Agence de conseil en promotion et marketing de terrain, Askell regroupe près de 7 000 collaborateurs en France, dont 6 500 intervenants terrain. La particularité de l'entreprise : les intervenants terrain s'engagent dans des missions à durée et à salaire variable, sans forcément qu'une continuité existe entre elles.
"Notre activité comporte une forte saisonnalité en mai-juin et en novembre-décembre. Nous gérons beaucoup d'intervenants avec des variables de paie nombreuses. Chaque mois, le bulletin de paie que nous envoyons doit contenir un cadre détaillant pour le mois les différentes missions d'intervention commerciale. Pour résumer, notre paie ressemble beaucoup à ce que font les sociétés d'intérims", indique Annabelle Roger, directrice des ressources humaines d'Askell.
Equipé jusqu'à présent d'un logiciel de paie spécifique non mis à jour depuis 1998, Askell lance en 2004 une première consultation du marché afin d'adapter son logiciel RH aux nouveaux besoins fonctionnels. Une dizaine de solutions sont étudiées dans un premier temps et après une première sélection, quatre d'entre elles font l'objet d'une consultation poussée.
"Dans le cahier des charges, j'avais spécifié la nécessité d'inclure le tableau relatif aux missions d'intervention commerciale en haut des bulletins de paie. C'était un critère rédhibitoire pour les acteurs principaux du marché car le spécifique ne les intéressait pas. J'avais également ajouté tous les critères non pris en charge par notre ancien logiciel comme : le suivi des acomptes par période, la déclaration annuelle des données sociales unifiées, la déclaration unique d'embauche ou la génération automatique des attestations Assedic en fin de mission", explique Annabelle Roger.
| Un projet d'étude mené en trois étapes |
Au cours de cette deuxième étape du projet, le directeur informatique et le responsable du service paie d'Askell sont impliqués, les quatre solutions retenues ayant fait l'objet d'une première démonstration. Cette étape passée, l'analyse bascule vers une pré-étude fonctionnelle avec consultation de témoignages utilisateurs et visite sur site. L'implication des utilisateurs et de la direction informatique se voit alors renforcée.
Deux solutions demeurent encore en lice : Netpaie et un logiciel spécifique proposé par Arès. "Ce qui a fait pencher la balance, c'est précisément l'expertise de Netpaie dans le domaine des sociétés d'intérims, proches de notre activité. Ils sont ressortis très largement du lot en trouvant toutes les solutions techniques à nos préoccupations. Avec la solution Arès, des adaptations informatiques étaient nécessaires", souligne la directrice des ressources humaines.
La reprise des données, critère fort de l'appel d'offres, se passe sans encombre. Le progiciel, 100% Web, commence à basculer courant septembre pour des débuts en production dès octobre 2004, d'abord en supplément du logiciel existant. "La double paie nous a permis de vérifier qu'il n'y avait pas de décalages. Quand il y en a eu, ils étaient expliqués par Netpaie et on nous présentait en face des solutions", analyse Annabelle Roger.
| Le logiciel a repris l'intégralité des données paie de l'année précédente |
D'autre part, Netpaie choisit de reprendre dans son logiciel l'intégralité des données 2004 d'Askell pour étudier le fonctionnement de l'entreprise et identifier les dysfonctionnements potentiels. Un vrai plus pour la DRH : "Non seulement nous démarrions avec Netpaie notre paie au 1er janvier 2005, mais le logiciel avait complètement retraité les paies de 2004 et a ainsi pu réaliser les déclarations de fin d'année comprenant notamment la déclaration annuelle des données sociales".
Globalement, le projet apporte une réelle bouffée d'oxygène à la direction de la paie et plus généralement à toute l'entreprise. "Netpaie a vraiment amélioré les relations internes car il fournit une consultation partagée des fiches de paie. Dans nos métiers, la bonne réalisation d'une mission de terrain dépend souvent du règlement en temps et en heure du salaire de la mission précédente. Or avec l'ancien logiciel, nos opérationnels n'avaient pas toujours accès à ces informations de paie, surtout en période de forte activité", explique Annabelle Roger.
D'autre part, le logiciel est désormais interfacé en amont avec le système d'information et en aval avec le logiciel comptable de la société. Au-delà des nouvelles fonctionnalités, Netpaie a également séduit par sa réactivité, son écoute et sa proximité "même face à des situations atypiques comme on en trouve régulièrement dans la paie", note la DRH d'Askell. Le coût des licences, lui, a été remplacé par un coût au bulletin de paie, mais reste quasi-identique.
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Le projet en bref
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Organisme
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Askell
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Secteur d'activité
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Marketing terrain
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Type de projet
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Logiciel de paie
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Solution retenue
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Netpaie
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Date de lancement du projet
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Avril 2004
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Mise en production
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Septembre 2004
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Dossier 
