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Comment la direction générale des finances publiques a divisé par 200 ses factures d'énergie...

Comment la DGFIP publiques a divisé par 200 ses factures d'énergie Patrick Graniou, adjoint au bureau immobilier de la DGFIP, souhaitait rationaliser la gestion de ses factures de ses fournisseurs d'énergie.

Moins d'énergie dépensée en réception de factures

La consommation en énergie de la DGFIP représente en tout environ 3 000 contrats et plus de 20 000 factures par an, partout en France, ce qui est tout à fait considérable. Or, jusqu'à récemment, chaque direction départementale acquittait directement ses propres dépenses d'énergie auprès de ses propres fournisseurs. Pour simplifier et rationaliser ce processus de paiement, Patrick Graniou a souhaité trouver une solution pérenne.

La bonne solution : la centralisation

Son équipe s'est rapprochée d'EDF Entreprises, qui l'a convaincue d'opter pour un dispositif complètement centralisé plutôt que pour une facturation par département. Cela peut paraître logique, mais encore fallait-il pouvoir le faire ! Avec l'aide des Experts EDF Entreprises, la DGFIP a donc procédé à un regroupement de toutes les factures de ses différents fournisseurs (eau, gaz et électricité). Très vite, la Direction a réalisé à quel point l'offre "Facturation regroupée" était adaptable et qu'elle proposait, selon les besoins des clients, un niveau de regroupement plus ou moins fin. Pour sa part, la DGFIP a choisi un niveau de regroupement très centralisé, ce qui lui permet désormais de concentrer l'ensemble des factures de tous ses contrats EDF au sein d'un seul et même bureau. Patrick Graniou indique ainsi être passé de 20 000 à 120 factures par an ! Le gain en termes d'efficacité et de gestion est donc très important.

Un gain de temps substantiel

ministère de l'économie
Le ministère de l'Economie, où est installée la DGFIP. © JDN

Ce service de facturation regroupée offre plusieurs avantages. Le premier est évident : c'est le temps économisé ! Diviser par 200 le nombre de factures permet de gagner un temps substantiel en termes de traitement. Le deuxième avantage tient à la gestion : les équipes maîtrisent dorénavant l'ensemble du processus de paiement, aussi bien du côté des fournisseurs que de celui des clients. Logiquement, puisque la vérification des encaissements est allégée, EDF Entreprises assure un meilleur suivi et alerte plus facilement la DGFIP en cas de difficulté de paiement ou de problème de facturation. L'entité, soucieuse de simplifier le paiement des factures, a trouvé un bénéfice global très important dans cette simplification : une organisation plus efficace et une meilleure maîtrise des coûts et des délais.

Mieux préparer l'avenir

Autre point positif : depuis que les factures sont centralisées dans un seul et même endroit, la DGFIP peut facilement comparer des données de consommation éparpillées auparavant et ainsi beaucoup mieux identifier ses bâtiments énergivores. Suite logique de ce service de regroupement, elle a aussi la possibilité de réaliser un audit énergétique puis, selon les cas, d'adapter tout simplement ses contrats d'électricité ou bien de travailler sur les bâtiments qui nécessitent la mise en œuvre d'un chantier de travaux visant à réduire les consommations.

De nouveaux outils de gestion performants

Patrick Graniou, ravi, déclare au sujet des nouveautés dont bénéficie son service "nous disposons également du service Suivi internet des consommations EDF Entreprises et d'un outil de suivi des fluides qui nous permet, à partir d'une même application, de connaître les consommations d'eau, de gaz et d'électricité d'un bâtiment donné. En rapprochant ces niveaux de consommation de notre application de gestion immobilière, qui dresse un état technique des bâtiments (date de construction, durée de vie, etc.), nous pouvons voir comment se situe sa consommation énergétique par rapport à la moyenne, identifier les écarts et trouver des solutions d'ajustement. Cette adaptation de l'ensemble de nos contrats au plus près de nos besoins véritables s'inscrit en droite ligne avec notre politique énergétique et de maîtrise des coûts."

Une opportunité de collaboration plus étroite

D'aucuns pourraient penser que ce processus de simplification et de regroupement serait de nature à déresponsabiliser les agences en régions. Bien au contraire, cette nouvelle méthode de travail offre à chaque équipe la possibilité de renforcer ses liens avec la direction centrale. En premier lieu, lors de la mise en place de la centralisation des factures, toutes les équipes en département, c'est-à-dire 120 gestionnaires, ont collaboré très étroitement les unes avec les autres, ce qui a créé un fort esprit de cohésion. L'ensemble de la DGFIP n'avait pas le droit à l'erreur et la réactivité des équipes EDF Entreprises a été un gage de réussite. En second lieu, puisque les dépenses sont dorénavant refacturées de manière plus sereine, selon des dispositifs qui nécessitent moins de ressources et qui sont donc plus simples à mettre en œuvre, tout le réseau se doit d'agir de manière plus transparente et responsable. Grâce à cette centralisation, il a une vision à la fois plus fine et plus globale de toutes les dépenses en énergie.

 

En savoir plus :

http://entreprises.edf.com/facture--contrat/facture/facturation-regroupee-46854.html

 

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