Comment Xerox s'appuie sur RH.Net de PlanetCareer pour gérer le recrutement

Produits personnels, copieurs et équipements de bureau, systèmes de production, services et consommables... ainsi le groupe Xerox résume-t-il son activité en France. Une entreprise au sein de laquelle, on le devine, les commerciaux tiennent une place prépondérante. La gestion des ressources humaines de Xerox fait partie des pionnières en matiére d'informatisation des processus liés, entre autres, à l'embauche de ces professionnels. Hervé Farret, directeur des ressources humaines, explique ce choix par le fait qu'il s'agit en l'occurrence de "profils très recherchés, sur lesquels il faut être très réactifs". Récemment, c'est la société PlanetCareer qui a été chargée de cette gestion des recrutements grâce à sa solution RH.Net.

"Faire circuler l'info et répondre aux candidats"
Objectif : "la gestion électronique de toutes les candidatures", déclare posément le DRH. Depuis le système Minitel mis en place dès 1992, "cela fait une dizaine d'années que nous travaillons avec des systèmes automatisés et processisés", rappelle-t-il. La société s'est successivement appuyée, poursuit-il, sur les logiciels "Hera Recrutement de Sopra puis Oscar, racheté depuis par ORC. Leur dénominateur commun tient de leurs capacités en termes de réactivité par rapport au marché et de transmission de l'information en interne".

Les besoins de Xerox concernent le recrutement de commerciaux dans trois grandes catégories : "l'école de vente, les ingénieurs vente système et les ingénieurs vente bureautique, qui représentent à eux seuls 300 des 400 embauches prévues au total pour 2001", développe le responsable des recrutements. Or celui-ci délègue en partie cette responsabilité à "vingt personnes dont ce n'est pas le job, mais qui comptent le recrutement parmi leurs activités". Sacrifiant à l'objectif de réactivité, le DRH compte donc sur RH.Net pour atteindre tout de même un résultat aussi satisfaisant que possible.

Critère de sélection : la personnalisation
Aujourd'hui, suite à un appel d'offre et au terme d' "une petite compétition", PlanetCareer a été sélectionné car "ils ont développé une solution personnalisée, sur la base de leur application". PlanetCareer s'occupe dès lors intégralement de la gestion des candidatures : "ils se chargent d'une partie du screening, soit une première analyse concernant le domaine d'activité, précise Hervé Farret. Dès que le domaine correspond, c'est à dire que l'on a bien affaire à une candidature commerciale, RH.Net devient un outil de gestion de l'information".

La base de donnée sur extranet que constitue la solution permet, selon le DRH, "d'avoir un statut de candidature beaucoup plus précis". Traduction : les "fonctions les plus intéressantes", poursuit l'intéressé, tiennent du numéro de téléphone attaché au candidat, de l'état d'avancement de sa candidature à travers les dates et les résultats des entretiens ainsi que de la gestion des réponses. Soit "une fiche très remplie", accessible à tout moment et mise à jour en temps réel. Le remplissage de chaque "fiche candidat" est "amorcé par PlanetCareer, puis les recruteurs n'ont plus qu'à terminer".

Concernant les fonctions d'analyse des procédures de recrutement, Hervé Farret soupire : "quand vous êtes au volant d'un véhicule, vous n'avez pas en permanence le nez sur le voyant d'huile...". L'utilité des statistiques semble lui paraître peu évidente. "Mais je n'étais pas obligé de prendre toutes les options" indique-t-il pour insister encore sur la faculté de PlanetCareer à s'adapter au cahier des charges. De même des options telles que la "gestion de vivier" représentent selon lui l'exemple type de fonction inutile : "Cela n'existe pas pour nous. Les commerciaux tournent trop vite", résume-t-il.

Des perspectives encore plus ambitieuses
Au final, la perspective de gérer les candidatures électroniques "pour que tout finisse par passer par le site web" semble encore relativement lointaine. "Nous poussons au maximum vers cette gestion électronique, mais à l'heure actuelle cela ne représente encore que six candidatures sur dix", commente le DRH. Avantage non négligeable, tout de même, la solution RH.Net de PlanetCareer autorise un "sourcing" intégrant les candidatures spontanées, les annonces publiées dans le Figaro ou le Parisien, les sites d'emplois tels que ceux de l'APEC, l'ANPE ou encore Monster, les mailing papier et électroniques et enfin les salons.

Même "la relation papier est scannée de manière à être consultable", souligne Hervé Farret. D'ailleurs, la consultation de la base n'étant possible que du côté des recruteurs, on imagine les futurs axes d'amélioration : "les candidats n'ont pas accès à RH.Net mais c'est en projet, annonce sans complexe le DRH. Par contre le système informe déjà automatiquement les candidats, par un accusé de réception, du nom, de l'adresse email et du numéro de téléphone de leur contact dans l'entreprise".

Un résultat provisoire mais honorable, qui aura nécessité "deux bons mois d'élaboration du cahier des charges et deux mois de plus pour l'installation". Et Hervé Farret d'estimer à six mois la période nécessaire dans le cas d'une entreprise moins accoutumée à ce fonctionnement. Pour "100 à 150 kF annuels hors coûts d'affranchissement et d'analyse en interne", un budget fonction du nombre de candidatures, Xerox sous-traite en toute confiance la gestion de sa plate-forme de recrutement.