Responsabilités des directions générales dans l'urbanisation de leur SI
Malgré lapparente aridité méthodologique dune démarche durbanisation du SI, aridité que les spécialistes doivent contribuer à irriguer en illustrant concrètement la démarche et ses bénéfices attendus, les directions générales doivent impérativement semparer de ce sujet.
Plusieurs raisons à cette ardente obligation qui relèvent toutes du domaine de responsabilité dune direction générale.
Levier stratégique
Le SI permet à une entreprise (ou ne permet pas !) de faire preuve de pro-activité et de réactivité au regard des évolutions de ses marchés, il permet daider à la décision en étayant les intuitions des dirigeants (pro-activité) ou en les alertant sur des évolutions non anticipées (réactivité).
La capacité du SI à permettre la mise en marché rapide de nouvelles offres, à offrir des services à valeur ajoutée aux clients, à utiliser de nouveaux canaux de diffusion, à détecter les impacts sur les résultats de lentreprise dune intensification de la pression concurrentielle va constituer un atout majeur pour lentreprise.
Performance opérationnelle
Le SI peut sassimiler au système nerveux de lentreprise puisquil véhicule des influx porteurs dinformation pour action.
Les décisions stratégiques ou managériales ne peuvent pas être relayées :
- si le SI ne fonctionne pas correctement ou est mal interconnecté et coordonné entre les différents services de lentreprise ;
- si les décisions ne sont pas comprises, les actions ne seront pas exécutées conformément aux attentes de la direction.
Enfin, les capteurs terrain que constituent les saisies des informations à la source dans le SI ne permettront pas à la Direction de lentreprise de prendre les bonnes décisions si elles sont mal interprétées ou dirigées.
Plus lorganisation est complexe, plus la performance du SI va déterminer le niveau de performance opérationnelle de lentreprise.
Recevoir la bonne information au bon moment et à destination du bon interlocuteur, être capable dinterpréter correctement cette information, pouvoir être certain que la décision prise va être relayée, comprise, exécutée rapidement par le niveau opérationnel, dune façon homogène et coordonnée entre tous les services
ne sont-ce pas là quelques préoccupations permanentes dun dirigeant ?
Rentabilité
Les dépenses dinvestissement, de maintenance, de formation (chiffres ?)
liées plus ou moins directement au SI croissent de façon permanente dans les organisations.
Par ricochet, les questionnements sur le ROI de ces dépenses constituent un point dur des arbitrages entre les différents projets informatiques de lentreprise.
Quel dirigeant ne sest pas souvent senti démuni dans cette prise de décision ? Il sagit de mieux appréhender les niveaux denjeu des différents projets informatiques et danticiper les impacts opérationnels des décisions technologiques
Motivation et cohésion dentreprise
Le SI revient comme un leitmotiv dans les propos des salariés et apparaît aujourdhui comme un des leviers principaux de motivation ou de démotivation du personnel.
Le poids majeur pris par les applications informatiques dans le travail quotidien en termes de performance individuelle, le temps consacré à lutilisation doutils plus ou moins ergonomiques etc. vont contribuer à faire de la performance perçue du SI un incontournable de la gestion des Ressources Humaines.
Les évolutions vers plus de flexibilité dans le temps de travail, de recours plus fréquent au temps partiel ou à lintérim concourent également à rendre impérieuse une lisibilité accrue du SI (comment former rapidement un nouveau salarié à son poste de travail ?). Par ailleurs, le SI agit comme un révélateur des forces et faiblesses de lentreprise (culture managériale, transversalité de lentreprise etc.).
Ces quatre points développés nous confortent dans lidée, pour qui nen serait pas déjà convaincu, que la maîtrise du Système dInformation (à fortiori sa composante informatisée de plus en plus consistante), constitue un facteur de performance essentiel à tout manager dune organisation.
Et cette démarche durbanisation contribue, en apportant des réponses opérationnelles, à faciliter cette nécessaire maîtrise. La démarche durbanisation du SI souvent reléguée, sans pilotage de la part des Directions, aux acteurs de la DSI nest donc pas (qu) une affaire dinformaticiens !
Maîtriser son organisation grâce à la démarche d'urbanisation
Le plan durbanisme du Système dInformation (PUSI) produit par la démarche durbanisation constitue un des outils à disposition du dirigeant pour accroître la maîtrise de son SI donc de lorganisation quil dirige.
Il doit sponsoriser et piloter cette démarche pour en obtenir sa réussite. Les axes généralement développés a minima pour garantir lefficacité dune telle démarche sont les suivants :
Se donner une vision du SI répond à une problématique de lisibité.
Cest définir judicieusement lensemble des cartographies micro et macroscopiques répondant aux besoins de connaître lensemble de ses composantes en liaison les unes aux autres (composantes métiers, fonctionnelles, techniques), et de communiquer grâce à un langage graphique commun aux différents acteurs de lorganisation (Directions, MOA, MOE).
Dans le cadre des valeurs de « levier stratégique » et de « performance opérationnelle » accordées au SI, sen donner une vision contribue fortement dune part à faciliter les évolutions stratégiques et originales par létude et lanalyse qui sont rendues possibles, et dautre part à déceler rapidement les dysfonctionnements en cause des troubles de traitement de linformation.
Outiller la réflexion sur lévolution du SI consiste à se doter de plus de moyens que sa seule intuition, ou qu'un seul ressenti technologique.Outiller cette réflexion consiste à véritablement ancrer la culture durbanisation du SI au sein de lorganisation, et par là même donner un cadre de réflexion stable.
Mais outiller la réflexion cest également outiller la démarche à laide dun progiciel spécifique de modélisation offrant tout le potentiel danalyse dimpacts dune modification de lorganisation, dune refonte de processus métier, de lintégration dune nouvelle plate-forme,
Cet outil se doit donc de répondre au nécessaire besoin du décideur en charge dune telle mission : des faits et des chiffres, répondant ainsi aux questionnements sur la "rentabilité du SI" évoqués ci-dessus.
Accompagner le changement : toute modification du SI a généralement des impacts forts sur les acteurs dune organisation, et ce à tous les niveaux.
Le volet daccompagnement au changement permet dasseoir le rôle de "motivation et de cohésion dentreprise" accordé au SI.
Communiquer sur la vision que lon se donne du SI et de son évolution, impliquer les acteurs du SI dans la réflexion au changement (implication rendue possible par la méthode et les outils ad hoc) sont véritablement les leviers qui permettent de faire adhérer le corps social au projet de modernisation.
Et au-delà de cette adhésion, il sagit également de faciliter linsertion de nouveaux entrants (salariés, partenaires, prestataires,
) ce qui savère aisé lorsque le Système dInformation est décrit et connu.
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