Comment Integra accompagne sa croissance avec un intranet WeRH...

Fondée en 1996, Integra a connu ces deux dernières années une importante croissance de son effectif, passant de 60 personnes en février 1999 à plus de 200 aujourd'hui. Depuis le départ, l'ISP-hébergeur dispose d'un intranet qui se résumait jusqu'au début de l'année 2001 à un annuaire puis à l'accès à plusieurs bases de connaissances. Aujourd'hui, l'implémentation du progiciel WeRH de la société Amalthis, entré en production fin décembre 2000, permet à l'entreprise d'assurer la communication interne et de gérer une bonne part de ses problématiques en matière de ressources humaines, et ce directement dans l'écran d'un navigateur.

Traitement amélioré des demandes de congés
Lorsqu'il se connecte à l'intranet, l'employé dispose d'une page d'accueil profilée qui ne lui donne accès qu'aux rubriques auxquelles il a droit. Parmi celles-ci figurent toutes les informations institutionnelles sur la société en général, dont une revue de presse allégée et les messages de la direction au personnel, ainsi que des applications s'inscrivant davantage dans un contexte socio-professionnel. Outre la possibilité de déposer des annonces, les salariés peuvent également effectuer leurs demandes de congés en ligne à travers un formulaire dédié. Dans ce cadre, les ressources humaines enregistrent près de 40 demandes par jour. Entre la convention collective et l'accord d'intéressement, la consultation s'étend aussi aux comptes-rendus des réunions du comité d'entreprise, et à des informations pratiques procurant aux salariés une meilleure compréhension par exemple de leurs bulletins de salaire ou même de leur régime prévisionnel d'assurance complémentaire maladie.

Retour sur investissement évident en temps gagné

"Nous recrutons près d'une dizaine de nouveaux salariés par mois", déclare Françoise Aristote, directeur des ressources humaines d'Integra. "En tant que DRH, je rencontre des difficultés pour faire face à cette croissance et l'intranet m'apporte un gain de temps énorme. Jusqu'à présent, une personne passait 25 % de son temps à répondre à des consultations téléphoniques de la part des employés, et aussi 25 % dans la gestion des papiers associés. Comme cet ensemble est ramené à 40 %, je mesure les avantages au quotidien et le retour sur investissement est évident."
Parmi les autres bénéfices procurés par l'intranet, les risques ont été réduits en matière de transmission au système de paie. Même si WeRH n'est pas encore connecté au progiciel de CCMX, un chantier prévu lorsque l'application aura atteint une certaine maturité, l'absence de resaisie d'informations comme les dates évite certaines des erreurs humaines les plus courantes.

WeRH, un progiciel d'ERM évolutif grâce à Lotus
De façon opportune, les premiers contacts entre Integra et Amalthis ont été pris en juin 2000, au moment même où la direction des ressources humaines du fournisseur de services Internet se posait la question d'un outil d'ERM (gestion de la relation employés) permettant de faire face à sa croissance organique. WeRH, qui s'appuie sur une architecture Lotus Domino R5, a tout de suite séduit Françoise Aristote par l'étendue des fonctions répondant à sa demande. "Nous avons adapté un outil très large à nos besoins précis", confirme-t-elle. "Et le fait que toutes nos problématiques aient déjà été pensées par Amalthis fait que WeRH a pu couvrir 100 % de notre demande. Le logiciel intègre aussi d'autres fonctions que nous n'utilisons pas encore. Mais un jour, j'aimerais aussi que les salariés puissent consulter l'état de leur rémunération en fonction de leur indice, et WeRH le permet aussi."

Domino en version R5 se passe des clients Notes
Jusqu'à novembre 2000, les développements spécifiques ont été réalisés dans les locaux d'Amalthis en fonction du cahier des charges établi par Integra. Pour cela, un serveur a été fourni par l'ISP à l'intégrateur, qui a construit l'architecture et rendu la plate-forme sous sa forme finale pré-packagée. Une journée seulement s'est avérée nécessaire pour insérer le serveur dans l'infrastructure réseau de l'ISP-hébergeur. Puis, le mois de décembre a été consacré au test des fonctions en grandeur nature, avant la mise en oeuvre effective début janvier.
Techniquement, les informations se présentent sous la forme de bases Notes. Le recours à la version R5 de Domino permet la consultation dans un navigateur web, en évitant tout déploiement de Lotus sur les postes clients. L'affichage des pages est effectué en HTML statique ou dynamique, et le langage Javascript permet de contrôler le remplissage correct des champs au sein des formulaires. Pour l'instant, aucune autre technologie n'est employée, même si la société réfléchit à l'opportunité de certains développements en PHP sur un serveur Linux, notamment en vue de renforcer l'intégration de l'intranet aux autres applications de l'entreprise comme Oracle et Sage.

Un bilan satisfaisant pour un produit très simple
En qualité de bêta-testeur de la première version de WeRH, Integra a bénéficié d'une ristourne d'environ 50 % sur le produit, dont le prix de vente doit avoisinner les 120 000 francs en version finale. En jours/homme, les développements effectifs ont réclamé près d'un mois et demi, du fait de certains réglages inhérents à cette première mouture du produit. Parmi les petites difficultés rencontrées, certains paramétrages ont nécessité un affinage plus poussé au niveau des profils. Par exemple, pour les personnes ne bénéficiant pas d'un accord de participation au capital, le lien correspondant devait disparaître sur la page d'accueil.
Côté bilan, le tableau s'avère plutôt très satisfaisant. "Nous avons imposé nos exigences sur le traitement manuel et la simplicité d'utilisation", témoigne Françoise Aristote. "Or, l'outil s'avère très visuel pour paramétrer les flux de demandes et est livré avec une documentation très complète. De plus, comme nos collaborateurs sont habitués au technologies Internet, nous n'avons rencontré aucun frein à l'utilisation. Et dès que le directeur général a une information à communiquer, il ne l'envoit plus par mail mais la communique sur la une de l'intranet."
[François Morel, JDNet]