La collaboration à l'heure du Flex Office

Fin 2021, c'était 38% des salariés français qui pratiquaient le télétravail, soit 8 points de plus qu'en 2019, selon le baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022 de Malakoff Humanis.

La multiplication des espaces de travail, que l’on peut appeler également le Flex Office, a poussé les entreprises et salariés à devoir collaborer à distance sur de nouveaux supports et avec les moyens qu’ils avaient à disposition. Cependant, cette tendance du Flex Office a également permis aux salariés de pouvoir collaborer sans pour autant se trouver dans la même ville, voire, région du monde.

Le challenge auquel les entreprises doivent faire face est le suivant : comment faire perdurer une collaboration efficace à distance, sans impacter le moral des salariés, désormais plus isolés ?

Le management collaboratif

Chaque entreprise a développé ses techniques dans le but de pouvoir maintenir un lien entre tous les salariés. Par exemple, la création de réunions, durant lesquelles les équipes ont l’occasion d'échanger sur les actualités de l’entreprise. C’est également le moment idéal pour partager les objectifs et actions à venir et de répondre aux questions qui pourraient préoccuper quelques collaborateurs.

Les outils permettant l’organisation de ces moments d’échange sont nombreux. Parmi les plus connus : Zoom, Microsoft Teams, Skype, etc. Chacun y trouve son compte et peut choisir l’outil qui conviendra le mieux à sa structure. De plus, la pratique du management collaboratif permet d’atténuer un peu la hiérarchie afin d’octroyer plus de liberté aux salariés. Cette augmentation de liberté peut stimuler la créativité et la prise d’initiatives des collaborateurs.

Construire de manière créative des liens sociaux

La force d’une équipe passe aussi par la force et la construction de liens de confiance entre les différents membres de cette même équipe. Avec la distance imposée par la situation sanitaire, les petits moments informels qui forgent ses liens ont tendance à être oubliés. C’est pourquoi il est important, même à distance, de réunir ses équipes pour des moments un peu moins formels qu’une réunion. La mise en place de rendez-vous bimensuels ou mensuels, pour discuter de l’actualité de chacun, débattre des dernières vidéos qui ont fait le buzz peut être un moyen de maintenir ses liens sociaux. Il existe également des solutions qui permettent d‘organiser des team building numériques par le biais de défis voire d’Escape Game virtuels.

Enfin, dans la mesure du possible, il reste important de réunir ses équipes en présentiel, au moins une fois par an afin que les salariés gardent cette image d’équipe soudée.

Vers le zéro papier ?

La numérisation a permis aux salariés de continuer leur collaboration même à la maison ! En effet, il n’est plus possible d’échanger au sujet d’un dossier papier, c’est pourquoi la numérisation des documents est primordiale pour poursuivre la collaboration. De plus, beaucoup de personnes n’ont pas forcément la place de stocker des tonnes de dossiers chez eux. La numérisation leur permet d’avoir accès à tous leurs documents où qu’ils soient sans occuper de l’espace chez eux. Avoir un dispositif de numérisation chez soi permet également de ne pas avoir à ramener les documents écrits au bureau pour les numériser. Enfin, la diminution de la quantité de papier peut être bénéfique pour l’environnement.

Équiper les home offices des outils essentiels

Avec l’intégration du Flex Office dans le quotidien des salariés, l’accès au matériel permettant d’effectuer leurs missions où qu’ils se trouvent est devenu une obligation. Que ce soit au domicile, dans les bureaux ou dans les espaces de coworking, les collaborateurs doivent souvent être équipés d’un ordinateur, du matériel pour faire des appels en visio, d’une solution de numérisation, ou d’autres outils permettant de partager leur travail à leurs collègues qui ne travaillent peut-être pas au même endroit qu’eux. Cependant, les espaces étant de tailles différentes, ces appareils doivent être relativement compacts pour pouvoir s’intégrer à tout type d’environnement.

Avec la multiplication des home offices, les entreprises doivent également faire de la cybersécurité une priorité. Puisque les employés accèdent aux outils de travail à domicile, le réseau de l’entreprise est beaucoup plus étendu. Il est primordial de former les collaborateurs aux bonnes pratiques de cybersécurité, y compris l’utilisation de différents mots de passe pour chaque identifiant et la détection des tentatives de phishing.

La crise de la Covid-19 a complètement bouleversé les habitudes de travail de chacun. Tous ces changements peuvent être déroutants, c’est pourquoi il est important de penser à la transition entre le monde d’avant et le travail hybride. Pour réussir à maintenir le lien entre les collaborateurs et la productivité de chacun, il est primordial de faciliter la numérisation des connaissances et des documents.

Dans le monde d’aujourd’hui où les personnes ne se trouvent plus spécialement au même endroit pour travailler ensemble, la numérisation facile ainsi que le partage des documents à distance feront la différence.