Le SIVOA, Syndicat mixte de la vallée de l'Orge aval, assure la gestion hydraulique de la rivière Orge et le transport des eaux usées sur un bassin versant de 208 kilomètres carrés. Issu d'un regroupement de 32 communes, il compte 80 salariés, dont une grande majorité d'agents présents sur le terrain. Il propose un système d'information géographique aux communes pour leur permettre de consulter les données techniques de la rivière.
En 2003, le Syndicat décide de numériser son courrier sortant. Mais pour pouvoir gérer le circuit du courrier et ses validations, nécessaires auprès des chefs de service et de la direction, la direction informatique du SIVOA doit envisager la mise en place d'une solution de gestion des processus (workflow). Un projet délicat où la première solution envisagée s'est soldée par un échec.
"Pour notre groupware, nous utilisons la solution Lotus. L'idée était donc de s'orienter vers cette plate-forme pour notre moteur de workflow. Malheureusement, après les développements, l'outil s'est avéré beaucoup trop lent. Il a donc été rejeté par les utilisateurs. Il ne répondait pas non plus aux besoins en matière de confidentialité des courriers", explique Christian Pitet, responsable du projet pour le syndicat de l'Orge.
Suite à ce constat, le SIVOA se tourne vers le marché des outils de courrier. L'évaluation des outils, il y a deux ans, ne permet pas de faire ressortir un logiciel particulièrement adapté au cycle de vie du document propre au Syndicat. La DSI évalue alors des logiciels dédiés à la gestion des processus, notamment les produits de la société W4 et ceux de son concurrent C-Log.
"Les solutions étaient comparativement les mêmes au niveau du prix. Nous avons donc regardé avant tout l'adaptabilité du produit à nos processus métiers et l'évolutivité de la solution. L'avantage de C-Log venait du fait que ses produits s'appuyaient sur Lotus, tandis que pour W4, il fallait installer un moteur de workflow supplémentaire", note Christian Pitet.
| Une remobilisation des utilisateurs nécessaire |
Contrairement à un logiciel de courrier, la solution de workflow offre un véritable outil de développement autour des processus de l'entreprise, laissant la possibilité au syndicat d'étendre son champ d'applications à d'autres domaines que la gestion de courriers par la suite. Il voulait également pouvoir interfacer les carnets d'adresses de ces utilisateurs avec le logiciel de courrier.
"Nous avons constitué un groupe de travail réunissant les utilisatrices, un chef de service et un directeur général adjoint afin de modéliser le processus courrier. Au départ, les utilisateurs étaient très échaudés par le précédent logiciel courrier. Il a donc fallu à nouveau les fédérer. Cela a été rendu possible par le groupe de travail, par une forte implication de la direction générale, mais aussi par la formation des utilisateurs lors du déploiement", analyse le chargé de projet.
Entre le choix de l'outil, début 2004, et sa mise en production, il aura fallu près d'un an. Un délai nécessaire car les développements ont été réalisés en interne. "Je me suis chargé des développements, après avoir reçu une formation sur Designer au mois de février 2004. Il a fallu une phase de développement de près de 6 mois, mais je n'étais pas sur le projet à 100%", indique Christian Pitet.
Utilisé depuis près d'un an, l'outil a cependant vaincu la frilosité des utilisateurs. "C'est un outil rapide et fiable qui permet d'interfacer entièrement nos carnets d'adresse. Il a répondu aux attentes des utilisateurs, notamment en matière de facilité d'utilisation. Nous avons fait une enquête de satisfaction anonyme au bout d'un mois et il en est ressorti une perception positive du logiciel courrier", ajoute le responsable du projet.
L'organisation en groupe de travail a permis de faire remonter à la surface un manque d'homogénéité dans les circuits décisionnels, manque auquel il a fallu remédier.
Ce problème résolu, la direction envisage désormais d'étendre sa gestion des processus automatisée à la gestion du processus de validation des délibérations du syndicat, mais aussi à la gestion des congés du personnel. D'autres outils de communication, tels le fax et les mails, pourraient aussi être concernés.
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Le
projet en bref
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Entreprise
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SIVOA (Syndicat mixte de la vallée de l'Orge aval)
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Secteur
d'activité
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Environnement
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Type
de projet
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Workflow
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Solution
retenue
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C-Log
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Date
de lancement du projet
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Janvier 2004
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En
production depuis
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Mars 2005
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Coût de la solution
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11 130 euros (licences) + 1 680 euros (support)
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Dossier 
