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Le Conseil Général de Loire-Atlantique amorce le déploiement d'un intranet collaboratif
La plate-forme repose sur la solution de portail et de gestion de contenu du français Jalios. Un outil choisi pour son ergonomie et sa palette fonctionnelle.   (25/07/2005)
Enquête Intranet
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"En 2003, l'intranet du Conseil Général de Loire-Atlantique se résumait en un serveur de pages Web statiques à caractère purement informatif, dont le moteur de recherche arrivait alors à saturation", explique Jean-Philippe Lefèvre, responsable de la cellule Intranet de la collectivité territoriale. "De là, nous avons décidé d'amorcer une réflexion avec dans l'idée de s'orienter vers une plate-forme dynamique et surtout plus collaborative."

Une démarche de projet est amorcée en septembre de la même année. Elle se traduit par la création d'un groupe composé de représentants de différentes directions, dont la DSI, les ressources humaines et la communication. Chargé de plancher sur les spécifications de la nouvelle application, il est doublé d'un réseau de correspondants nommés au sein des différents départements du conseil général en vue de sonder les besoins du personnel sur le terrain. Ce travail aboutit a l'élaboration du cahier des charges.

"Les demandes concernaient avant tout le champ de la dématérialisation ainsi que la création de téléprocédures", résume Jean-Philippe Lefèvre. Partant de ce constat, un axe directeur est défini. "Nous recherchions en premier lieu une solution permettant une gestion décentralisée des mises à jour, à la différence de l'intranet statique qui nécessitait l'intervention de la DSI. L'objectif était également d'offrir à chaque agent un accès personnalisé aux informations. Mais également pouvoir intégrer des applications tierces, ainsi que des processus pour la gestion de procédures dématérialisées."

Jalios l'emporte face à son concurrent Noheto
En avril 2004, une première version est lancée. Elle s'appuie sur la plate-forme du français Jalios. Une offre choisie pour l'ergonomie de son back office et sa large palette fonctionnelle - combinant portail et gestion de contenu. "Nous avons hésité avec Noheto qui, à la différence de Jalios, ne dispose pas de sa propre base de données, mais fonctionne sous Oracle", confie Jean-Philippe Lefèvre. Jalios est finalement jugé plus intéressant, notamment en termes de prix.

Pour accompagner la prise en main de l'outil, le conseil général opte pour une politique de conduite du changement assez originale. Un diaporama animé, présentant un agent découvrant le nouvel intranet (à la manière d'une bande annonce), est diffusé aux futurs utilisateurs. Il est accompagné d'un mode d'emploi papier de l'application.

Dans sa première version, l'intranet donne accès à de nombreux contenus d'information (délibérations, marchés publics, évènements culturels ou sportifs, etc.), ainsi qu'à des applications bureautiques et à la messagerie. Une quarantaine de contributeurs issus de différents départements ont été formés, en vue de nourrir le système en contenus plus métier. Par ce biais, les ressources humaines diffusent par exemple des annonces de recrutement, les travailleurs sociaux publient un fond documentaire social.

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"Entre 6 mois et 1 an sont nécessaires pour professionnaliser ce réseau, car on demande beaucoup de choses à ces correspondants (traitement d'images, conversions de documents en PDF, etc.). Une phase d'accompagnement est nécessaire", estime Jean-Philippe Lefèvre.

Prochaine étape évoquée : le développement de réels espaces de travail partagés, et la mise sur pied de processus visant à dématérialiser certaines procédures, à la fois administratives (RH, prêt de ressources, etc.) et métiers (relatives à l'attribution des marchés publics par exemple). Le tout par le biais de Jalios également, le produit proposant un premier niveau de modélisation graphique de processus métier.

Le projet en bref
Organisme
Conseil Général de Loire-Atlantique
Secteur d'activité
Administration publique territoriale
Solution retenue
Jalios
Outil de gestion d'accès
Novell (gère l'accès aux applications bureautiques et métier depuis le portail)
Nombre d'utilisateurs
2 300
Antoine CROCHET-DAMAIS, JDN Solutions Sommaire Intranet-Extranet
 
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