Parvenir au "inbox zéro" ou comment venir à bout de sa boîte mail

Comme nous tous, Randi Zuckerberg peine à faire le grand ménage dans sa boîte de réception. Elle nous donne ses conseils de base pour garder la tête hors de l'eau.

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Le fait d'atteindre le "inbox zéro" est un symbole ultime de productivité pour l'employé moderne.

Le "inbox zéro" est la nouvelle variante du nettoyage de printemps, qui nous fait vider nos placards et donner 5 sacs de vêtements à la Croix Rouge. Quelque chose d'admirable et remarquable, qui suscite l'inspiration. Nettoyer sa boîte de réception est aussi satisfaisant que de faire un grand ménage dans sa maison. Comme si l'on s'affranchissait de nos dettes, purifiait notre existence et ne devait plus rien à personne. On est alors capable de respirer. Pendant une minute ou deux, avant qu'un nouveau mail n'arrive et ne chamboule notre "inbox zéro".

Les mails non-lus pèsent sur notre conscience

Dit comme cela, ça a l'air légèrement mélodramatique, mais lorsque vous savez que des centaines (dans certains cas, des milliers) de mails non-lus se trouvent dans votre boîte de réception, et que leurs expéditeurs attendent votre réponse, cela peut vous préoccuper et constamment vous empêcher de vous "déconnecter" de votre job.
Il est difficile de se motiver à aborder seul une tâche aussi redoutable et accablante. J'ai procrastiné pendant des mois avant de ranger mon propre garage. Mais un week-end, lorsque mon mari m'a proposé de faire "une fête de rangement dans le garage", cette perspective est soudain devenue un événement social et amusant. Nous avons bu de la bière, mis de la musique et ri en retrouvant de vieilles affaires que nous avions oublié. Et simplement comme cela, le fait de nettoyer notre maison pour se débarrasser de tout ce qui nous encombrait ne donnait plus l'impression d'être une corvée.

Alors pourquoi ne pas appliquer cette philosophie afin de dompter votre boîte mail ?

Rassemblez un groupe de collègues au bureau après le travail ou invitez quelques amis chez vous et réservez quelques heures pour "une fête de tri de boîte mail".

Servez du vin, passez une playlist sympa, évacuez votre frustration d'avoir une boîte de réception pleine, et passez les heures qui suivent à vous débarrasser d'autant de mails que possible, en partageant avec vos collègues les messages amusants ou conseils de pro que vous retrouverez lors de votre tri.

Voici quelques conseils de base :

  • Désinscrivez-vous des newsletters indésirables ou des sites auxquels vous êtes inscrits car vous avez malencontreusement oublié de décocher l'option quand vous avez créé un compte sur les sites en question.

  • Désinscrivez-vous de tous les groupes, listes ou sites de bons de réduction qui vous envoient des messages tous les jours. Un mail par jour encombrera très rapidement votre boîte de réception alors qu'il est très facile de chercher des réductions en ligne, sans être systématiquement bombardé de spams.

  • Créez des filtres et des dossiers qui trieront automatiquement vos mails dès qu'ils arrivent dans votre boîte de réception.

  • Annulez les mails de notifications : avez-vous vraiment besoin d'être prévenu à chaque fois que quelqu'un vous identifie sur une photo ou que des offres spéciales pour un billet d'avion pour Hawaï sont disponibles ? Rendez-vous sur les différents sites sur lesquels vous avez des profils, et désactivez les mails de notification.

J'ai récemment invité quelques amis à une fête de tri de boîte mail. En parcourant ma boîte de réception, je tombais systématiquement sur les mêmes genres de mails que je cherche en fait à supprimer depuis bien longtemps.

Voilà les mails qu'il est le plus difficile de supprimer, et ce que vous devriez en faire :

1. Les mails auxquels vous n'osez pas répondre par la négative

Vous savez très bien de quels mails je parle. Un collègue qui vous demande un service ou de le présenter à quelqu'un, un ami de la famille qui voudrait que vous faisiez passer son CV dans votre entreprise, une organisation qui souhaite que vous sponsorisiez leur événement…
Si vous avez toujours eu du mal à dire non ou à refuser une demande et que c'est la raison pour laquelle ce mail traîne dans votre boîte de réception, essayez de solliciter un collègue ou un ami pour qu'il écrive une ébauche de réponse à votre place. Un refus est parfois plus facile à exprimer si la personne qui le formule n'a pas de lien émotionnel avec le destinataire.
Un de mes collègues m'a suggéré d'enregistrer des réponses automatiques à des demandes récurrentes : ainsi, il vous suffira juste de les copier-coller.

J'ai encouragé tous les membres de l'équipe à créer un dossier appelé "Il n'y a pas de mal à savoir dire non". Je me sentais extrêmement coupable de devoir répondre non aux gens, et par conséquent, je laissais les mails s'entasser dans ma boîte de réception. En répondant à ces mails pour pouvoir ensuite les enlever de ma boîte m'a débarrassée d'un poids considérable.

2. Les mails qui ne sont pas urgents, mais auxquels il faudra répondre dans un futur proche

Il est extrêmement facile d'oublier un mail une fois qu'il disparaît de la première page de votre boîte de réception.
J'ai créé un dossier appelé "Personnes avec qui je veux reprendre contact" car je me suis rendue compte que je conservais des mails de personnes à qui je voulais répondre à l'avenir, sans avoir besoin de le faire immédiatement. Cela m'a aidé à libérer beaucoup d'espace.

3. Les mails qui vous donnent un sentiment d'accomplissement, mais qui ne nécessitent pas de réponse

Pour finir, j'ai créé un dossier appelé "Vive moi !" : je sais que ça a l'air un peu superficiel, mais il est parfois tellement facile de ressentir de mauvaises ondes qu'il est important d'avoir un dossier pour se remonter le moral avec des commentaires positifs auquel vous pouvez jeter un œil lorsque vous passez une mauvaise journée.

Une fois le "inbox zéro" atteint, comment le conserver ?

Il y a de nombreuses applications, outils d'organisation et articles sur le sujet susceptibles de vous aider, mais malheureusement, la seule et unique clé de votre réussite réside dans votre discipline personnelle. Vous pouvez vous payer un abonnement à Weight Watchers ; mais si vous ne mangez pas équilibré ou ne faites pas de sport régulièrement, vous reprendrez immédiatement tous vos kilos. De la même manière, si vous voulez conserver votre équilibre mental, vous devrez pratiquer un tri régulier et consciencieux de votre boîte mail.

Mais il existe plusieurs manières de travailler plus intelligemment. Par exemple, essayez de limiter le temps que vous passez à trier vos mails à quelques heures chaque jour et de vérifier vos mails seulement quelques fois par jour. Le fait de dédier certains moments de la journée à votre correspondance vous rendra plus productif que de procrastiner en vérifiant systématiquement vos mails.

Surtout, ne soyez pas trop exigeant envers les autres et envers vous-même. Nous sommes bien plus que de vulgaires machines servant à répondre aux mails, nous sommes des êtres humains avec nos propres vies à mener. Enfin, la plupart d'entre nous en tout cas…

Et vous, comment parvenez-vous à garder votre "inbox zéro" ?

Traduction par Joséphine Dennery, JDN

Cette chronique traduite par le JDN a été publiée via le programme Influencers de LinkedIn, où s'expriment près de 300 leaders d'opinion. Retrouvez la version originale en anglais ici.

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