Comment la Sofres se met au workflow pour la production de ses études

L'institut d'études principalement connu pour ses sondages politiques, la Sofres, a mené récemment une réforme en profondeur de ses méthodes de travail. En ligne de mire : l'informatisation des processus de production des études, soit le coeur de métier de la société. Le projet vise en fait l'intranet de l'institut créé en juillet 99 mais laissé en jachère depuis...
"En fait, l'application de workflow, puisque c'est cela dont il s'agit, est la première application de production mise en oeuvre sur les ressources de l'intranet," précise Arnold Haine, responsable informatique France de l'institut.

Entre workflow de production et workflow administratif
Après avoir placé le mot "workflow" sur l'objectif principal du projet, le travail consiste à en définir le périmètre exact. "Nous avons travaillé notre cahier des charges avec un consultant qui nous a permis de délimiter notre besoin. Notre projet se situe à la frontière entre le workflow administratif et le workflow de production. Ce n'est pas non plus une véritable réalisation de GED (gestion électronique documentaire)."

Réduire la paperasse
L'objectif du dispositif est avant tout de réduire la paperasse volumineuse qui accompagne chaque étape de la production d'une étude. En second lieu, pouvoir donner au chargé d'étude, qui est en quelque sorte le chef d'orchestre de la production de l'étude, une vision globale de chaque étape de l'étude, de son avancée...

W4 choisi pour ses compétences intranet
Le choix du prestataire a porté sur un éditeur de logiciel W4 alors que la recherche était plutôt orientée à l'origine du côté des SSII et des intégrateurs. Ce sont les compétences intranet de l'éditeur qui ont séduit l'organisme de même que sa souplesse indispensable pour l'évolution des processus (modification dynamique partiellement possible notamment pour la gestion des exceptions). De même l'éditeur s'est impliqué personnellement dans l'installation et le déploiement de la solution chez son client. Un autre critère de choix important pour la société qui souhaitait bénéficier d'un accompagnement de qualité dans la mesure où les compétences en interne étaient limitées sur ce type de projet.

Interface de gestion binaire
L'interface intranet du projet workflow consiste schématiquement en deux boîtes accessibles via un log-in d'identification unique (une des exigences de la société qui ne souhaite pas démultiplier les codes d'accès aux applications). Une première boîte gère l'ensemble des tâches à exécuter pour un interlocuteur donné dans le processus de production d'études, tandis qu'une seconde contient le thésaurus de l'ensemble des travaux dans lequel il est possible de retrouver l'ensemble du dossier électronique d'une étude (ensemble des données collectées et des formulaires). Il n'y a pas de processus d'indexation à proprement parler, la recherche peut s'effectuer par numéro de dossier ou nom de client pour l'instant.

Rester indépendant de la messagerie...
Au niveau de l'architecture, le logiciel est installé sur un serveur dédié NT et dispose de sa propre base de données (Oracle) et de son propre annuaire d'utilisateurs. L'application ne communique pas avec la messagerie. "Cette indépendance est plutôt une bonne chose, estime Arnold Haine, pour des questions de solidité et de disponibilité." Le moteur de workflow W4 exécute les processus modélisés dans la base (affectation des tâches en temps réel aux bons interlocuteurs).

Des objectifs avant tout qualitatifs
Le prototypage et la configuration du logiciel (plus de cent tâches ont été modélisées) s'est étendue sur 4 mois nécessaires à l'adhésion des utilisateurs et de la direction générale. La démarche étant un véritable enjeu pour la société qui remettait en question toute une organisation ...
Avec un volume de 1 000 études produites par an, représentant environ 1 million de questionnaires, le principal objectif de cette "réforme" était avant tout qualitatif : fiabilité et normalisation des processus.
En terme de productivité, la nouvelle organisation n'aurait a priori que peu d'impact car certaines étapes sont incompressibles (les enquêtes terrain).
Le coût global de l'investissement est de 1 million de francs, soit un des plus gros investissement applicatifs jamais réalisés par l'institut...
300 salariés utilisent quotidiennement l'application déployée en 6 semaines. Celle-ci envisage d'ores et déjà de futures applications de son logiciel concernant la modélisation des processus notamment pour la réalisation des devis.
[Alexandra Bissé , JDNet]