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 JURIDIQUE 
PAR ERIC CAPRIOLI ET GERARD WEISZ
  Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques
L'écrit électronique ayant la même valeur que le support papier au regard de la loi, la question de sa conservation est stratégique pour les entreprises. L'archivage électronique doit donc être considéré avec soin, tant sur le fond que sur la forme.)
 
Eric Caprioli, avocat et vice-président de la FNTC
Gérard Weisz, consultant, Sirus System, Secrétaire général de la FNTC.
 
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Archiver des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c'est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu'elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux :
- elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
- elle permet la production d'actes juridiques valant preuve en cas de litige.

L'article 1316-1 du code civil dispose : "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité." Il ressort de ce texte que la preuve littérale sous forme électronique est admise à une double condition : l'identification de l'auteur à qui l'acte est imputé et la garantie de son intégrité. Force est de constater que si la loi vise la conservation des documents électroniques, elle ne traite pas des formes et des modalités d'archivage. Le législateur a posé certains aménagements qui méritent attention dans la mesure où ils peuvent avoir des incidences sur l'archivage électronique.

Le texte impose à la preuve littérale sous forme électronique que l'intégrité de l'acte, dans tout son cycle de vie, c'est à dire de son établissement à sa conservation, soit garantie.

Aux termes de l'article 1316-4 alinéa 2 du code civil, "Lorsqu'elle est électronique, elle (la signature) consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat." La conservation devra préserver les fonctions essentielles de l'acte : identification et intégrité, c'est à dire qu'elle devra porter à la fois sur le document signé lui-même ainsi que sur les éléments permettant sa vérification (certificat électronique et liste de révocation des certificats).

Aussi, sans rentrer dans le détail de la technologie utilisée, la loi lie la preuve des actes sous seing privé à la fiabilité du procédé de signature électronique utilisé. En ce sens, la "solidité" et la durabilité du lien entre la signature électronique et le message constitue un aspect fondamental. Pour bénéficier de la présomption de fiabilité ou pour la validité de certains actes juridiques (art. 1108-1 c. civ. du projet de LCEN), les parties devront avoir recours à la signature électronique sécurisée.

 
"L'archivage électronique doit être considéré comme une conservation active"
 

La conservation de chaque document variera selon les textes applicables. Par exemple, en matière de facture électronique, le nouveau dispositif légal et réglementaire résultant de l'article 17 de la LFR pour 2002 qui assure la transposition de la directive européenne du 20 décembre 2001 (décret du 18 juillet 2003 et Instruction fiscale du 7 août 2003) prévoient des modalités spécifiques tant pour l'établissement et la transmission que pour la conservation des factures (ex : auto facturation, sous-traitance de la facturation, exigences en matière de archivage, …).

En outre, de même que pour l'intelligibilité, il est nécessaire d'entendre l'archivage électronique comme une conservation "active" à même de garantir la restitution de l'identification de l'auteur et de l'intégrité de l'écrit électronique. A défaut d'une adaptation des moyens d'archivage électronique aux évolutions technologiques, la sécurité et la durabilité (au sens "détection de toute altération ou modification ultérieure de l'acte") exigées de la conservation électronique pour garantir la force probante de l'écrit électronique risqueraient d'être amoindries.

Ainsi, à titre d'exemple, selon les experts en cryptographie, le risque de casser des clés de 128 bits dans les cinq à dix ans n'est pas à négliger. En effet, si pour l'heure, le risque demeure limité il n'est pas écarté. Cela impliquera qu'il faille " resigner " périodiquement le document électronique pour être sûr de son intégrité ou l'assurer par d'autres moyens.

En conséquence, il serait souhaitable que le service d'archivage proposé offre une conservation active des documents électroniques permettant de changer de support pendant la période de temps de conservation qui peut être plus ou moins longue selon les documents.

 
"Le respect de la norme permet de s'affranchir des systèmes propriétaires "
 

Dans la pratique, les parties disposent d'ores et déjà de la norme AFNOR NFZ42-013, publiée en juillet 1999 et révisée en décembre 2001. En effet celle-ci établit "Les spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes". Cette norme est donc intéressante à appliquer lorsque, dans les systèmes d'archivage électronique, l'intégrité, la fidélité, la sécurité et la pérennité sont recherchées pour garantir les documents. Pour atteindre l'objectif d'intégrité la norme NFZ42-013 privilégie notamment, à défaut d'autres dispositifs ou méthodes qui serait équivalents ou complémentaires, de stocker les documents sur des supports non réinscriptibles de type WORM (Write Once Read Many), gérés, du point de vue fichiers et volumes, conformément au standards ISO 13490 ou 13346.

L'utilisation des standards de gestion de supports cités ci-dessus sont également, couplés avec les formats d'encodage de document précisés par la norme (UIT G4 ou G6, JPEG, SGML, etc.) sont les points d'appui permettant de répondre au besoin de restitution pendant la durée légale de conservation. Cependant, les technologies évoluant, l'obsolescence des matériels est inéluctable. Lorsqu'un système doit évoluer, les choix judicieux guidés par les spécifications de la norme faciliteront les opérations de migrations dont les spécifications techniques doivent être prévues dès la mise en route du système.

En tout état de cause, il faut également noter que le respect des spécifications de la norme permet de s'affranchir des systèmes propriétaires qui subordonnent la pérennité aux aléas économiques ou stratégiques des promoteurs de ces systèmes.

Au-delà des choix techniques, la norme NFZ42-013 adresse des systèmes dans leur contexte quotidien d'utilisation, c'est ainsi que les aspects concernant la documentation technique de la solution logiciel et matériel mise en place ainsi que la description précise de toutes les procédures d'exploitation y sont particulièrement développés pour assurer, autant que possible, aux exploitants des connaissances techniques suffisantes pour gérer ou faire évoluer leur système d'archivage.

Par ailleurs, les indicateurs de tracabilité, tant au niveau du fonctionnement du système que des évènements concernant les documents, exigées par la norme ont été prévus pour fournir, lorsque nécessaire, les éléments attestant la fiabilité du fonctionnement du système et de conforter ainsi la valeur probante des documents restitués.

La mise en place d'une solution d'archivage implique une forte imbrication des dimensions juridique, technique et organisationnelle qui doivent être menées de concert en fonction des besoins d'archivage des documents de l'organisation en cause (entreprise, administrations, …). C'est pourquoi, dans de nombreuses hypothèses, les parties disposent des moyens juridiques et techniques pour archiver leurs documents électroniques contrairement à certaines idées reçues et répandues sur le marché. Elles peuvent également faire appel à des tiers archiveurs.

 
 

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