Le Web, synchronisateur de projets

Le Web, synchronisateur de projets ? C'est une tendance qui se confirme comme on a déjà eu l'occasion de l'évoquer (voir Le navigateur Web, cet outil de collaboration…). Mais l'outil le plus perfectionné se révélera d'une piètre efficacité si les responsables du projet ne mettent pas en place le management adéquat. En effet, il ne suffit pas d'affirmer péremptoirement aux équipes : nous avons mis en place un gestionnaire de projets dernier cri qui synchronisera tout ; vous n'avez qu'à vous connecter tous les matins à telle adresse, vous y verrez ce que vous avez à faire. L'échec est quasi certain : la cohésion des collaborateurs passe par d'autres motivations.

Synchroniser des équipes européennes
L'exemple de Toshiba est à ce titre instructif. La compagnie japonaise recherchait une solution de gestion de projet collaborative lui permettant d'accroître rapidement la productivité du déploiement d'un ERP sur tous ses sites européens. Son choix s'est porté sur Enablon Project, qui lui a permis de gérer en temps réel les tâches, actions et les étapes du déploiement. Par ailleurs, les équipes de chaque pays ont partagé leurs meilleures pratiques à travers des outils de partage des connaissances. Plus concrètement, il s'agissait de coordonner les consultants de Cap Gemini pour qu'ils installent Oracle Financials. Voilà pour le côté technique des choses. C'est-à-dire la partie émergée de l'iceberg. Car il a fallu étudier finement les procédures afin d'adapter le fonctionnement du produit de gestion de projet. Ainsi, Enablon a réalisé une " étude de perception " chez Toshiba afin de cerner les méthodes de travail au sein de la compagnie puis s'est impliqué dans la conduite du changement. Il fallait en effet renverser certains reflex. Celui qui consiste par exemple à prévenir les collaborateurs que l'on va placer tel document à tel endroit. Ici, c'est l'inverse qui se passe : le fait de publier un document déclenche immédiatement une alerte. Mais à qui faut-il la destiner ? Quelle sera la méthode de validation ? Selon quel calendrier ? Rien ne doit être laissé au hasard dans cette formalisation des échanges, si l'on veut que le projet arrive à son terme dans les délais. Tous les processus d'échanges d'information doivent être clarifiés afin d'être modélisés dans ces nouveaux outils de workflow qui tirent parti du Web.

Ces outils vont se multiplier. L'infrastructure de communication que constitue le Web est une trop belle aubaine. Les consultants du cabinet Axys l'ont bien compris. Ils ont développé Galaxys web, un outil qui comprend cinq parties: tableaux de bord, communication de projet, base documentaire, plan d'action ainsi que tests et anomalies. Il s'utilise depuis une interface web, et ne nécessite donc qu'un simple navigateur. Il est possible de définir des projets composés de sous-projets. Des tableaux de bords abordant les thèmes planning, gestion des risques et des recettes sont inclus. De même, un système de communication entre les participants au projet est intégré. Celui-ci peut gérer la messagerie électronique et permet de définir des alertes pour prévenir les collaborateurs d'une réunion. Des forums ainsi qu'un espace d'information sur la vie du projet sont prévus. On trouve également ce type d'outils dans le monde Open source : ainsi PHP Groupware comprend un module de gestion de projets. Mais aucun mode d'emploi n'accompagne le produit. Ceux qui voudront le rendre opérationnel devront faire preuve d'ingéniosité en matière de ressources humaines.