Coup de projecteur sur le Shadow IT

Le Shadow IT, sujet tabou pour bon nombre de personnes dans notre secteur, remplit pourtant une fonction essentielle. Comment le DSI doit-il se positionner par rapport au sujet ? Le point.

La plupart des nouvelles idées pour transformer les outils et les processus émanent des ventes, du marketing, des ressources humaines, de l’ingénierie, etc. car ils maîtrisent leur domaine mieux qu’une équipe informatique ne le pourra jamais. C’est pourquoi, en tant que leaders commerciaux et technologiques, nous devrions tirer parti du Shadow IT et nous montrer flexibles et réactifs afin de le gérer, non pas de l’éliminer. Nous devrions le soutenir au lieu de le combattre.

Prenons par exemple Box, Dropbox, les logiciels CRM et même les smartphones : ces innovations ont d’abord été utilisées hors du département informatique des entreprises, car les équipes ont dû résoudre les problèmes qu’elles rencontraient. Le département informatique leur a certainement dit qu’il ne pouvait pas les régler, en raison du coût ou des temps de cycle trop longs que cela représentait. Les équipes fonctionnelles ont donc dû trouver elles-mêmes des solutions créatives. Le Shadow IT est alors entré en jeu. C’est ainsi que les choses sont devenues de plus en plus complexes, que des problèmes de conformité en matière juridique et de ressources humaines ont vu le jour, poussant le département informatique à les résoudre. Les informaticiens blâment le Shadow IT. Reprenons la même idée et la même fonction, et recommençons.

Pourquoi ce cercle vicieux ? Parce qu’au lieu de tirer parti du Shadow IT et de le gérer correctement, nous voulons le contrôler et l’éliminer. La majorité des équipes informatiques sont félicitées pour leurs résultats financiers prévisibles et leurs opérations stables, qui vont pourtant à l’encontre du cycle de l’innovation : tester, expérimenter, analyser, expérimenter à nouveau. Le département informatique est puni lorsqu’il prend des risques. Les partisans du Shadow IT sont récompensés, donc ils innovent.

Notez-le bien : les technologies de l’information constituent la colonne vertébrale de toute entreprise moderne. Du téléphone aux ERP, en passant par Internet, le téléphone portable et les e-mails, tous relèvent de l’IT. Les options « sur site », « privé » et « public » sont toutes des options proposées par les outils informatiques. Capitaux, dépenses, coûts fixes et variables sont tous des indicateurs essentiels à la modélisation des services informatiques. L’informatique est la fonction commerciale qui permet de standardiser, d’automatiser et de mettre en œuvre des idées à grande échelle. Elle est également sollicitée dès qu’une panne survient. Nous automatisons les processus, planifions des années à l’avance, mais gérons également les opérations de l’entreprise au quotidien. Les principales opérations financières du département informatique sont passées au peigne fin. C’est là qu’une opportunité peut se présenter. Car oui, l’argent est bien le nerf de la guerre.

De l’ombre à la lumière

Ne vous fiez pas aux rumeurs : le secteur informatique ne connaît pas de bouleversement financier majeur, les zones d’ombre ont simplement diminué sous l’effet d’une surveillance accrue. L’ingénierie, les ventes et les ressources humaines utilisent des outils non approuvés depuis les années 1990 et 2000. Je le sais pertinemment, car j’ai acheté, créé et utilisé de tels systèmes, à l’insu du service informatique. Le département marketing a fait de même, mais le changement majeur pour lui a été la migration du papier vers le Cloud, Internet et le téléphone portable. Les activités ne changent pas, ce sont les moyens et les ressources qui différent... et qui sont très coûteux. Le coût des outils Cloud et la facilité de se les procurer, allié à la complexité de les intégrer, par rapport aux applications grand public et sur site, ont obligé les entreprises, à gérer la comptabilité des dépenses technologiques fonctionnelles de façon transparente. Cela n’est pas plaisant à entendre, mais c’est la vérité. Cette transformation crée une opportunité exceptionnelle pour les DSI, si nous nous comportons en professionnels raisonnables et regardons la réalité en face : le Shadow IT existe car il répond à un besoin. Reconnaissons-le. Acceptons-le. Tirons-en parti. Gérons-le via une SOA et une architecture centrale basée sur une API, tout en procédant à une analyse transparente des portefeuilles. Enfin, répétons ce cycle.

Si les DSI tirent parti du Shadow IT et le gèrent correctement, au lieu d’essayer de l’éliminer, nous pourrons alors contribuer grandement à la réussite de notre entreprise. Après tout, n’est-ce pas là notre rôle ?

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