Préparer son environnement de travail à la transformation digitale

Les collaborateurs en attendent plus de leur service IT. Les jours où la gestion d’applications d’entreprise reposaient sur la vieille idée des “commandes et contrôles centralisés” sont derrière nous.

Désormais guidées par le besoin d’outils plus intuitifs et flexibles, les stratégies pour améliorer l’environnement de travail digital cherchent à fournir des outils agiles et sécurisés afin de gérer le contenu d’entreprise – n’importe où et n’importe quand – sans limite institutionnelle, géographique, ou liée aux services de l’organisation. Pour beaucoup, c’est ainsi qu’on réalise une transformation digitale avec succès.


Concrètement, qu’est-ce que la transformation digitale et qui en est responsable au sein d’une entreprise ? La transformation digitale peut avoir une signification différente en fonction de chacun mais l’expression est généralement utilisée lorsqu’une entreprise restructure son organisation en utilisant les technologies pour améliorer ses performances ou les services qu’elle propose à ses clients. Beaucoup estiment que la transformation digitale est sous la responsabilité du CIO. En réalité, selon une étude détaillée sur Forbes.com, la responsabilité de la transformation digitale est répartie ainsi : CMO (34%), CEO (27%) puis CIO et CTO (19% chacun). Que révèlent ces chiffres ? Que le marketing est à l’initiative de la majorité des transformations digitales effectuées au sein d’une entreprise. Et que derrière la plupart de ces décisions marketing se trouvent des actifs et du contenu numériques.

Par conséquent, il va de soi que lorsqu’une entreprise met à jour son environnement de travail numérique, il est recommandé de commencer par l’élaboration d’une stratégie de gestion des actifs numériques et du contenu d’entreprise. En éliminant les limites relatives au contenu et en autorisant le partage libre et intelligent de celui-ci, l’entreprise peut atteindre de nouveaux objectifs.

Par où commencer ? En étudiant attentivement les différentes solutions ECM sur lesquels chaque services de l’entreprise reposent. Puis en considérant les recommandations suivantes pour moderniser ces applications et vraiment tirer parti de l’environnement de travail numérique :
  1. Arrêter de penser en termes de fichiers. La gestion simple de fichiers a ses limites et crée des barrières qui vont entraver la transformation de l’entreprise et la réalisation de futurs objectifs. Mais si l’on se projette au-delà de la gestion et du stockage de documents, l’ensemble des ressources numériques pourront alors être utilisées au travers de toute l’entreprise. Cela permettra d’éliminer les conflits, de générer de nouvelles sources de revenus, et de créer de nouveaux business models. Cela permettra aussi d’éviter les limitations d’un workflow centré sur les fichiers et oublier que l’important ce sont les metadonnées associées, et d’obtenir un modèle d’objet de données plus dynamique pour un engagement plus robuste au sein de l’entreprise.
  2. Englober l’ensemble de ses actifs numériques. En se libérant des limites imposées par un système basé sur les fichiers et en mettant à profit l’ensemble de ses ressources numériques, l’entreprise pourra les intégrer de manière plus efficace et puissante dans ses activités et ses procédés. Ceci ouvrira de nouvelles opportunités d’utilisation des assets numériques, et permettra une utilisation régulée via des processus métiers spécifiques qui n’auraient peut-être pas pu accéder à ce contenu de valeur autrement.
  3. Rester Agile. Adopter une stratégie de gestion des actifs numériques permettra d’itérer, de s’adapter et d’innover constamment. L’entreprise pourra ainsi évoluer à la vitesse de son activité, et garder une longueur d’avance sur les attentes de ses collaborateurs et de ses clients. L’utilisation d’une plateforme ultra-performante de gestion des actifs numériques permettra de rapidement intégrer de nouveaux workflows, de nouveaux processus commerciaux ou encore de favoriser le partage des connaissances afin d’exploiter les actifs digitaux les plus précieux.
  4. Évoluer plutôt que remplacer. Adopter une stratégie digitale n’implique pas de se débarrasser de tout. Il est important d’analyser comment optimiser les investissements informatiques existants tout en y intégrant des solutions modernes de gestion des actifs numériques et de contenu. Cela permettra d’accélérer la transformation digitale tout en s’assurant que les collaborateurs restent heureux et productifs en continuant d’utiliser des produits qu’ils connaissent et utilisent déjà.
  5. Adopter la souplesse du Cloud. Plus une solution de gestion des actifs numériques et de contenu est extensible et agile, plus elle préparera l’entreprise aux défis futurs. Pour ce faire, la  solution ECM choisie doit être conçue pour supporter la souplesse du cloud et sa capacité à intégrer des milliards d’objets et un nombre illimité de propriétés et d’attributs. Elle sera ainsi adaptée au monde du cloud moderne, avec la flexibilité requise pour supporter toute les demandes qui pourraient survenir au sein de l’entreprise dans le futur.
Fondamentalement, l’environnement de travail digital doit permettre aux collaborateurs présents sur site et à distance d’évoluer dans un environnement technologique bien intégré, qui unifie les différentes sources de contenu, sécurise l’accès au contenu et accélère les workflows métier critiques. En réalisant cet objectif, les entreprises vont être capables de briser les barrières de la collaboration de contenu que nous connaissons à ce jour, et ainsi atteindre une réelle gestion des ressources afin de rendre la transformation digitale possible.

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