de choses peuvent être gérées par d'autres moyens, plus efficaces. Ainsi, les équipes informatiques se retrouvent face à cette décision : que voulons-nous conserver, archiver, migrer ou supprimer ? Cela vaut la peine d'archiver tous les e-mails et les fichiers PST existants avant le début de la migration en elle-même. Les boîtes de réception radicalement plus légères peuvent ensuite être déplacées vers le nouvel environnement Cloud, ce qui assure une transition fluide pour les utilisateurs.

Le réseau

Les entreprises rencontrent souvent deux grands problèmes liés au trafic des données. Le réseau actuel est tout simplement trop lent lorsqu’un grand nombre de personnes est en ligne.

2.  Office 365 entre en concurrence avec d'autres applications web pour la bande passante disponible.

Dans les environnements informatiques classiques, un seul pare-feu fournit la sécurité d'un seul serveur Exchange sur site. Tout le trafic de messagerie électronique est routé via cette instance centrale, même si le personnel voyage ou travaille à domicile. Pour le passage à Office 365, il peut être utile de configurer une répartition directe des accès à Internet. Cela permet de répartir le trafic des données sur des réseaux externes. Plusieurs instances de pare-feu sont nécessaires pour sécuriser ces connexions internet directes. Cela peut impliquer beaucoup de travail pour les responsables informatiques à moins de mettre en œuvre une solution globale de pare-feu gérée de façon centrale pour les réseaux distribués.

2. Déménagement vers le Cloud

Une fois que tout est trié et organisé, le déménagement vers le Cloud peut commencer. Pour y arriver — ce qui, d'ailleurs peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois — le processus doit être aussi efficace que possible et assurer la continuité des activités de l'entreprise. Toutefois, avant que tous les utilisateurs trouvent leur place sur Exchange Online, il faut établir un plan pour la migration des paramètres utilisateur - comme les profils et les carnets d'adresses - vers le nouvel environnement cloud. Plutôt que de déplacer toutes leurs données vers le cloud, de plus en plus d'entreprises optent pour une solution hybride. Cela signifie que certains utilisateurs et certains emplacements de stockage restent avec Exchange sur site, tandis que le reste déménage dans le cloud.

Dans une situation de déménagement ordinaire, vous demandez à vos amis et connaissances de vous aider et les impliquez activement. Les responsables informatiques d'une entreprise doivent en faire autant : lors du passage d'un Exchange à un autre, il est fortement recommandé de faire appel à l'expertise de personnes qui savent ce qu'elles font. Des personnes possédant le savoir-faire nécessaire et un éventail d'outils et de produits permettant de garantir une migration fluide vers Office 365.

 3.     La nouvelle vie dans le Cloud — emménagement et installation

Avant de d’emménager dans le nouvel environnement, l'entreprise doit connaître clairement la situation sur le nouveau site. En termes de sécurité, la configuration initiale d'Office 365 ne fournit qu'une protection basique. Pour des entreprises, cela ne suffit certainement pas. Exchange Online Protection (EOP), la sécurité de la messagerie électronique incluse dans Office 365, est un système de sécurité de base axé sur la gestion des connexions. Il ne possède qu'un seul niveau. La sécurité de la messagerie intégrée protège tout juste les entreprises des messages indésirables. Elle ne fournit aucune protection efficace contre les failles de sécurité pouvant être exploitées par des attaques de phishing et de type « zero day ». D'autres solutions de protection avancée contre les menaces (ATP) sont donc nécessaires.

Par ailleurs, Office 365 et OneDrive ne fournissent pas de fonctions de sauvegarde et de récupération des données. Cela signifie que les données supprimées sont perdues à jamais après 90 jours, à moins que des services supplémentaires soient utilisés pour les sauvegarder. En pratique, néanmoins, il existe un risque de perte de données suite à un sabotage, une erreur d'utilisateur ou un incident technique.

Office 365 doit donc toujours être complété par des systèmes de sécurité, d'archivage et de sauvegarde.

Sécurité

Un pare-feu antispam compatible avec Office 365 est nécessaire pour obtenir une protection adéquate. Il est possible de mettre en œuvre le pare-feu sous forme de SaaS ou de solution d'appliance locale. Un tel service est facile à intégrer, fournit plusieurs niveaux de sécurité et offre une protection efficace contre les menaces comme les attaques d’hameçonnage et les ransomwares.

Archivage

Un outil tiers d'archivage des e-mails permettant d'archiver les messages en continu est la seule méthode qui peut garantir aux entreprises un accès permanent à tous leurs e-mails et ainsi respecter les exigences de conformité. L'archivage du courrier est intégré en toute fluidité à l'environnement Exchange Online et la recherche d'anciens e-mails, grâce à cet outil, est beaucoup plus efficace qu'une recherche directe dans l'instance Cloud d'Exchange, qui peut s’avérer complexe.

Sauvegarde

Les fichiers d'Office 365 et de OneDrive Entreprise sont répliqués à l'aide de serveurs redondants. La restauration des fichiers supprimés par erreur est compliquée. Elle s'effectue manuellement par Microsoft et peut demander jusqu'à 10 jours. Or les technologies de sauvegarde de Cloud à Cloud sont plus efficaces et surtout plus rapides, car elles configurent des processus de sauvegarde automatique et permettent ainsi à l'administrateur de restaurer immédiatement des fichiers perdus, supprimés par inadvertance ou endommagés dans l'application Microsoft d'où ils proviennent.

Les entreprises modernes reconnaissent de plus en plus que l'utilisation du Cloud leur offre des avantages concurrentiels, réduit les coûts et améliore l'efficacité. Celles qui préparent correctement leur infrastructure font appel aux connaissances des experts et planifient en anticipant le calendrier et le budget. Elles se sentiront ainsi rapidement chez elles dans leur nouvel environnement. 

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