Marsh est une filiale de Marsh & Mc Lennan Companies, groupe mondial de conseil en gestion des risques et du courtage en assurance. En France, Marsh dispose de plus de 1 000 conseillers.
Pour améliorer sa réactivité, favoriser le partage d'information et communiquer plus facilement avec la direction générale et tous les départements opérationnels, Marsh a décidé de s'équiper d'un progiciel de gestion de contrats.
"L'objectif était d'optimiser prioritairement la gestion des contrats et aussi de réduire au maximum les délais de traitement et de recherche. Nous utilisions auparavant des tableaux Excel, mais nous souhaitions avoir une vision plus globale de notre gestion contractuelle", récapitule Nathalie Fraud, responsable du département juridique.
En 2001, la direction juridique se rapproche avec la DSI pour réfléchir conjointement à la mise en place d'une solution interne, mais vite écartée et mise au profit d'un logiciel public, tout en tenant compte de l'impératif sécuritaire, omniprésent au vu de l'activité de la société.
Le département juridique décide ainsi de s'équiper en juillet 2001 de Contrat'tech, progiciel de gestion de contrats édité par Legisway, pour répondre à ces deux objectifs.
"le mode Web a influencé notre choix"
(Nathalie Fraud-Marsh) |
"Cette solution s'est imposée face aux autres outils disponibles sur le marché. La convivialité, la souplesse et le fonctionnement en mode Web Extranet ont également influencé notre choix", ajoute la responsable du département juridique.
Plusieurs modules ont été progressivement installés pour permettre une gestion électronique des contrats commune à tous les juristes du département. Le module "contrats" recense et centralise tous les contrats en projet, signés ou archivés dans une base
sécurisée.
Ensuite, le module "contentieux" pilote l'activité contentieuse de l'entreprise de manière centralisée, en suivant
les dossiers et en synthétisant les coûts et les provisions, dans une démarche de reporting. Enfin, le module "bibliothèque" identifie et enregistre tous types de documents référentiels, de liens intranet ou Internet. Il gère des modèles
de contrats, de clauses et de courriers.
"Cette solution permet d'exploiter l'information en temps réel, donc le retour sur investissement est indicutable. Au vu du temps gagné, le prix de la solution ne constitue pas un obstacle, car des milliers de contrats sont traités dans cet outil, qui nous offre la gestion automatisée de nos archives. La vision est en temps réel" précise Nathalie Fraud.
"Nous avons apprécié le professionnalisme et la disponibilité des consultants de Legisway, qui appréhendent parfaitement les problématiques propres aux juristes. En outre, leur capacité d'évolution nait au fil de nos besoins", poursuit-elle.
La
direction juridique réfléchi aujourd'hui au déploiement de cette solution en mode lecture pour certains opérationnels, comme des commerciaux, avec l'usage du nouveau module "consultation".
"Comme nos juristes sont souvent consultés sur des domaines pointus et des questions récurrentes - relevant de leurs domaines de compétences, ce module
permettrait de centraliser les demandes adressées à la
direction juridique et
faciliterait ainsi la création et la diffusion
des réponses auprès des opérationnels, nécessitant aussi un tel outil décisionnel" ajoute Nathalie Fraud.
"Avec un meilleur ciblage de leurs actions à mener en collaboration avec notre service, le gain de temps et la productivité seront encore plus améliorés", conclut la responsable.
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Le projet en bref
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Entreprise
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Marsh (filiale de Marsh & Mc Lennan Companies)
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Secteur d'activité
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Conseil en gestion des risques et du courtage en assurance
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Chiffre d'affaires
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130 millions d'euros |
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Solution retenue
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Legisway Contrat'tech |
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Mise en production
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juillet 2001
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Dossier
