Les outils collaboratifs, de gestion de projets et de coordination d'équipes se développent à mesure du besoin de réduction du temps passé en déplacements professionnels. L'objectif est la réalisation d'économies d'échelle.
Ce nouveau mode d'organisation a été analysé par un livre blanc, publié par le cabinet de conseil Frost & Sullivan. L'étude, commandée par l'éditeur WebEx, analyse les gains de productivité engendrés par la collaboration Web, et notamment par la réduction des voyages d'affaires.
Cette collaboration virtuelle est avant tout présente pour améliorer les processus métiers, rappelle le cabinet. L'analyse porte premièrement sur la méthodologie de calcul du retour sur investissement (ROI). Létude se concentre ainsi sur l'utilisation de l'outil de collaboration WebEx dans le service commercial d'une compagnie du secteur informatique classée au Fortune 500.
Le tableau ci-dessous mesure les gains quantitatifs tant matériels (frais de voyages) qu'humains (productivité) avec la solution déployée sur une année.
Au total, près de 393 heures de travail sont gagnées. En convertissant un quart de ce gain en économies sur la masse salariale en sur-effectif (-3 931 dollars) et y en rajoutant les trois quarts restant en productivité (295 heures de travail) générant 18 059 dollars de bénéfices supplémentaires, l'entreprise affiche une productivité supplémentaire de 87 500 dollars. Cumulant cette productivité chiffrée et les gains sur les économies sur les frais de voyages, le bénéfice est de 164 055 dollars.
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Gains matériels et humains avec la solution WeBex
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Déplacements lointains
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Déplacements proches
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% des déplacements évités
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17%
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20%
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nombre d'heures gagnées par voyage
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5
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2
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coût moyen d'un voyage
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$970
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$43
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nombre de voyages évités par an
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53,5
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62,9
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nombre d'heures gagnées sur l'année
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267,3
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125,8
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Frais de voyages gagnés sur l'année
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$51 860
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$2 705
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Source : Frost & Sullivan, 2005
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La solution de collaboration avec son implémentation et la location de 10 accès revient à 29 000 dollars sur l'année.
Le ROI ou le rapport bénéfice engendré / coût de la solution est donc de 88,2% sur les frais de voyages et de 277,6% sur les coûts salariaux. L'addition de tous ces ROI (voyages, bénéfices productivité/voyages, bénéfices productivité/hausse productivité) donne 465,1%, soit un retour sur investissement au bout de 2,1 mois.
Ce même cas de figure, analysant la formation au lieu du service commercial débouche sur un ROI global de 235,9% et un retour sur investissement au bout de 3,6 mois.
Par ailleurs, les outils de conférence en ligne s'intègrant aujourd'hui avec des logiciels d'automatisation de force de vente (SFA) ou plus largement de gestion de la relation client, une mesure des performances des processus métiers est donc possible via ces plates-formes intégrant la collaboration.
Mais l'analyse de ces processus et des gains pour l'organisation n'est que quantitative. L'aspect qualitatif se limite à l'accès plus rapide à l'information et aux ressources. Si la collaboration Web réduit les voyages et diminue la fatigue des employés, l'avantage social est bénin face aux licenciements, liés aux sur-effectif, que ce modèle de travail peut provoquer. |
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