En 2003, le groupe La Poste a dépensé 3,5 milliards d'euros en achats (frais généraux, prestations, transport, informatique, télécoms, bâtiments, matériels et fournitures postales). La filière achats compte 550 acheteurs, dont 100 à la direction des achats, 350 rattachés aux régions et 100 à des directions métiers.
Fin 2002, un projet d'amélioration du pilotage de cette filière est lancé afin d'optimiser la cohérence et l'efficacité des processus achats, automatiser les tâches manuelles, permettre des analyses plus poussées, développer de nouvelles techniques d'achats et assurer la traçabilité des décisions. Sur ce dernier point, même si le nombre de fournisseurs de La Poste est de 60 000, 80% des dépenses sont réalisés avec seulement 2% d'entre eux.
"Dans un premier temps, nous avons bâti un infocentre pour obtenir une base de données fournisseurs unique, propre et partageable par tous, sachant que nous avions précédemment 190 bases différentes. En parallèle, notre système comptable a évolué pour passer d'une logique comptable à une logique achat. Le projet e-achats est venu se greffer là-dessus et c'est Verticalnet qui a remporté l'appel d'offres", explique Pascal Gilardi, DSI à la direction des achats et de l'immobilier de La Poste.
La poste est soumise aux obligations des directives européennes relatives aux établissements publics des secteurs dits spéciaux, ce qui l'amène, en fonction de certains seuils, à publier des appels d'offres ouverts sur lesquels les fournisseurs peuvent répondre de façon électronique.
| En un an, 300 millions d'euros ont déjà été traités |
Un pilote a tout d'abord été créé en mode ASP - entre janvier et mars 2004 - pour gérer l'appel d'offres du courrier international (transport aérien), qui représente un montant de 70 millions d'euros sur une année. Un test sur les enchères inversées a également été entrepris. "Nos fournisseurs ont adhéré à l'outil sans trop de problèmes. Quant aux enchères inversées, elles conviennent bien pour des achats standardisés mais peu pour des achats de prestations, plus complexes", note Pascal Gilardi.
Depuis lors, le déploiement a été entrepris. En un an, 300 millions d'euros ont déjà été traités - soit 25 appels d'offres - et la moitié des 80 acheteurs concernés en central a été formée. "Un fort accompagnement est nécessaire. L'outil apporte une véritable révolution dans la façon d'acheter, cela ne se fait pas du jour au lendemain", précise Pascal Gilardi. L'usage de Verticalnet insuffle en effet de nouvelles méthodes de travail, oblige à un certain formalisme, le travail se faisant notamment à partir de modèles.
| 20% de gains sur les enchères inversées |
Les premiers gains - les plus visibles - ont été constatés sur les enchères inversées, qui n'ont concerné que les achats de papier : 20% d'économies. Les autres gains ont été réalisés sur des achats où La Poste n'avait ni la capacité ni le temps d'aller voir tout le marché, donc de mettre un maximum d'acteurs en concurrence.
Jusqu'à présent, la réponse dématérialisée aux appels d'offres s'est faite sans contrainte, sur la base du volontariat, pour les fournisseurs. Mais les choses changeront en 2005... Mi-2005, Pascal Gilardi et son équipe ont également pour projet de déployer la brique relative aux indicateurs de performance des fournisseurs, autrement appelée "suivi de la qualité".
"Je réfléchis par ailleurs à la formation d'équipes d'acheteurs pour pousser l'outil. Ces acheteurs pourraient ainsi porter assistance aux autres acheteurs en cas de besoin", conclut Pascal Gilardi.
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Le projet en bref
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Société
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La Poste
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Secteur d'activité
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Courrier, colis et services financiers
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Effectif
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300 000
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Chiffre d'affaires
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18 milliards d'euros en 2004
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Solution retenue
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VerticalNet
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En production depuis
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2004
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Dossier 
