Comment Provence VI optimise la gestion de parcs sur son extranet Webp@rc

Filiale du groupe Savic, la société Provence VI (VI pour Véhicules Industriels) s'est spécialisée dans la concession et la gestion de parcs de véhicules Renault auprès d'environ 70 clients.
La société, qui emploie près de 170 personnes sur trois sites et quatre établissements ou ateliers, déclare un chiffre d'affaires de 200 millions de francs en 2000, soit plus de 60 % du CA de sa maison-mère.
Actuellement en phase de tests, le nouvel extranet Webp@rc dédié à la gestion de parcs sert pour l'instant les intérêts des cinq plus gros clients de l'entreprise, qui représentent plus de la moitié des 1 200 cartes grises à gérer en contrat d'entretien. Parmi ceux-ci figurent Bourgey Montreuil Chimie, une filiale du groupe Geodis qui représente environ 450 cartes grises, et la ville d'Avignon qui lui externalise la gestion de ses autobus.

Gestionnaires, clients et réparateurs sur Webp@rc

Selon leurs mots de passe et profils stockés dans un référentiel, les différents extranautes se répartissent en trois catégories distinctes.
D'une part, les gestionnaires sur les sites de Provence VI accèdent à toutes les rubriques sauf certaines parties techniques.
Puis, les clients voient seulement leurs propres agences et ne disposent pas des résultats financiers.
Enfin, les réparateurs restent limités à leurs propres historiques pour tous les véhicules qui leur sont rattachés.
"L'extranet permet au client, quel que soit l'endroit où il se trouve, d'obtenir par une communication Internet la gestion directe de ses parcs de véhicules" explique Alain Pierre, le directeur de Provence VI. "Pour cela, nous leur fournissons l'historique des réparations, nos propositions pour l'entretien des véhicules ainsi qu'un système d'alertes par e-mail, fax ou un autre canal de son choix. L'astuce consiste à router les alertes vers les utilisateurs, les réparateurs et les gestionnaires d'assurance qualité et d'exploitation en leur notifiant qu'ils risquent de perdre la garantie du véhicule. Si celui-ci dérape à cause d'un problème de freins, je suis aussi responsable qu'eux au regard de la Loi."

Deux heures pour redéployer entièrement Versata
Chez Provence VI, le projet d'automatisation de la gestion de parcs est en gestation depuis 3 ans. En avril 2000, le choix du prestataire Apsim est arrêté.
Après une étude réalisée le mois suivant par ce dernier, le portail d'entreprise E-Business Automation de Versata (ex-Vision Software) est retenu. La phase de tests et de validation du produit a démarré en mai et s'est poursuivie jusqu'à aujourd'hui.
Depuis le déploiement et l'entrée en pré-production à partir d'octobre, les derniers paramétrages sont en cours de finalisation. "Versata est un produit très réactif" déclare Alain Pierre. "Il suffit de deux heures pour le redéployer en cas de remise à niveau avec des règles métiers sévères. Au total, les développements ont réclamé près de 90 jours/homme mais je pense que l'application aurait pu être réalisée en 45 jours. Apsim a rencontré quelques difficultés et n'a pas toujours eu la réactivité nécessaire car le produit est nouveau. Ceci dit, je suis satisfait de leur approche et de la solution Versata."

1 million de francs amortis en 18 mois
Au total, le budget consacré à l'extranet s'est monté à environ 1 million de francs.
Côté logiciels, la licence de Versata a coûté près de 45 000 Euros, et l'adaptation du progiciel métier Quality Auditor spécifique AS/400 d'Apsim est revenue à environ 150 000 francs. En matériel, l'achat de stations AS/400 d'entrée de gamme s'est avérée nécessaire pour un peu plus de 100 000 francs.
Actuellement, les investissements se tournent vers une ligne de 256 Kbps, le serveur étant pour l'instant hébergé en interne. Son déménagement pourrait intervenir dans les temps qui suivent à l'intérieur des locaux d'Apsim.
"Selon le périmètre actuel de nos clients, le retour sur investissement attendu est inférieur à 18 mois", indique le directeur de Provence VI. "Dans ma facturation auprès des clients, je prends en compte le recouvrement des frais de salaires de mes équipes. Si je gagne d'autres clients importants et que je gère 1 000 cartes grises en plus, le retour sur investissement devrait tomber à un an."

Le système expert des véhicules connecté en 2002
Au final, le bilan s'avère positif pour Provence VI. "Au départ, je ne pouvais plus gérer l'augmentation du nombre de mes contrats d'entretien" explique Alain Pierre. "Et pour y parvenir avec des coûts aussi faibles, il fallait que je sois performant dans la gestion des arrêts des véhicules. Auparavant, il s'agissait de développer des bouts de tableurs sous Excel, mais lorsque les personnes en charge étaient absentes, le système s'effondrait. Or, il n'existait pas d'outil correct sur Internet, même chez de grands loueurs, qui puisse envoyer des alertes pour prévenir la négligence. De plus, je peux en même temps que l'entretien effectuer d'autres opérations de type vidange ou vérification des freins afin d'éviter que le véhicule ne fasse des allers-retours trop souvent."
Parmi les évolutions prévues à court terme, l'optimisation de la gestion des arrêts, accompagnée d'une traçabilité, permettront aux clients d'effectuer l'entretien de leurs véhicules au plus proche de chez eux. A plus long terme, Provence VI envisage de faire dialoguer les véhicules avec sa base de données. "Il existe déjà un système expert du nom de Infomax développé par Renault et embarqué dans ses véhicules" poursuit Alain Pierre. "Pour cela, plus de 100 capteurs sont intégrés au véhicule et il suffira d'un appel direct pour récupérer toutes les informations fiables indépendamment de la volonté du client, qui ne connaît son kilométrage que lorsqu'il prend du gasoil. A priori, ce projet est prévu vers la fin 2001 ou le début 2002 pour les premiers véhicules."
[François Morel, JDNet]