Comment Pictet gère ses courriers entrants et sortants avec Documentum

C'est dès la fin de l'année 1989 que la banque privée helvétique Pictet & Cie rédige un premier cahier des charges en vue d'informatiser la gestion de son courrier entrant et sortant (factures de bourse, avis de paiement, estimations, etc.). L'objectif est alors de répondre à deux problématiques principales: d'une part la gestion électronique de ce type de données par les opérationnels, et d'autre part leur archivage. Une mesure rendue nécessaire par la contrainte juridique de conserver les preuves des opérations comptables pendant 10 ans. En 1994, le projet entre en phase d'implémentation. Les choix se portent alors sur la solution de gestion documentaire de Documentum (Documentum 4i) associée au format de fichiers PDF (Portable Document Format) proposé par Adobe.

PDF comme réponse à la problématique juridique
"Nous avons choisi le PDF car à l'époque il s'agissait d'un standard qui avait des chances de se pérenniser", explique Carlo Bonferroni, responsable de la gestion documentaire et des systèmes interbancaires chez Pictet. "Aujourd'hui, nous l'utilisons pour traiter de nombreux types de documents (jusqu'aux e-mails et aux présentations power point), dans la mesure où ils restent non-confidentiels". Autre argument mis en avant: le format d'Adobe répond au besoin du 'reporting bancaire' de conserver les pièces dans leur état initial. "Le tout en étant capable de reproduire n'importe quel type de formats de documents (Word, QuarkXpress, etc.). Notez qu'une technologie dynamique n'était pas viable dans la mesure où elle aurait entraîné des problèmes de recomposition en cas de modification d'un des éléments des interfaces", commente le responsable.

Documentum pour la gestion des dossiers client
En lice avec les outils d'IBM, d'IMTF, de Cimage Novasoft et de FileNet, c'est finalement Documentum qui est choisi comme fournisseur de solutions de gestion électronique de documents. Capable de traité le PDF dés 1994, l'outil de l'éditeur américain est retenu pour son processus de traitement par objets. "Un système qui permet notamment une grande souplesse dans la classification des fichiers par comptes et par dates au sein d'une arborescence de répertoires et de sous-répertoires", pointe Carlo Bonferroni. A cet avantage s'ajoute la possibilité d'attacher des brochures générales stockées dans un répertoire indépendant. Côté architecture, la banque opte pour le système d'exploitation Sun Solaris et à la base de données Oracle.

Une articulation étroite avec le système d'entreprise
Depuis la mise en place de la chaîne de digitalisation, à celle de l'alimentation automatique (conversion PDF, etc.), en passant par l'adaptation de la structure de la base de données et l'installation de la solution Documentum le déploiement aura duré 12 mois. "Pour traiter le courrier entrant, nous avons été obligé de développer notre propre logiciel car les solutions disponibles à l'époque ne savaient pas encore gérer le PDF", souligne le chef de projet. "Certaines applications de notre système central ont également été modifiées pour pouvoir transmettre des données client". Au total, 70% des fichiers sont générés à partir d'applications bancaires et 30% à partir de programmes bureautiques traditionnels. La récupération des documents depuis ces deux types de sources est prise en charge par l'application CDI (Sterling Software) -qui transfert les fichiers via le réseau interne en s'appuyant sur le protocole IP.

De leur côté, les gestionnaires de fortunes consultent les contenus clients par le biais d'une interface de recherche développée en Visual Basic. S'appuyant sur l'interface de Documentu, un département particulier est dédié à l'introduction des documents dans le système.

Un système de fichiers d'environ 680 Giga-octets
Au total, la somme des données stockées par le système compte 70 millions d'objets, soit près de 25 millions de documents. La base de données Oracle, qui contient les critères de classification, affiche quant à elle un niveau d'occupation de 95 Giga-octets, et le système de fichiers Unix (regroupant les fichiers PDF) près de 680 Giga-octets. "Il s'agit de l'une des plus grosses bases Documentum dans le monde", soutient-on chez Pictet. Pour gérer cette charge mémoire, l'application s'appuie sur un serveur Sun quadri-processeurs couplé à une seconde machine (du même type) intégrant un système de miroring -en cas de crash du premier serveur.


Afin de stabiliser le volume de données et de gérer de manière optimale la lecture des différentes versions PDF, points considérés comme important en cas de migration, une application programmée en scripts Unix et langage C est déployée pour générer des microfilms à partir des documents. "La solution Documentum n'a pas la capacité d'optimiser de telles migrations", reconnaît le porte-parole. "Pour ce faire, nous devons passer par le service technique de l'éditeur, qui nous livre des scripts de migration sur mesure. Cela revient, en gros, à trois jours de prestations externes".

Après deux ans de mise en production Carlo Bonferroni estime que "les économies de papier réalisées ne sont pas loin de rembourser le projet. En outre, poursuit-il, les gestionnaires n'impriment plus de seconde copie pour leur dossier, ce qui a permis de gagner un demi étage de bâtiment".