Comment prévenir les risques liés aux métiers de l'informatique
Dans 70% des cas de sinistres qui surviennent chez les professionnels de l'informatique, les litiges proviennent des contrats relatifs aux prestations. Ce constat, réalisé par Hiscox, un assureur qui a aujourd'hui 25 ans d'expérience sur le marché des nouvelles technologies, devrait inciter ces professionnels à se montrer très vigilants lors de la rédaction de leurs contrats.
Une première règle à appliquer, c'est de ne pas survendre une prestation au client. La tentation est grande pour les commerciaux de vanter des capacités techniques de leur logiciel, même si une partie de celles-ci sont encore en développement. De même qu'on peut être tenté de raccourcir les délais de mise en place ou de réduire le nombre de jours de développement demandé par les ingénieurs pour décrocher le contrat. Mais c'est le moyen le plus sûr de créer un litige.
La meilleure arme anti-litige : le contrat
Outre cet arbitrage entre impératifs commerciaux et réalité technique, il faut particulièrement soigner la rédaction du contrat. Une mauvaise rédaction, l'emploi de termes ambigus et la mise en annexes de documents inadaptés fait peser un risque sur le projet. Il est absolument nécessaire de passer du temps avec le client en amont de la rédaction du contrat pour bien cerner ses attentes. Le contrat doit être écrit dans un langage simple et doit clairement définir les obligations de chaque partie, notamment la participation aux réunions, les délais de validation des éléments remis tout au long du projet. Les échéances de livraison, mais aussi des paiements doivent être mentionnées noir sur blanc sur le contrat.
L'exposition aux dommages directs et indirects doit être explicitée et il faut définir dans le contrat la procédure d'escalade en cas de désaccord. Les mesures qui doivent être prises si le projet dérape doivent être rédigées en toutes lettres dans le contrat. Toute la procédure d'escalade doit être clairement détaillée afin que chacune des deux parties connaisse à l'avance les mesures qu'elle doit prendre de son côté pour résoudre le problème qui se présente.
Attention aux demandes du client qui évoluent dans le temps
Et si le client demande des modifications au projet initial, comme c'est de plus en plus le cas, il ne faut pas hésiter à rédiger et faire signer des avenants au contrat pour formaliser chacune de ses demandes.
Enfin, il faut inclure une clause dans le contrat qui permettra de faire jouer un droit de résiliation si le projet s'avère intenable. La clause doit indiquer clairement le déroulement du processus de sortie du contrat, quels éléments devront être laissés ou pas au client, et quelles seront les conséquences financières de la résiliation.
Dès lors que le contrat intègre ces éléments, il faut s'assurer que toutes les personnes impliquées dans le projet se tiennent aux procédures qui y sont définies et veiller à ce que les paiements arrivent en temps et en heure.
Si le projet dérive, il ne faut pas hésiter à faire appel à son assureur-conseil
En cas de glissement dans les dates de réunion, dans la validation des documents, et de retard pris dans les livraisons, il faut se tenir à la procédure d'escalade telle qu'elle a été définie dans le contrat. Et si, en dépit de toutes ces précautions, le projet dérive, il ne faut pas hésiter à faire appel à son assureur-conseil. Un assureur peut assurer une gestion proactive du sinistre. Avec l'aide de ses experts et de ses juristes, il va entrer en contact avec le client afin de tenter de négocier un règlement à l'amiable du litige, c'est-à-dire essayer de trouver la solution la moins défavorable pour chacune des deux parties.