Archiver des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c'est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu'elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux :
- elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
- elle permet la production d'actes juridiques valant preuve en cas de litige.

L'article 1316-1 du code civil dispose : "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité." Il ressort de ce texte que la preuve littérale sous forme électronique est admise à une double condition : l'identification de l'auteur à qui l'acte est imputé et la garantie de son intégrité. Force est de constater que si la loi vise la conservation des documents électroniques, elle ne traite pas des formes et des modalités d'archivage. Le législateur a posé certains aménagements qui méritent attention dans la mesure où ils peuvent avoir des incidences sur l'archivage électronique.

Le texte impose à la preuve littérale sous forme électronique que l'intégrité de l'acte, dans tout son cycle de vie, c'est à dire de son établissement à sa conservation, soit garantie.

Aux termes de l'article 1316-4 alinéa 2 du code civil, "Lorsqu'elle est électronique, elle (la signature) consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat." La conservation devra préserver les fonctions essentielles de l'acte : identification et intégrité, c'est à dire qu'elle devra porter à la fois sur le document signé lui-même ainsi que sur les éléments permettant sa vérification (certificat électronique et liste de révocation des certificats).

Aussi, sans rentrer dans le détail de la technologie utilisée, la loi lie la preuve des actes sous seing privé à la fiabilité du procédé de signature électronique utilisé. En ce sens, la "solidité" et la durabilité du lien entre la signature électronique et le message constitue un aspect fondamental. Pour bénéficier de la présomption de fiabilité ou pour la validité de certains actes juridiques (art. 1108-1 c. civ. du projet de LCEN), les parties devront avoir recours à la signature électronique sécurisée.

La conservation de chaque document variera selon les textes applicables. Par exemple, en matière de facture électronique, le nouveau dispositif légal et réglementaire résultant de l'article 17 de la LFR pour 2002 qui assure la transposition de la directive européenne du 20 décembre 2001 (décret du 18 juillet 2003 et Instruction fiscale du 7 août 2003) prévoient des modalités spécifiques tant pour l'établissement et la transmission que pour la conservation des factures (ex : auto facturation, sous-traitance de la facturation, exigences en matière de archivage, …).

En outre, de même que pour l'intelligibilité, il est nécessaire d'entendre l'archivage électronique comme une conservation "active" à même de garantir la restitution de l'identification de l'auteur et de l'intégrité de l'écrit électronique. A défaut d'une adaptation des moyens d'archivage électronique aux évolutions technologiques, la sécurité et la durabilité (au sens "détection de toute altération ou modification ultérieure de l'acte") exigées de la conservation électronique pour garantir la force probante de l'écrit électronique risqueraient d'être amoindries.

Ainsi, à titre d'exemple, selon les experts en cryptographie, le risque de casser des clés de 128 bits dans les cinq à dix ans n'est pas à négliger. En effet, si pour l'heure, le risque demeure limité il n'est pas écarté. Cela impliquera qu'il faille " resigner " périodiquement le document électronique pour être sûr de son intégrité ou l'assurer par d'autres moyens.

En conséquence, il serait souhaitable que le service d'archivage proposé offre une conservation active des documents électroniques permettant de changer de support pendant la période de temps de conservation qui peut être plus ou moins longue selon les documents.