Comment accélérer la transformation numérique des directions financières

71% ! Près des trois quart des comptables utilisent encore les tableurs pour clôturer leur fin de mois, période la plus sensible qui s’inscrit souvent dans des contraintes de temps qui augmentent, dès lors, les risques d’erreurs.

Si Excel limite l’exercice de consolidation ou de prévision et maximise les risques face à la multiplication des données à prendre en compte, comment se fait-il que la modernisation tarde à se faire dans certaines entreprises ? Volonté de rester dans sa zone de confort pour les uns, tropisme techniciste pour les autres ? Et si le changement d’outils devait avant tout se faire en fonction des parties prenantes et de leurs habitudes ? 

Excel, partout, tout le temps…

Suivi commercial, budget prévisionnel, plan de charge, ou encore masse salariale… Excel s’est longtemps imposé comme l’outil de choix des entreprises pour analyser, suivre, planifier ou encore évaluer la performance financière d’un service, d’une activité comme de l’entreprise dans son ensemble. Simple, pratique et riche en fonctionnalités – qui sont pour la plupart méconnues et sous-utilisées -, nombreuses sont les directions financières qui, aujourd’hui encore, l’utilisent au quotidien pour piloter la comptabilité, la gestion financière, la définition comme le suivi budgétaire.

Un succès indéniable pour cet outil qui a su, dès sa sortie en 1987, répondre aux besoins et aux attentes des professions comptables et financières. Malgré ses évolutions, Excel montre cependant ses limites aujourd’hui et ne permet plus aux directions financières de jouer pleinement leur rôle de conseil et de stratège auprès des directions générales et ce pour plusieurs raisons.

Le monde de l’entreprise s’est en effet complexifié : concurrence accrue, internationalisation des marchés, disruption et transformation des business models… le tout dans un cadre temporel de plus en plus court : l’automatisation et la digitalisation des processus semblent inéluctables. Chaque organisation doit être en mesure de réagir au plus vite, d’adapter ses activités et de prendre rapidement des décisions réfléchies et éclairées quant à son développement et sa croissance à long terme, tout en assurant les meilleures performances financières sur le court terme.

Pourtant, l’utilisation encore importante d’Excel par de nombreux services financiers vient battre en brèche ce constat pourtant implacable.  

Mais pas pour tous !

Dans cette nouvelle réalité, la direction financière doit être une clé de voute !

C’est à elle d’évaluer l’incidence de toute décision, interne comme externe à l’entreprise, sur ses performances et de s’assurer au quotidien qu’elles sont optimales. Ce qui exige flexibilité, agilité, réactivité tout en s’assurant que la base de décision, la situation financière de l’entreprise, est la plus fiable et précise possible.

 

C’est là qu’Excel montre ses limites et devient un réel handicap pour les directions financières, et ce pour plusieurs raisons :

  • Les erreurs qui finissent par se glisser au fil des manipulations et mises à jour : saisie des données, mauvais copier-coller, formules erronées ou écrasées, devises non-alignées... Plus l’organisation est grande et complexe, plus ce risque est important et peut avoir de graves conséquences pour l’entreprise.
  • Aucune traçabilité des modifications, ce qui empêche bien souvent d’identifier les changements effectués, la personne qui les a réalisés et surtout pourquoi elle l’a fait.
  • Les consolidations de tableaux et reporting Excel émanant de multiples entités aussi diverses et variées que les documents eux-mêmes prennent un temps phénoménal qui pourrait être mieux mis à profit, pour l’organisation comme pour le collaborateur qui s’en charge. De plus, comment pouvoir répondre de manière avisée en temps réel en s’assurant que la vision globale est à jour ?
  • Enfin, et surtout, aucune réelle fonctionnalité avancée pour réellement piloter la performance financière de l’entreprise. Excel, en effet, ne permet pas d’évaluer de manière simple et fiable l’impact global d’hypothèses stratégiques comme le développement de nouvelles activités, l’acquisition d’une entreprise ou encore l’évolution d’une politique tarifaire à l’international.
Pour que l’information financière soit réellement une arme stratégique au service de la performance, les DAF doivent adopter de nouveaux outils et services, qui intègrent un système centralisé de reporting et de consolidation budgétaire et financier. Parallèlement, il est impératif de participer au changement de perception d’un secteur en pleine transformation, en mettant en lumière les bénéfices qu’ils pourraient tirer d’une technologie à leur service.

Un tel système permet de transcender les limites intrinsèques au tableur et d’aller plus loin dans le traitement et l’analyse pour, in fine, gagner en efficacité et pertinence. Miser sur des solutions agiles et centralisées peut réduire de 5 à 10% les saisies manuelles, ou faire systématiquement gagner au moins une semaine dans la production d’un rapport annuel. Autant de temps récupéré que les DAF peuvent consacrer à des tâches de planification, d’accompagnement, et de stratégie, beaucoup plus valorisantes pour les équipes. Un tel système offre également une totale traçabilité des modifications apportées au fil de l’eau, ce qui permet de gagner encore plus en fiabilité et en efficacité, notamment en cas d’erreur.

Enfin, et surtout, elles disposent d’une vision globale et précise de la performance de l’entreprise en quasi temps réel pour évaluer pleinement chacun des projets, stratégiques comme opérationnels, envisagés par la direction générale. Un atout de choix pour pouvoir jouer pleinement son rôle de conseil, d’aide à la décision, et pour faire de son organisation une entreprise-stratège.

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