Etes-vous prêts pour l'hybridation des réunions ?
Dans le domaine du travail numérique et du digital workplace, 2020 a été l'année du changement, à bien des égards. Aujourd'hui, notre quotidien est rythmé par des réunions souvent à la fois virtuelles et physiques, appuyées par des outils de collaboration numériques. Il est temps pour les entreprises de réfléchir à ce que sera le bureau de demain et à la manière dont se tiendront les réunions à l'avenir.
Nos dernières études ont montré qu'une certaine "fatigue du travail à domicile" s'est installée après des mois de confinement et que les collaborateurs sont prêts à retourner au bureau. Depuis la mise en place d'une nouvelle normalité de travail, faite de réunions hybrides, désormais les salariés souhaitent en moyenne passer un maximum de deux jours à la maison, une fois les restrictions levées. Les entreprises doivent donc prendre les devants et définir un cadre de collaboration transparent entre les employés travaillant à distance et au bureau – ce rythme étant voué à s’installer durablement.
Les attentes sont fortes. Les employés attendent aujourd’hui des solutions qui améliorent l'efficacité et la convivialité des réunions, et qui rationalisent leurs flux de travail hybrides. Ils ne veulent plus perdre de temps : les applications permettant de rejoindre en un clic une technologie de reconnaissance vidéo ou vocale, ou les solutions tout-en-un offrant une expérience audiovisuelle collaborative haut de gamme pour tous, figurent en bonne place sur la liste des demandes.
Si une entreprise n'a pas investi dans une culture de la réunion basée sur la vidéo, c'est raté, mais il n’est pas trop tard. Il est toujours temps d'équiper les salles de réunion pour des méthodes de travail flexibles et hybrides : une bonne installation audiovisuelle et des outils efficaces de partage de contenu et de collaboration seront les éléments indispensables pour favoriser l’engagement des collaborateurs.
Ces derniers attendent des outils qu’ils leur permettent de mieux travailler avec leurs collègues. Le partage de contenu à l'intérieur et à l'extérieur de la salle de réunion doit donc pouvoir se faire en un seul clic. Le tableau noir, l'annotation, la modération, les sondages et les salles de réunion virtuelles sont autant de fonctionnalités que nous souhaitons tous pouvoir utiliser en réunion. Cependant, aussi séduisantes que soient certaines tendances (pensez aux filtres de style Instagram pour les vidéoconférences ou aux avatars), elles ne trouveront leur place dans les salles de réunion que si la technologie peut garantir une expérience utilisateur transparente, sans effort supplémentaire, que ce soit de la part du service informatique ou des collaborateurs eux-mêmes. La facilité d’utilisation doit rester le maître mot.
Demain, dans un futur plus ou moins proche, l’intelligence artificielle pourrait faire entrer les réunions dans une nouvelle ère. Les participants distants pourraient apparaître « en personne » dans une salle de réunion. L'IA pourrait faire des suggestions sur la manière d'améliorer la productivité de ces moments d’échange, envoyer un rappel automatique pour partager un ordre du jour ou pour terminer une réunion à temps, voire même baisser la température de la salle ou apporter des modifications à l'éclairage de la pièce. Les possibilités sont infinies.
2020 nous a appris que la collaboration à distance avec des collègues, des clients et d'autres personnes ne va pas de soi. Cela demande un effort continu, exige que nous allumions notre webcam (même les jours où nous sommes mal coiffés !) et que nous interagissions constamment au cours d'innombrables appels virtuels. Il est difficile de trouver une solution qui rende les réunions à distance aussi fluides que les réunions en face à face. Et pourtant, la clé d'une meilleure collaboration et d'une connectivité accrue se trouve exactement là. Les méthodes hybrides peuvent fonctionner si les technologies installées au sein de l’entreprise, dans les salles de réunion, sont de votre côté, pour des flux de travail simples, faciles, sans fil et intelligents.
L'interaction en face à face sera toujours nécessaire, nous devons simplement trouver le bon équilibre entre le contact physique et la collaboration virtuelle. Si les entreprises parviennent à réaliser ce subtil mélange, en s'appuyant sur les bonnes technologies, en aidant les collaborateurs à s'adapter à l'ensemble des changements qui interviennent dans toutes les facettes de leur vie, elles seront prêtes pour l'avenir et prêtes à relever les défis auxquels nous serons tous confrontés dans les années à venir, et à saisir les opportunités qui ne manqueront pas d’en découler.