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Communiquer auprès des équipes

Une fois le processus de recrutement achevé et le stagiaire prometteur déniché, le chef d'entreprise ou la direction des ressources humaines prend en charge la préparation de sa venue, pour la date fixée. "Cela commence par une présentation rapide du stagiaire à l'ensemble de l'entreprise, de la standardiste aux directeurs généraux", préconise Jean-Paul Gréaud, délégué général de l'association Jeunesse et Entreprises pour la Vendée, association de promotion d'une meilleure relation entreprises-enseignement. Cela permettra d'éviter des remarques désobligeantes lors du premier jour de stage, du type "l'entrée des locaux est réservée au personnel" ou "vous avez rendez-vous ?"... Quant aux équipes qui vont travailler plus directement avec le stagiaire, il faut prendre le temps de venir leur parler du parcours de l'étudiant, du but de sa mission dans le service et du temps qu'il va rester. C'est aussi l'occasion de décider qui sera son tuteur, ou "personne accueillante".

S'organiser administrativement

Cela va de soi mais trop d'entreprises négligent l'importance pour le nouvel arrivant d'avoir un bureau disponible et équipé dès son arrivée. C'est un signe de professionnalisme mais également de respect envers cette personne, qui n'a ainsi pas besoin, dès son premier jour, de contacter les services généraux ou le département informatique. Une check-list peut être réalisée afin d'être sûr de ne rien oublier car, outre un bureau, une ligne téléphonique et un ordinateur, de nombreux détails sont à prendre en compte :

	Jean-Paul Gréaud, délégué général de l'AJE Vendée
"L'ensemble des salariés doivent être prévenus de son arrivée"

» Lui fournir tous les noms de fichier et mots de passe nécessaires (par exemple celui de l'intranet).

» S'assurer que sa boîte e-mail est configurée à son nom (l'adresse "stagiaire@nomdelentreprise.com", peu flatteuse, est à proscrire) et en service.

» Lui commander un badge de circulation dans les locaux, si besoin, et prévoir également le mode de restauration qui sera le sien.

» Préparer une copie de tous les documents indispensables tels que l'organigramme, un plan des lieux si les locaux sont étendus, une liste des numéros de téléphone, une présentation et un historique de l'entreprise...

Par ailleurs, Jean-Paul Gréaud estime qu'il est plus souhaitable de l'intégrer au cœur d'une équipe plutôt que d'installer son poste dans un bureau qui serait réservé aux stagiaires. "Cela permet de le confronter au plus près de la réalité du travail et évite les risques de compétition entre stagiaires".

Réaliser une réunion préalable

Jean-Paul Gréaud conseille également de s'entretenir préalablement avec le stagiaire afin de faire le point sur ses attentes et de déterminer un programme provisoire de ses activités au sein de l'entreprise. Cet entretien peut avoir lieu quelques semaines avant son arrivée et être l'occasion d'une première visite des locaux ou d'une présentation succincte aux équipes. Ces quelques heures avant son arrivée seront autant de temps gagné lors de la première semaine de stage. Elles permettront au stagiaire de se sentir attendu, d'être plus détendu le jour de son arrivée et, au final, d'être opérationnel plus rapidement.