Dématérialisation des processus Purchase-to-Pay : comment réussir ce changement

La dématérialisation des processus achats/factures/règlements est désormais mature. Comment mener à bien ce projet ? Comment réaliser un bon cadrage initial ? Quelle méthode projet adopter ? Comment conduire le changement efficacement ?

Identifier 1 ou 2 objectifs prioritaires

La dématérialisation et l’automatisation des processus achats/fournisseurs sont aujourd’hui alignées avec les enjeux stratégiques des entreprises. Bien qu’ils puissent être nombreux, il est important de se focaliser sur un ou deux objectifs à sélectionner parmi, l’optimisation des dépenses, l’accélération des traitements, la sécurité et la traçabilité des processus ou encore la contribution au pilotage financier de l’entreprise en temps réel,…
La définition de l’objectif et de la cible concernée conditionnera les phases d’audit et de mise en œuvre.

Auditer l’existant et anticiper les impacts sur l’organisation

Une fois les objectifs clairement identifiés, ne pas négliger la phase d’audit de l’existant.
En réalisant la photographie de votre existant et en le comparant à vos objectifs, l’audit vous permettra d’appréhender précisément les écarts restant à combler, les écueils à anticiper ainsi que de valider les gains potentiels attendus pour votre organisation.
Vous disposerez ainsi d’un cahier des charges précis et réaliste.

Sécuriser la conduite de projet et l’atteinte des objectifs définis

Les ambitions désormais claires et l’existant audité, voici à présent quelques recommandations pour sécuriser la conduite de votre projet et conditionner sa réussite :

Définissez votre approche

La plupart des organisations privilégient une gestion de projet au “forfait” pour la mise en œuvre.Le coût du projet et du délai de mise en œuvre sont connus à l’avance, une approche sécurisante qui convient aux entreprises dont le périmètre est clairement défini et dont l’environnement évoluera peu à court terme. A l’inverse, le mode “régie” est plus souple, il permettra d’ajuster votre projet en continu selon vos évolutions organisationnelles ou IT.

Soyez pragmatique

Fixez un planning réaliste et réalisable en fonction de la disponibilité de vos équipes et des délais moyens observés sur ces projets. La phase de mise en œuvre d’un projet nécessite en moyenne 3 mois pour les cas simples et jusqu’à 8 mois pour les plus complexes. Le planning dépend aussi des spécifications fonctionnelles demandées. Notre conseil: soyez pragmatiques ! Chaque fonctionnalité attendue correspond-elle vraiment à un cas réel et récurrent dans votre entreprise ? Si oui, conservez-la, si non gagnez du temps...

Procédez par « Quick Win »

Ils favorisent l’adoption de la solution de dématérialisation par les utilisateurs, l’encadrement et la direction. Démarrez la production sur un site pilote sur les flux les plus simples et apportant les meilleurs taux d’automatisation. Capitalisez ensuite sur ces réussites pour élargir l’automatisation à l’ensemble des flux et cas fonctionnels.

Favoriser l’adoption grâce à une réelle conduite du changement

La dématérialisation transforme la fonction comptable, tout changement est générateur de stress, des freins psychologiques peuvent alors apparaître. C’est un changement important qu’il convient d’anticiper et d’accompagner afin de recueillir l’adoption de tous.

Impliquez la Direction Générale et le Comité de direction

Expliquez les objectifs du projet, pourquoi ces changements sont indispensables et quels sont les bénéfices attendus. Cela favorisera l’implication de chacun et facilitera le travail à mener par l’équipe projet.

Bâtissez une équipe projet pluridisciplinaire

Les projets d’automatisation des processus Purchase-to-Pay ne sont pas des projets purement technologiques. Constituez une équipe projet impliquant les principaux acteurs de la chaîne (responsables achats, finances, comptabilité fournisseurs), le responsable IT et le chef de projet.

Elaborez un plan de communication

Communiquez auprès de la Direction Générale sur le caractère stratégique du projet et les bénéfices. Impliquez les futurs utilisateurs dès les premières étapes du projet : invitez-les à des démonstrations, organisez des séances d’échanges pour recueillir leurs attentes et leurs avis, ...
Communiquez “win-win” : dites à chacun ce qu’il a à gagner personnellement.
Informez régulièrement l’ensemble des collaborateurs de l’avancée du projet et de l’atteinte des objectifs au travers des supports d’entreprise et d’indicateurs simples.

Désignez des utilisateurs référents

Identifiez vos “Key Users” très tôt, si possible dès la cartographie des compétences. Un utilisateur référent,  généralement communicant, participatif, à l’aise avec les nouvelles technologies, partagera sa réussite avec les autres utilisateurs, les aidera par l’exemple à s’approprier l’outil, générant ainsi un cercle vertueux “compréhension-appropriation-satisfaction”.

Vos fournisseurs peuvent être des sponsors externes

Informez aussi vos fournisseurs de votre projet, ils peuvent vous aider ! Un fournisseur sensibilisé sur la qualité des engagements et conscient des bénéfices qu’il peut en tirer (paiement plus rapide de ses factures, meilleure visibilité sur sa trésorerie) sera plus enclin à suivre les règles essentielles de facturation et à inciter vos acheteurs à les respecter.

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