Une communication multicanal pour l'écurie ING Renault F1 Team

L'écurie de Formule 1, ING Renault F1 Team dispose de deux centres techniques, une équipe châssis dans l'Oxfordshire, en Angleterre, et une équipe moteur installée à Viry-Châtillon, en Essonne. Elle compte plus de 700 salariés, et a été double championne du monde en 2005 et 2006.

Pour sa communication, le service de Communication d'ING Renault F1 Team, utilise des outils qui doivent permettre une grande réactivité, notamment lors des Grands Prix de Formule 1. L'objectif est de diffuser simultanément une information personnalisée multilingue (Anglais, Français, Allemand et Espagnol) auprès de trois cibles distinctes.

Mais l'écurie voulait mieux coordonner à l'issue de chaque événement sportif une campagne multicanal auprès de ses publics. "Nous avions besoin d'outils qui centralisent les informations", remarque Véronique Bontemps. "Outbound E-mail était la solution qu'il nous fallait. Nous avons commencé à utiliser ce produit en 2005." Un choix qui remplace alors un logiciel qui était peu "user friendly" selon les termes de la responsable de projet.

Ce nouvel outil permet une réelle réactivité, surtout dans un contexte où l'envoi de contenu se fait tous les 15 jours d'un endroit différent de la planète. "Nous utilisions un outil qui ne correspondait pas aux besoins que nous avions. Nous devions trouver un produit qui nous permette de communiquer partout, quels que soient la distance géographique et l'horaire de travail".

C'est aussi la capacité d'Outbound E-mail de gérer le multicanal qui a séduit l'équipe de ING Renault F1 Team. "Nous avions besoin d'un outil qui nous permette de gérer le multicanal, à savoir des informations en direction de notre site grand public, du fan club, des medias et des partenaires", explique Véronique Bontemps.

Site web, newsletters, mailing

De fait, en une heure à peine, dans des conditions contraignantes, après chaque séance sur la piste, l'équipe doit communiquer des informations en plusieurs langues sur les moments forts de la course auprès du grand public et des médias, via les formats de communication que sont les sites Internet, les newsletters et les mailings.

"Nous avons différents types de newsletters que nous envoyons en faisant appel à nos différentes bases de contacts. Une newsletter hebdomadaire s'adresse au grand public. Chaque envoi s'effectue à destination de 33 000 contacts. Par ailleurs, après chaque grand prix, nous envoyons une newsletter à 23 000 contacts. Pour la partie fan club, chaque envoie s'effectue à 30 000 contacts. Nous avons enfin une lettre intitulée Renault Driver que nous envoyons à 12 000 contacts." L'envoi de newsletter est complété par une activité de mailing importante. "Nous effectuons 3 envois à destination de 2000 contacts les semaines de Grand Prix".

Par ailleurs, les partenaires qui bénéficient d'un envoi bimestriel d'informations et les médias reçoivent plusieurs communiqués par semaine et des dossiers de presse.

La mise en place de l'outil Outbound E-mail de SDL Tridion s'est effectuée au cours d'une période de six mois, avec une cellule technique - veillant à la conformité de la solution aux besoins et exigences de l'équipe de communication ING Renault F1 Team.

La phase d'exploitation a ensuite permis de spécifier l'outil et de le tester avant son déploiement définitif sur l'ensemble des opérations multicanal de l'écurie. "Nous avons eu des difficultés de stabilité technique la première année", reconnaît Véronique Bontemps, mais avec le temps, le process s'est amélioré pour devenir un outil performant, qui reste mis à jour constamment. "Nos équipes techniques ont créé le workflow et les bases de contacts sont enrichies en automatique".

L'outil Outbound E-mail de SDL Tridion fournit également une interface d'analyse sur le retour des opérations d'envoi permettant à ING Renault F1 Team d'optimiser le retour sur investissement des campagnes et la possibilité de réajuster ces campagnes en fonction des objectifs de la marque et des audiences ciblées "Les envois ont lieu pendant la nuit et nous opérons un suivi sur les envois de mail qui nous permet de savoir si les mails ont été ouverts par les destinataires. Le module de statistique est intégré à Outbound E-mail. C'est notre cellule Web qui est en charge du reporting de l'information statistique" précise Véronique Bontemps.

L'utilisation d'Outbound E-mail de SDL Tridion a permis à ING Renault F1 Team d'améliorer considérablement les conditions de travail de l'équipe de communication grâce à une diffusion de l'information en temps réel depuis toute situation géographique et a permis de répondre ainsi à l'enjeu critique de l'écurie : la réactivité. Enfin, la formation n'a pas été un souci. "Outbound E-mail n'a pas été difficile à maîtriser. Les personnes qui travaillent dessus constituent une population réduite : la formation a été facile à réaliser", conclut Véronique Bontemps.